Objectif de cet article
Pour les personnes présentant des traits de TSA, ou pour celles qui ont du mal à improviser tout en lisant l’ambiance, animer une réunion peut être une tâche particulièrement exigeante.
Pourtant, l’animation d’une réunion n’est pas réservée aux personnes qui « parlent bien ».
Dans une réunion où beaucoup de choses restent floues, il est même plus important de confirmer les points encore indécis que d’essayer de rendre les échanges vivants.
Cet article explique comment une personne présentant des traits de TSA peut conduire une réunion en agissant comme une machine à questions.
L’animateur n’est pas « celui qui parle », mais « celui qui confirme »
Lorsqu’on pense à l’animation d’une réunion, on imagine parfois faire avancer les échanges, lire l’ambiance, donner la parole à tout le monde et conclure proprement.
Mais dans une réunion de travail, il y a quelque chose d’encore plus important.
Il faut confirmer les points suivants :
- Pourquoi fait-on cela ?
- À qui cela s’adresse-t-il ?
- Que faut-il absolument inclure ?
- Qui fournira les éléments nécessaires ?
- Qui donnera la validation finale ?
- Quelle est la date limite de remise ?
- Quelle est la date limite pour les corrections ?
Une réunion qui ne tranche pas ces points risque davantage d’entraîner du travail à refaire par la suite.
Devenez une machine à questions
Essayer de bien parler en improvisant est fatigant.
Préparez plutôt vos questions à l’avance.
Voici des questions faciles à utiliser :
Qui prendra la décision finale ?
Est-ce un élément qui doit absolument être inclus, ou seulement si nous avons de la marge ?
Qui préparera cet élément ?
Quelle date limite fixons-nous pour l’envoi des éléments ?
Quelle date limite fixons-nous pour la validation des corrections ?
Ai-je bien compris que l’objectif cette fois-ci est XX ?
Le simple fait de poser ces questions dans l’ordre peut déjà faire beaucoup avancer la réunion.
Préparez vos premières phrases
Le début d’une réunion est souvent le moment le plus stressant. Préparer à l’avance ce que vous allez dire peut donc beaucoup aider.
Exemple :
Merci à tous pour votre temps.
Comme il nous reste peu de jours, j’aimerais aujourd’hui confirmer la direction, les éléments à inclure, la personne responsable des éléments, la personne chargée de la validation et les délais.
À ce stade, je comprends que la cible est XX, que le contexte d’utilisation est XX et que la durée sera d’environ X minutes.
Aujourd’hui, j’aimerais compléter les points encore en suspens sur cette base.
Si vous parvenez simplement à lire les 30 premières secondes, vous pourrez ensuite passer aux questions préparées.
Interrogez d’abord la personne qui a le plus de pouvoir de décision
Si plusieurs personnes participent à la réunion, commencez par vous adresser à celle qui semble disposer du plus grand pouvoir de décision.
Tout d’abord, j’aimerais confirmer la direction générale avec le responsable de département XX.
Pouvons-nous avancer en considérant que la direction retenue cette fois-ci est XX ?
Cela donne un axe à la réunion.
Si vous demandez l’avis de chacun à tour de rôle, la discussion risque davantage de se disperser.
Comment répondre aux interventions et aux suggestions supplémentaires
Lorsque plusieurs opinions surgissent pendant la réunion, vous pouvez répondre ainsi :
Merci.
J’aimerais distinguer ce qui doit absolument être inclus cette fois-ci de ce que nous pouvons ajouter si nous avons de la marge.
Devons-nous considérer cette suggestion comme obligatoire, ou comme un élément à ajouter seulement s’il reste de la marge ?
Cette seule phrase permet de transformer une intervention imprévue en décision de priorité.
L’animateur n’a pas à tout décider
Lorsque l’on vous confie l’animation d’une réunion, vous pouvez avoir l’impression que vous devez tout décider vous-même.
Mais si vous n’avez pas le pouvoir de décision, vous n’avez pas à prendre cette décision.
Votre rôle consiste à confirmer qui la prendra.
Si je décide ici, nous risquons d’avoir plus tard des interprétations différentes. J’aimerais donc désigner clairement la personne chargée de la validation finale.
Envoyez une note de confirmation après la réunion
Après la réunion, il n’est pas nécessaire de rédiger un long compte rendu.
Au minimum, il suffit d’envoyer ceci :
Voici les points confirmés aujourd’hui.
Objectif :
Cible :
Structure :
Responsable des éléments :
Date limite des éléments :
Validateur final :
Date limite des corrections :
Je vais poursuivre sur la base de cette compréhension.
Cette simple note réduit le risque d’entendre plus tard : « Ce n’est pas ce que nous avions dit. »
Résumé
Lorsqu’une personne présentant des traits de TSA doit animer une réunion, elle n’a pas besoin de trop s’efforcer pour parler avec aisance.
Il s’agit surtout d’utiliser des questions pour compléter les points encore indéterminés.
L’animateur n’est pas la personne qui décide de tout.
C’est la personne qui rend visibles les décisions à prendre et confirme qui doit les prendre.
En devenant une machine à questions, il est possible de réduire fortement la charge que représentent les réunions.
