Como conduzir uma reunião quando você não é quem decide

Por que escrevi este artigo

Ser escalado para conduzir uma reunião não quer dizer que você tenha poder de decisão.

Na prática, é bem comum ouvir: "você conduz, mas quem decide no final é o chefe".

O perigo é quem conduz a reunião acabar assumindo também a responsabilidade.

Neste artigo, vamos ver como tocar uma reunião quando você recebeu o papel de condutor sem ter autoridade para decidir.

O papel de quem conduz

O papel de quem conduz não é decidir tudo.

O papel de verdade é este:

• Organizar os assuntos da pauta
• Trazer à tona o que ainda não foi definido
• Confirmar quem vai decidir
• Confirmar quem vai ficar responsável por cada tarefa
• Confirmar os prazos
• Evitar mal-entendidos

Ou seja, quem conduz não é "quem decide", e sim "quem organiza".

Deixe claro o seu papel logo no começo

Se você abrir a reunião falando algo assim, tudo fica mais fácil:

Hoje vamos alinhar a direção, quem fica com cada tarefa e os prazos.
Nos pontos que precisarem de decisão final, eu gostaria de definir primeiro quem vai confirmar, e aí seguimos.

Com essa única frase, você mostra que não é a pessoa que decide por conta própria.

Conduza com perguntas

Ao conduzir uma reunião, é mais seguro avançar com perguntas do que ficar explicando o tempo todo.

Estas são perguntas que funcionam bem:

Quem vai decidir isso?

Quem vai preparar este material?

Isso é obrigatório ou só entra se sobrar espaço?

Para quando ficamos com o prazo do material?

Para quando ficamos com o prazo da conferência das alterações?

As perguntas ajudam a quebrar em pedaços aquela responsabilidade vaga.

Classifique as opiniões vagas

As opiniões que surgem na reunião não devem ser aceitas do jeito que vêm: classifique-as.

• Entra com certeza
• Entra se sobrar espaço
• Vira um documento separado
• Fica para a próxima reunião ou depois
• Deixa para quem aprova decidir

Com essa classificação, você não precisa carregar tudo nas costas.

O que quem conduz sem poder de decisão não deve dizer

Se você não tem poder de decisão, é arriscado falar demais as frases abaixo:

• "Eu faço tudo"
• "Eu dou um jeito"
• "Pode deixar comigo por enquanto"
• "Vou colocar tudo"
• "Vou até o último minuto"

São frases que sugam responsabilidade.

Em vez delas, diga algo assim:

Vou editar com base no material que vocês me passarem.

Depois que a pessoa responsável pela aprovação final confirmar, eu incorporo.

Onde não houver material, vou completar com documentos ou textos que já existem.

Depois da reunião, sempre mande um resumo

Depois da reunião, envie um resumo curto do que ficou decidido.

Estes itens já bastam:

• Objetivo
• Estrutura
• Responsáveis
• Prazo do material
• Quem faz a aprovação final
• Prazo das correções

Esse resumo vira um registro que protege você mais tarde.

Resumo

Quando você conduz uma reunião sem poder de decisão, não precisa tentar decidir tudo.

O que você precisa fazer é usar perguntas para esclarecer o que ainda está em aberto e devolver essas questões para quem decide e para quem executa.

Quem conduz não é a pessoa que carrega toda a responsabilidade da reunião.

É a pessoa que transforma uma conversa vaga em itens que precisam ser decididos.

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