会計を終える。レジからレシートが出る。商品名、数量、単価、税率、合計がずらり。そこへ「領収書をください」と頼むと、別の紙に大きくこう書かれる。
「お品代として 10,000円」
情報、どこ行った？ さっきまで商品を一つずつ知っていた紙が、再発行した瞬間に記憶喪失である。
そもそも何を証明したいのか
経費精算で必要なのは、支払いがあったことに加え、何を、何のために買ったのかを確かめる材料だ。たとえば仕事用のペンと私物のお菓子を一緒に買った場合、明細入りのレシートなら分けて確認しやすい。「お品代」だけでは、何が入っていたかを追えない。
見た目の改まった紙ほど証拠力が高い、とは限らない。証拠の強さは紙の肩書ではなく、そこに残っている情報で考えたい。
じゃあ領収書を頼む合理性は？
宛名に会社名が必要なとき、購入内容を相手に必要以上に見せたくないとき、社内の精算規程で特定の形式が必要なときには意味がある。プライバシーと確認可能性は、違う方向を向くことがある。
ただし「内訳を隠せる」と「経費として正当だ」は別問題。日本の国税庁は、条件を満たす小売店などの書類を適格簡易請求書として認めており、購入者の氏名が不要な形式もある。反対に、消費税の仕入税額控除では必要事項や保存要件を確認する必要がある。レシートにも領収書にも、名前だけで自動合格の特別待遇はない。日本での扱いは国税庁の記載事項と書き方の案内が基準になる。
なお、これは日本の制度の説明。ほかの国の税務申告や会社の経費精算では、必要な書類が異なる。
「これマネロンに使われない？」への答え
合計額だけを残すと、私物の紛れ込みや二重精算など、会社の経費として認めてよいかを調べにくくなる。これは実務上の弱点だ。ただし「内訳が少ない領収書＝不正の証拠」と決めつけるのも違う。
マネーロンダリングは、犯罪から得た金の出所や本当の持ち主を隠す行為をいう。警察庁の説明のとおり、会社での不正精算とは問題の中心が異なる。虚偽書類が不正に使われる余地はあっても、金額しか書いていない紙それ自体を資金洗浄と呼ぶのは飛躍だ。
紙を増やす前に、情報を残せ
合理的な運用は、必要事項を満たす元の明細を保存し、宛名や用途の説明が要るなら補足すること。制度上や会社の決まりで正式な別書類が要る場面は、その要件も満たす。発行済みの二枚を二重に精算しない確認も大切だ。
商品を全部教えてくれるレシートを捨て、何を買ったか忘れた領収書を大切に保管する。
書類は立派になった。証拠は痩せた。会社のファイル棚だけが太った。
