Kỳ thi kỹ năng thư ký của Nhật (Hisho Kentei) cấp 3 là chứng chỉ đầu tiên khá hữu ích cho người tìm việc ở Nhật có tự kỷ, ADHD hoặc tình trạng phát triển thần kinh khác. Nó biến những quy tắc công sở "ai cũng tự hiểu" thành đáp án rõ ràng kèm lý do. Hình thức thi trên máy tính có lệ phí 3.600 yên, 90 phút và biết kết quả ngay trong ngày. Bài viết tóm tắt nội dung thi, cách dùng khi xin việc theo diện người khuyết tật ở Nhật, kế hoạch ôn 5 tuần, những chỗ hay vướng, cách xin hỗ trợ khi thi và những điều chứng chỉ không làm thay được.
Đây là kỳ thi gì
Đơn vị tổ chức là Hiệp hội Kiểm định Kỹ năng Thực hành Nhật Bản, một quỹ vì lợi ích công. Tên có chữ "thư ký" nhưng nội dung là cách cư xử cơ bản trong bất kỳ công ty Nhật nào.
- 5 mảng: thái độ làm việc, kiến thức công việc, kiến thức chung, cách nói lịch sự và tiếp khách, kỹ năng thực tế như điện thoại và văn bản
- Điều kiện đỗ: đạt ít nhất 60% ở mỗi phần trong hai phần (kiến thức và thực hành ứng xử)
- Thi giấy: 3.800 yên, từ 11:50 đến 13:50 gồm 10 phút hướng dẫn, trắc nghiệm và câu viết ngắn
- Thi trên máy tính (CBT): 3.600 yên đã gồm phí 800 yên, 33 câu (31 trắc nghiệm, 2 câu viết) trong 90 phút, tại các trung tâm thi khắp Nhật vào ngày bạn chọn, có kết quả ngay
- Lịch thi giấy năm tài chính 2026: 15/11/2026 (đã hết hạn đăng ký ngày 13/10) và 7/2/2027 chỉ cho cấp 2 và 3, đăng ký từ 7/12/2026 đến 12/1/2027
- Tỷ lệ đỗ: kỳ thi ngày 21/6/2026, cấp 3 có 3.553 trên 4.750 người đỗ, tức 74,8%
Cứ bốn người thì ba người đỗ, nên rất hợp làm chứng chỉ đầu tiên cho người chưa từng ôn thi.
Vì sao hợp với người khó nắm quy tắc ngầm
Câu hỏi mẫu chính thức của cấp 3 trông như sau:
- Khách hàng hỏi số điện thoại riêng của sếp. Bạn trả lời thế nào?
- Nhấc máy mà đầu dây im lặng. Chờ bao lâu và cúp máy ra sao?
- Tiêu đề email nội bộ nên viết gì?
- Khi nói về sếp với khách, cách nói nào là đúng?
Ở công ty, đây chính là lúc người ta bảo "chuyện đó ai chả biết" mà không ai giải thích tại sao. Sách ôn thi đưa ra đáp án đúng và lý do. Nếu bạn khó đọc bầu không khí, bạn có thể học chúng như quy tắc và dùng một cách tự tin.
Đáp án cũng cụ thể. "Hãy lịch sự" thì mơ hồ. "Không đưa số của sếp, đề nghị để sếp gọi lại" là hành động dễ nhớ, dễ làm lại.
Dùng thế nào khi xin việc theo diện người khuyết tật ở Nhật
Từ tháng 7/2026, công ty tư nhân ở Nhật có từ 37,5 nhân viên trở lên phải có ít nhất 2,7% nhân viên là người khuyết tật. Việc văn phòng là hướng phổ biến, và khi phỏng vấn người ta hay xem bạn có biết báo cáo, nghe điện thoại và nói năng lịch sự không.
