Die japanische Prüfung für Sekretariatskompetenz (Hisho Kentei), Stufe 3, ist ein erstaunlich nützliches erstes Zertifikat für alle, die in Japan mit Autismus, ADHS oder einer anderen neurologischen Entwicklungsbesonderheit eine Stelle suchen. Sie macht aus den Büroregeln, die man „einfach wissen muss“, klare Antworten mit Begründung. Die Computerversion kostet 3.600 Yen, dauert 90 Minuten und liefert das Ergebnis noch am selben Tag. Hier steht, was geprüft wird, wie die Prüfung bei der Einstellung von Menschen mit Behinderung in Japan hilft, ein Lernplan für fünf Wochen, typische Stolpersteine, wie man Unterstützung bei der Prüfung beantragt und was ein Zertifikat nicht ersetzt.
Was ist das für eine Prüfung
Veranstalter ist der japanische Verband für Prüfungen praktischer Fertigkeiten, eine gemeinnützige Stiftung. Trotz des Namens geht es nicht nur um Sekretariatsarbeit, sondern um die Grundlagen des Verhaltens in jeder japanischen Firma.
- Fünf Bereiche: Arbeitshaltung, Fachwissen zum Job, Allgemeinwissen, höfliche Sprache und Umgang mit Gästen sowie praktische Fertigkeiten wie Telefon und Schriftverkehr
- Bestehen: mindestens 60 % in jedem der zwei Teile (Wissen und praktischer Umgang)
- Papierprüfung: 3.800 Yen, 11:50 bis 13:50 Uhr inklusive 10 Minuten Einweisung, Multiple Choice und kurze schriftliche Antworten
- Computerprüfung (CBT): 3.600 Yen inklusive 800 Yen Gebühr, 33 Fragen (31 Multiple Choice, 2 schriftlich) in 90 Minuten, in Testzentren in ganz Japan am Wunschtag, mit sofortigem Ergebnis
- Papiertermine im Geschäftsjahr 2026: 15. November 2026 (Anmeldung am 13. Oktober geschlossen) und 7. Februar 2027 nur für Stufe 2 und 3, Anmeldung vom 7. Dezember 2026 bis 12. Januar 2027
- Bestehensquote: beim Termin am 21. Juni 2026 bestanden 3.553 von 4.750 Teilnehmenden der Stufe 3, also 74,8 %
Drei von vier bestehen. Damit eignet sie sich gut als erstes Zertifikat für alle, die noch nie für so etwas gelernt haben.
Warum sie passt, wenn ungeschriebene Regeln schwerfallen
Die offiziellen Beispielfragen für Stufe 3 sehen so aus:
- Ein Kunde fragt nach der privaten Handynummer Ihrer Chefin oder Ihres Chefs. Was antworten Sie?
- Sie nehmen ab, und niemand sagt etwas. Wie lange warten Sie, und wie beenden Sie den Anruf?
- Was gehört in den Betreff einer internen E-Mail?
- Welche Formulierung ist richtig, wenn Sie mit einem Gast über Ihre Vorgesetzten sprechen?
Im Büro sind das genau die Momente, in denen es heißt „das weiß man doch“ und niemand den Grund erklärt. Die Lehrbücher zur Prüfung nennen die richtige Antwort und den Grund dafür. Wer Stimmungen schwer deuten kann, lernt sie als Regeln und wendet sie sicher an.
Die Antworten sind außerdem konkret. „Seien Sie höflich“ ist vage. „Geben Sie die Nummer nicht heraus und bieten Sie einen Rückruf an“ ist eine Handlung, die man sich merken und wiederholen kann.
Wie sie bei der Einstellung von Menschen mit Behinderung in Japan hilft
Seit Juli 2026 müssen japanische Privatunternehmen mit 37,5 oder mehr Beschäftigten mindestens 2,7 % ihrer Stellen mit Menschen mit Behinderung besetzen. Bürojobs sind ein häufiger Weg, und im Vorstellungsgespräch wird oft geprüft, ob man berichten, telefonieren und höflich sprechen kann.
