一体感の会議で、隣の仕事が止まっている
締め切り前の資料を確認している横で、社内運動会の企画会議が盛り上がる。電話が鳴り、いつもの人が取る。戻って読み直すと、今度は競技の相談が飛んでくる。
これは架空の場面だが、「チームワークを高める相談で、今日のチームワークが崩れている」という妙なことは起こり得る。
運動会が悪いわけではない。楽しみにしている人もいる。ただ、交流の機会がほしい人と、まず仕事を落ち着いて終えたい人では、困り事が違う。カレンダーに行事を足す前に、何を良くしたいのかを確かめたい。
「参加者が増えた」と「働きやすくなった」は別の問い
人事の専門団体CIPDは、エンゲージメントに共通の定義がないと指摘している。
言葉が大きいままだと、目標も大きくぼやける。「他部署の人と話すきっかけを作りたい」のか、「仕事の引き継ぎが止まるのを減らしたい」のか。前者に交流の場を考えるのは自然でも、後者には担当や連絡方法の見直しが必要かもしれない。
この記事では、まず「余計な障害に邪魔されず、仕事に取り組めるか」を考える。これは実務上の問いで、エンゲージメント全体の定義ではない。
イベント参加率は、参加した人の割合だ。それだけで信頼や仕事への意欲まで測れたことにはならない。集合写真の笑顔に、翌月の仕事ぶりの保証書までは付いていない。
電話の取り方を一つ決めるだけでも、改善の話になる
英国HSEは、仕事上のストレスを評価する際、仕事の設計を対象にしている。
例えば、電話を誰が受けるか曖昧で、毎回同じ人が作業を中断しているなら、時間帯ごとの担当、対応できないときの代わり、緊急連絡の経路を相談する。これは具体策の例で、効果を保証する万能策ではない。
集中時間を作るときも、電話を一斉に無視するのではなく、必要な対応が途切れない形を決める。休憩も、必要な引き継ぎや安全上の条件を踏まえて取りやすくする。
差し戻される仕事なら、「次に何をするか」「誰が判断できるか」を明らかにする。記録したいのは犯人の名前ではなく、仕事が止まった箇所だ。改善会議が責任の投げ合い大会になったら、競技を一つ増やしただけになる。
部署の低い点数は、事情を聞く入口
調査で複数部署の点数が低かったとしても、それだけで管理職の落ち度や会社全体の原因が確定するわけではない。忙しさ、人員、役割、回答した人の偏りなど、確かめたいことが残っている。
「誰が悪いか」を先に決めず、「どの場面で何が困るか」を聞く。直属の上司には言いにくい話もあるので、別の相談経路も用意したい。少人数の回答は内容から本人が分かることもあり、匿名と書くだけで安全が保証されるわけではない。
健康や家庭の事情まで集めず、必要な情報と共有先を絞る。そのうえで、改善する内容、担当、使える時間や予算、見直す時期を決める。
例えば担当不明の折り返し電話が減ったかを、業務の単位で確かめる。個人を秘密に監視したり、点数だけで処罰したりしない。数字が変わっても、それが一つの施策だけの効果とは限らない。
やるなら、断れる運動会にする
交流を望む人がいて、準備の負担も引き受けられるなら、イベントを考えていい。日常の課題が全部解消するまで、楽しいことは禁止という話ではない。
ただ、参加しない人にも普通の選択肢が必要だ。運動が苦手、体調に事情がある、家族の予定がある、単に今回は気が進まない。詳しい理由を説明しなくても断れる設計にしたい。
短時間の参加や運動を伴わない企画も検討する。時間、費用、移動、参加しやすさを確認し、不参加を仕事への熱意の判定に使わない。これは企画上の提案で、各地域の法制度を説明するものではない。
準備担当の仕事も忘れない。「楽しんでもらうため」に通常業務へ企画作業が上乗せされるなら、何を減らすかまで決めたい。善意の企画書にも、必要な時間の欄はあっていい。
翌週、何が少し楽になったか
行事の後に「楽しかったか」を聞くのは、その行事を見直すために役立つ問いだ。一方、仕事の改善を目指したなら、「引き継ぎは進むようになったか」「担当が分からず止まる場面は減ったか」も別に確かめる。
意見を集めるときは回答を強制せず、小さな集団では個人が推測されないかにも注意する。望んだ答えが出なかった人を、前向きでないと扱わない。
運動会を楽しみながら、電話の偏りも直してほしい。その二つは両立する。どんなイベントがどの職場で効くかを、この文章だけで決めることはできない。
まずは毎日の詰まりを一つ選んで、変えられる方法を試してみる。運動会でバトンを渡す練習をするなら、普段の仕事のバトンも、同じ人に何度も戻ってこないようにしたい。
