O que fazer quando uma reunião quer deixar toda a responsabilidade só com você
Sobre o que é este artigo
Numa reunião, pode parecer que todo mundo está discutindo o assunto, quando na verdade toda a responsabilidade está escorrendo para uma pessoa só.
"Então isso fica com você, tá?" "Junta tudo e deixa bonitinho." "Faz o que der." "A gente olha tudo junto." "No final eu confiro."
Quando as coisas andam assim, quem executa pode acabar carregando tudo: definir o objetivo, juntar o material, coordenar, editar e corrigir.
Este artigo mostra como deixar claros os papéis, os prazos e quem dá a aprovação final quando uma reunião está prestes a deixar a responsabilidade toda nas suas costas.
Como é uma reunião que joga a responsabilidade em alguém
Reuniões em que a responsabilidade fica meio solta costumam ter estas características:
- Ninguém sabe quem tem a palavra final
- Várias pessoas dão opinião
- Ninguém toma a decisão definitiva
- Não se define o que cabe a cada um
- Não se define quem fornece o material
- Só o prazo é decidido
- Depois aparecem exigências de qualidade mais altas
Nessa situação, depois da reunião só quem executa fica numa saia justa.
O que decidir logo de cara
No começo da reunião, confirme o seguinte:
- Quem dá a aprovação final?
- O que precisa entrar obrigatoriamente?
- Que material cada pessoa vai fornecer?
- Para quando é o material?
- Qual é o prazo para as correções?
Se você começar a trabalhar sem definir isso, vai acabar refazendo coisa depois.
"Vamos revisar todo mundo junto" é arriscado
"A gente olha tudo junto" parece bom à primeira vista.
Só que, quando aparecem várias opiniões, a decisão final fica nebulosa.
Você pode responder assim:
Entendido.
Mesmo que várias pessoas revisem, eu gostaria que a gente definisse quem vai tomar a decisão final.
Quero deixar claro quem decide quando as opiniões divergirem.
Quando dizem "a gente deixa na sua mão"
Entendido.
Vou seguir partindo do princípio de que isso fica comigo, mas me deixem definir antes duas coisas: o que precisa entrar obrigatoriamente e quem dá a aprovação final.
Mesmo que digam que deixam na sua mão, se você avançar sem ninguém para decidir, depois podem dizer: "não era isso que a gente queria dizer".
Deixe claro quem fornece o material
Numa reunião para produzir alguma coisa, é importante decidir quem fornece o material.
Num vídeo, por exemplo, pense em itens como:
- Imagens do trabalho no setor de produção
- Imagens dos equipamentos do setor técnico
- Imagens de eventos internos da empresa
- Fotos
- Textos de explicação
- Depoimentos
Defina quem entrega cada um e até quando.
Você pode responder assim:
Eu cuido da edição, mas peço que cada departamento grave e envie o seu próprio material.
Onde não houver material, a gente complementa com documentos que já existem ou com texto.
Defina um prazo para as correções
Uma coisa comum em reuniões é as correções continuarem até o último minuto antes de ficar pronto.
Por isso, é preciso ter um prazo para as correções.
Se houver correções, eu gostaria de definir um prazo para a revisão final.
Sem prazo, as correções podem se acumular e talvez a gente nunca termine.
Como dividir a responsabilidade ao falar
Você não está recusando a responsabilidade, está dividindo.
Da minha parte, vou editar com base no material que vocês enviarem.
A escolha e a gravação do material ficam a cargo de cada departamento.
A decisão final fica com quem vai revisar.
Falando assim, você mostra disposição de colaborar sem absorver toda a responsabilidade.
Resumo
Quando uma reunião está prestes a jogar a responsabilidade só em você, dividir os papéis funciona melhor do que rebater no calor da emoção.
O que confirmar é isto:
- Quem decide
- Quem fornece o material
- Até quando
- Até onde vai a sua parte
- Qual é o prazo das correções
Só de dizer essas coisas em voz alta durante a reunião, você reduz o risco de a responsabilidade cair numa pessoa só.