Stufe 3 hilft, weil sie:
- in den Lebenslauf passt: Sie wird vom japanischen Bildungsministerium unterstützt und ist bei Bürostellen gut bekannt
- Gesprächsstoff liefert: „Ich habe gelernt, beim Berichten zuerst das Ergebnis zu nennen“ ist ein greifbares Beispiel
- zur Berufsvorbereitung passt: Japanische Programme für den Übergang in Arbeit (meist bis zu zwei Jahre) üben Begrüßen und Berichten, und das Lehrbuch behandelt dieselben Situationen
- Selbstvertrauen gibt: Bestehen ist ein sichtbarer Erfolg gleich zu Beginn der Jobsuche
Lernplan für fünf Wochen
Rechnen Sie mit etwa 30 Minuten am Tag. An müden Tagen sind 15 Minuten besser als eine Pause.
| Woche | Was zu tun ist |
|---|---|
| 1 | Offizielle Beispielfragen und ein Lehrbuch für Stufe 2 und 3 lesen. Alle fünf Bereiche überfliegen, unbekannte Wörter markieren |
| 2 | Alte Prüfungen nach Bereichen lösen. Zu jedem Fehler eine Karte: Situation, richtige Handlung, Grund |
| 3 | Eine eigene Tabelle der Höflichkeitsformen anlegen (mit Kollegen sprechen / mit Außenstehenden über Vorgesetzte sprechen). Karten laut vorlesen |
| 4 | Schriftliche Fragen üben: Telefonnotiz, ein Dankessatz, E-Mail-Betreffzeilen. Drei bis vier Vorlagen lernen |
| 5 | Ein bis zwei Probeprüfungen mit Zeitlimit. Bei der Computerversion auch am Bildschirm üben |
Bitten Sie eine Betreuungsperson oder jemanden aus der Familie, den Gast zu spielen, und spielen Sie die Karten durch. So bleibt das Gelernte für die echte Arbeit hängen, nicht nur für die Prüfung.
Typische Stolpersteine und was hilft
- „Am besten geeignet“ und „am wenigsten geeignet“ verwechseln: das Wort einkreisen, bevor man die Antworten liest
- Bei langen Fragen den Faden verlieren: unterstreichen, wer wen worum gebeten hat
- Mit Außenstehenden über Vorgesetzte sprechen: In der japanischen Geschäftsetikette lässt man dann den Titel weg und spricht bescheiden. Eine Tabelle ist der schnellste Weg
- Bei schriftlichen Fragen blockieren: Vorlagen vorher lernen und am Prüfungstag nur ausfüllen
- Lärm und viele Menschen vor Ort: Bei der Computerversion wählt man Datum und Ort selbst. Den Weg vorher einmal abzugehen hilft ebenfalls
Wie man Unterstützung bei der Prüfung beantragt
Laut offiziellem Prüfungsleitfaden werden besondere Bedürfnisse, etwa ein Rollstuhl, nach einem Gespräch über die Situation im Einzelfall geregelt, und man soll sich vor der Anmeldung melden. Bei der Computerversion ist das Support-Center des Prüfungsbetreibers die Anlaufstelle.
Die offiziellen Seiten nennen keine konkreten Hilfen für neurologische Entwicklungsbesonderheiten. Schreiben Sie deshalb genau auf, was Sie brauchen, etwa einen eigenen Raum, Ohrstöpsel oder Kapselgehörschutz oder Pausen, und fragen Sie vor der Anmeldung, ob das möglich ist. Seit April 2024 verpflichtet Japans überarbeitetes Gesetz gegen die Diskriminierung von Menschen mit Behinderung Unternehmen und Organisationen zu angemessenen Vorkehrungen, solange die Belastung nicht unverhältnismäßig ist. Nachfragen ist völlig in Ordnung.
Was ein Zertifikat nicht ersetzt
Ehrlich gesagt: Mit Stufe 3 allein bekommt man noch keine Stelle. Arbeitgeber achten darauf, ob man zuverlässig zur Arbeit kommt, tatsächlich berichtet und nachfragt und erklären kann, was einem schwerfällt und wie man damit umgeht. Die Prüfung testet außerdem Wissen; mitten im Telefonat die richtigen Worte zu finden, braucht eigenes Training.
Manche Musterantworten gehen von einer klassischen Sekretärin aus, die sich jeder Laune der Vorgesetzten anpasst. Das muss man im heutigen Büro nicht alles übernehmen. Wertvoll sind die Begründungen.
Trotzdem: Um Büroregeln in Worte zu fassen und das mit einer bestandenen Prüfung zu zeigen, ist Stufe 3 ein guter erster Schritt. Probieren Sie eine offizielle Beispielfrage aus und schauen Sie, ob es bei Ihnen klickt.
Quellen (8)
- https://jitsumu-ginou-kentei.jp/HS/guide
- https://jitsumu-ginou-kentei.jp/HS/example
- https://jitsumu-ginou-kentei.jp/HS/schedule
- https://jitsumu-ginou-kentei.jp/HS/totalize/3050
- https://jitsumu-ginou-kentei.jp/HS/cbt
- https://cbt-s.com/examinee/examination/hisyokentei.html
- https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/koyou/jigyounushi/page10.html
- https://www.gov-online.go.jp/article/202402/entry-5611.html
