Objetivo de este artículo
Para las personas con rasgos de TEA, o para quienes tienen dificultades para improvisar mientras leen el ambiente, dirigir una reunión puede ser una tarea muy exigente.
Sin embargo, facilitar una reunión no es algo que solo puedan hacer las personas que “hablan bien”.
De hecho, en una reunión ambigua es más importante confirmar los puntos que aún no están decididos que animar la conversación.
Este artículo explica cómo una persona con rasgos de TEA puede dirigir una reunión actuando como una máquina de hacer preguntas.
El moderador no es “quien habla”, sino “quien confirma”
Al pensar en dirigir una reunión, quizá imagines mantener la conversación en marcha, leer el ambiente, hacer que todos participen y cerrar el debate de forma ordenada.
Pero en una reunión de trabajo hay algo todavía más importante.
Es confirmar los siguientes puntos:
- Para qué se hace
- A quién va dirigido
- Qué debe incluirse obligatoriamente
- Quién aportará los materiales
- Quién dará la aprobación final
- Cuál es la fecha límite de entrega
- Cuál es la fecha límite para las correcciones
Una reunión que no define estos puntos tiene más probabilidades de generar retrabajo después.
Conviértete en una máquina de hacer preguntas
Intentar hablar con soltura sobre la marcha resulta agotador.
En su lugar, prepara las preguntas de antemano.
Algunas preguntas útiles son:
¿Quién tomará la decisión final?
¿Esto es algo que debemos incluir obligatoriamente o algo que incluiremos solo si hay margen?
¿Quién preparará este material?
¿Qué fecha fijamos como límite para enviar los materiales?
¿Qué fecha fijamos como límite para revisar las correcciones?
¿Es correcto entender que el objetivo de esta vez es XX?
Solo con hacer estas preguntas en orden, la reunión puede avanzar considerablemente.
Prepara tus primeras frases
El comienzo de la reunión puede ser especialmente tenso, así que ayuda preparar de antemano lo que vas a decir.
Ejemplo:
Gracias por su tiempo.
Como nos quedan pocos días, hoy me gustaría confirmar la dirección, el contenido que debemos incluir, la persona responsable de los materiales, quién hará la revisión final y los plazos.
Por ahora entiendo que el público objetivo es XX, que el contexto de uso es XX y que la duración será de unos X minutos.
Hoy me gustaría completar los puntos pendientes partiendo de esa base.
Si puedes leer los primeros 30 segundos, después puedes pasar directamente a las preguntas.
Pregunta primero a la persona con más autoridad
Si participan varias personas en la reunión, empieza preguntando a quien parezca tener mayor capacidad de decisión.
Primero quisiera confirmar la dirección general con el jefe de departamento XX.
¿Podemos avanzar entendiendo que la dirección de esta vez es XX?
Así la reunión obtiene un eje central.
Si preguntas la opinión de todos uno por uno, la conversación tiende a dispersarse.
Cómo responder a intervenciones y nuevas propuestas
Si durante la reunión aparecen distintas opiniones, puedes responder así:
Gracias.
Quisiera separar lo que debemos incluir obligatoriamente esta vez de lo que podemos añadir si hay margen.
¿Consideramos esta propuesta obligatoria o algo que añadiremos solo si hay margen?
Con esta frase puedes transformar una interrupción en una decisión de prioridad.
El moderador no tiene que decidirlo todo
Cuando te encargan dirigir una reunión, puedes sentir que debes decidirlo todo tú mismo.
Pero si no tienes autoridad para decidir, no necesitas hacerlo.
Lo que debes hacer es confirmar quién tomará la decisión.
Si decido yo aquí, existe el riesgo de que después haya diferencias de interpretación, así que me gustaría definir quién hará la revisión final.
Envía una nota de confirmación después de la reunión
Cuando termine la reunión, no hace falta redactar un acta extensa.
Como mínimo, basta con enviar lo siguiente:
Estos son los puntos que hemos confirmado hoy.
Objetivo:
Público objetivo:
Estructura:
Responsable de los materiales:
Fecha límite de los materiales:
Responsable de la aprobación final:
Fecha límite de las correcciones:
Avanzaré según este entendimiento.
Solo con esta nota puedes reducir el riesgo de que más tarde alguien diga: “Eso no fue lo que hablamos”.
Resumen
Cuando una persona con rasgos de TEA tiene que dirigir una reunión, no necesita esforzarse demasiado por hablar con soltura.
La tarea consiste en utilizar preguntas para completar los puntos aún no definidos.
El moderador no es quien lo decide todo.
Es quien hace visibles las decisiones que deben tomarse y confirma quién las tomará.
Si te conviertes en una máquina de hacer preguntas, la carga de las reuniones puede reducirse considerablemente.