Cấp 3 giúp ích vì:
- Ghi được vào CV: được Bộ Giáo dục Nhật bảo trợ, dễ hiểu khi ứng tuyển việc hành chính
- Có chuyện để nói khi phỏng vấn: "Tôi đã học cách nói kết luận trước khi báo cáo" là ý cụ thể
- Khớp với chương trình chuẩn bị đi làm: các chương trình hỗ trợ chuyển tiếp sang việc làm ở Nhật (thường tối đa 2 năm) luyện chào hỏi và báo cáo, sách ôn thi có đúng các tình huống đó
- Tăng tự tin: thi đỗ là kết quả nhìn thấy được ngay khi bắt đầu tìm việc
Kế hoạch ôn 5 tuần
Khoảng 30 phút mỗi ngày. Hôm mệt thì 15 phút vẫn hơn là bỏ.
| Tuần | Việc cần làm |
|---|---|
| 1 | Đọc câu hỏi mẫu chính thức và một cuốn sách cấp 2–3. Lướt qua 5 mảng, đánh dấu từ chưa biết |
| 2 | Làm đề cũ theo từng mảng. Mỗi câu sai ghi một thẻ: tình huống, cách làm đúng, lý do |
| 3 | Tự lập bảng cách nói lịch sự (nói với người trong công ty / nói về sếp với người ngoài). Đọc to các thẻ |
| 4 | Luyện câu viết: ghi lời nhắn điện thoại, một câu cảm ơn, tiêu đề email. Thuộc 3–4 mẫu |
| 5 | Làm 1–2 đề thử có bấm giờ. Nếu thi máy tính, luyện trả lời trên màn hình |
Nhờ người hỗ trợ hoặc người nhà đóng vai khách rồi diễn lại các thẻ. Như vậy điều đã học sẽ dùng được ở chỗ làm thật, không chỉ trong phòng thi.
Những chỗ hay vướng và cách xử lý
- Nhầm "phù hợp nhất" với "không phù hợp nhất": khoanh tròn chữ đó trước khi đọc đáp án
- Lạc ý trong câu hỏi dài: gạch chân ai nhờ ai làm gì
- Nói về sếp với người ngoài: theo phép lịch sự công sở Nhật, khi nói với người ngoài thì bỏ chức danh của sếp và dùng cách nói khiêm nhường. Học bằng bảng là nhanh nhất
- Bí ở câu viết: thuộc mẫu trước, hôm thi chỉ việc điền vào
- Ồn ào và đông người ở điểm thi: thi máy tính được chọn ngày và địa điểm. Đi thử đường trước cũng đỡ căng thẳng
Cách xin hỗ trợ khi thi
Hướng dẫn dự thi chính thức nói các nhu cầu đặc biệt, như dùng xe lăn, sẽ được xử lý riêng sau khi nghe hoàn cảnh của bạn, và đề nghị liên hệ trước khi đăng ký. Với thi máy tính, đầu mối là trung tâm hỗ trợ thí sinh của công ty vận hành kỳ thi.
Trang chính thức không liệt kê hỗ trợ cụ thể cho người có tình trạng phát triển thần kinh. Vì vậy hãy viết rõ điều bạn cần, như phòng thi riêng, nút bịt tai hay chụp tai, hoặc giờ nghỉ, rồi hỏi xem có được không trước khi đăng ký. Từ tháng 4/2024, luật xóa bỏ phân biệt đối xử với người khuyết tật của Nhật sau sửa đổi buộc doanh nghiệp và tổ chức hỗ trợ cần thiết trong phạm vi không quá sức. Cứ hỏi, không có gì ngại.
Những điều chứng chỉ không làm thay được
Nói thật, đỗ cấp 3 chưa đủ để được nhận vào làm. Công ty xem bạn có đi làm đều đặn được không, có thật sự báo cáo và đặt câu hỏi được không, có nói ra điều mình thấy khó và cách xoay xở không. Bài thi chỉ kiểm tra bạn có biết hay không; tìm được lời phù hợp giữa cuộc gọi cần luyện riêng.
Một số đáp án mẫu dựa trên hình mẫu thư ký truyền thống chiều theo mọi tâm trạng của sếp. Ở công sở ngày nay, bạn không cần bắt chước hết. Phần đáng giá là lý do.
Dù vậy, để diễn đạt quy tắc công sở bằng lời và chứng minh bằng một lần thi đỗ, cấp 3 là bước đầu rất đáng làm. Thử giải một câu hỏi mẫu chính thức và xem bạn có thấy dễ hiểu không.
- https://jitsumu-ginou-kentei.jp/HS/guide
- https://jitsumu-ginou-kentei.jp/HS/example
- https://jitsumu-ginou-kentei.jp/HS/schedule
- https://jitsumu-ginou-kentei.jp/HS/totalize/3050
- https://jitsumu-ginou-kentei.jp/HS/cbt
- https://cbt-s.com/examinee/examination/hisyokentei.html
- https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/koyou/jigyounushi/page10.html
- https://www.gov-online.go.jp/article/202402/entry-5611.html
