「ちょっと相談」の終了条件がない
こんな場面を想像してほしい。「ちょっと相談していい？」と始まった話が、背景説明、メールの言い方、別件の心配へと広がっていく。聞き手の仕事は止まっているが、今日何を決めれば終わるのかは、まだ分からない。
一方、職場では生成AIの利用を制限している。理由の確認は必要だとしても、人間の相談相手にだけ利用上限のないプランが適用されていたら、そこは見直したい。
相談するな、という話ではない。AIを解禁すれば解決する、という話でもない。情報を守るルールと、人の時間を使うルールを、両方用意しようという話だ。
AIを止める理由と、相談の進め方は別に考える
IPAのAIセキュリティ解説は、情報漏洩や誤情報をリスクとして挙げている。利用制限に理由があることを、単に「頭が固い」で片付けない。
そのうえで、使えない間の仕事をどう進めるかは残る。相談先が一人に集中しているのか。判断者が不明なのか。依頼に目的がないのか。それぞれ、AIの有無とは別に確認できる。
長い話がすべて無駄なわけでもない。複雑な判断、新人への説明、困っている人の支援には、時間が必要なことがある。削りたいのは必要な対話ではなく、目的も見通しも共有しないまま、相手がいつまでも空いていると扱うことだ。
相談前に、五つの欄を埋めてみる
立派な資料でなくてよい。紙でも、認められた社内のメモでも、次の五つを置いてみる。
- 目的：今日は何を進めたいか
- 事実：今、確認できていることは何か
- 不明点：まだ分かっていないことは何か
- 依頼：相手に何を判断・説明してほしいか
- 終了条件：どこまで話せたら、いったん終えるか
たとえば架空の依頼なら、「二つの案のどちらを詳しく調べるか決めたい。費用は未確認で、購入の承認をお願いする段階ではない」と言える。案の比較と購入判断を混ぜずに済む。
話す時間も双方で相談する。ただし、五つ書けるまで助けを求めるな、とはしない。整理できないこと自体が相談内容なら、そこから一緒に考えてよい。準備の型を、支援を断るための入場試験にしないことが大事だ。
AIを使うなら、下書きより先に利用条件を確認する
利用が認められている場合に限り、許可されたツール・用途・情報の範囲で、文章整理を試す選択肢がある。禁止中に個人アカウントへ移したり、名前を「Aさん」に替えただけで安全と決めたりしない。社内で見られる情報も、そのまま社外へ出してよいとは限らない。
文章を整えたら、読みやすさだけでなく中身を確認する。元の事実は変わっていないか。不明だった数字が埋まっていないか。承認していない期限や約束が追加されていないか。送信や共有の権限はあるか。
丁寧な文章になったとしても、勝手な約束が丁寧になっただけなら困る。下書きの完成と、相手に送ってよい状態は分けておきたい。
AIが使えなくても、前の節の型は使える。人に相談する前に必ずAIを通す、という新しい関門を作る必要はない。
「見えるようにして」に、勝手な権限を足さない
依頼を整理する効果が分かりやすいのは、共有の話だ。「資料を見えるようにして」と頼まれたら、誰が、何を、どこで見たいのかを確かめる。閲覧だけか、編集も必要か。回答データなど、別の情報まで含むのか。
ある画面の一覧に表示されないことだけで、編集権限が必要だと決めない。共有先や権限を広げるなら、責任者の承認と組織の手順に沿って進める。「気を利かせた」の中に、許可されていない公開を紛れ込ませない。
連絡方法も同じだ。通常の確認をまとめて受ける窓口と、緊急の連絡を分けて決めておく。ただし、集中時間を守るために事故や支援の連絡まで遮断してしまっては困る。電話かチャットかを一律に決めるより、何を急ぐべきかを関係者で共有したい。
人の時間を、改善案の計算に入れる
英国HSEの基準は、合意された勤務時間内で達成可能な仕事量を求めている。相談を聞く時間も、空白ではなく仕事の予定に含めて考えたい。
改善を試すなら、対象と期間を決めて合意する。文章を作る時間だけでなく、確認、修正、手戻りまで見て、続けるか判断する。速くなった数字を作らず、使いにくければ元の方法へ戻す選択肢も残す。
担当者の実際のミスや不足があれば、それも具体的に確かめる。何でも仕組みのせいにする必要はない。ただ、「ちゃんとやって」で終える代わりに、誰が何を決め、どこで助けるかを明らかにしたい。
AIを使うかどうかに結論が出ていなくても、相談相手を使い放題にしない工夫は始められる。人の時間にも、ちゃんと予定が入っている。
