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- Palabras clave previstas: análisis de la situación actual en QC / cómo destacar el problema en QC / cómo usar un diagrama de Pareto en QC / cómo presentar datos en QC / ejemplo de análisis de la situación actual
- Lector objetivo: personas a quienes les han dicho que el análisis de la situación actual de sus informes de QC es flojo
El análisis de la situación actual no es un almacén de datos
El error más común al analizar la situación actual es limitarse a poner datos en fila.
- Cantidad de fichajes olvidados por mes
- Número de personas afectadas
- En qué momento ocurre
- Tiempo que lleva revisarlo
- Cuánto se concentra alrededor del cierre de nómina
Todo esto es importante.
Pero con solo enumerarlo, queda débil.
Lo que piensa quien te escucha es esto:
Vale, ¿y qué quieres decir?
Lo que necesita un análisis de la situación actual no son los datos en sí.
Es qué problema revelan esos datos.
Qué se evalúa en el análisis de la situación actual
Normalmente se miran estas dos cosas:
- Si se muestra de forma objetiva, con datos, en qué sentido las cosas van mal
- Si el problema salta a la vista
Entonces, lo que hay que hacer es esto:
Mostrar el problema con números
↓
Mostrar dónde está lo peor
↓
Mostrar cómo afecta ese problema al trabajo
La profundidad se demuestra con objetividad
Para dar profundidad al análisis no hay que escribir más texto.
Hay que poner números.
La escalera de la profundidad es esta:
| Nivel | Estado | Ejemplo |
|---|---|---|
| Lv1 | Impresión | "Pasa mucho", "es un problema" |
| Lv2 | Registro | "Sí que ocurre" |
| Lv3 | Números | "X casos, X personas, X minutos al mes" |
| Lv4 | Comparación | "Se ven diferencias respecto al mes anterior, por tipo y alrededor del cierre" |
| Lv5 | Estructura | "Se ve dónde se concentra y qué atacar para que funcione" |
La profundidad del análisis no depende de cuántas palabras uses.
Depende de si los números dejan ver la estructura del problema.
El diagrama de Pareto se usa justo ahora, no antes
No empieces haciendo un diagrama de Pareto.
Un diagrama de Pareto (un gráfico de barras ordenadas de mayor a menor, con una línea de porcentaje acumulado) sirve para responder a esta pregunta:
¿Qué es lo peor?
Con el ejemplo de los fichajes olvidados:
| Categoría | Casos |
|---|---|
| Olvidar fichar la salida | 25 casos |
| Olvidar fichar la entrada | 10 casos |
| Olvidar fichar al volver tras salir | 5 casos |
| Otros | 3 casos |
Si lo muestras en un diagrama de Pareto,
se ve de un vistazo que "olvidar fichar la salida es lo más frecuente".
Es decir, el diagrama de Pareto es
una herramienta para hacer que el problema destaque.
No es un adorno para que el informe parezca de QC.
Números y herramientas de QC para el análisis de la situación actual
| Qué quieres ver | La pregunta | Los números | Cómo mostrarlo |
|---|---|---|---|
| Volumen total | ¿Cuánto ocurre? | Fichajes olvidados por mes | Gráfico de líneas o de barras |
| Núcleo del problema | ¿Qué es lo más frecuente? | Casos de entrada olvidada, salida olvidada, regreso olvidado, etc. | Diagrama de Pareto |
| Momento | ¿Cuándo pasa más? | Alrededor del cierre, día de la semana, franja horaria | Gráfico de barras, desglosado por categorías |
| Alcance | ¿A quién le genera trabajo? | Tiempo de revisión de la persona, su jefe y el área administrativa | Gráfico de barras apiladas |
| Esfuerzo perdido | ¿Cuánta productividad se pierde? | Tiempo de revisión por caso × número de casos | Tabla de conversión a horas de trabajo |
| Persistencia | ¿Es algo puntual o pasa todos los meses? | Evolución mes a mes | Gráfico de líneas |
Un mal análisis de la situación actual y uno bueno
Un mal análisis de la situación actual:
Situación de los fichajes olvidados
Se investigó la cantidad por mes, el número de personas, el momento y el tiempo de revisión.
Esto es solo un almacén de datos.
Un buen análisis de la situación actual:
Los fichajes olvidados ocurren todos los meses y se concentran sobre todo a la hora de salir y alrededor del cierre.
Y si quieres enlazarlo con lo que necesita el lugar de trabajo, queda así:
Los fichajes olvidados se concentran a la hora de salir y alrededor del cierre, y generan trabajo de revisión para la persona, su jefe y el área administrativa.
Así sí se entiende qué está mal.
Del análisis de la situación actual al análisis de causas
El análisis de la situación actual termina enlazando con el siguiente paso, el análisis de causas.
Supongamos que el análisis muestra lo siguiente:
Lo más frecuente es olvidar fichar la salida.
El trabajo de revisión se concentra justo antes del cierre.
Entonces las siguientes preguntas surgen solas:
¿Por qué se olvida fichar al salir?
¿Por qué nadie se da cuenta hasta justo antes del cierre?
¿Por qué la persona no lo resuelve sola y el trabajo pasa a su jefe y al área administrativa?
Así se pasa limpiamente del análisis de la situación actual al análisis de causas.
Resumen
El análisis de la situación actual no es una etapa para poner datos en fila.
Es la etapa en la que se objetiva el problema con números y se hace destacar lo peor.
El diagrama de Pareto aparece justo aquí, y no antes.
Las herramientas de QC no se eligen al principio.
Se usan para mostrar con claridad los números que responden a las preguntas de la hoja de evaluación.
