Cara Menanggapi Instruksi Kerja yang Samar | Jangan Tanggung Semua Beban dari Kata "Pokoknya Bagus Ya"
Tujuan Artikel Ini
Salah satu masalah yang paling sering muncul di kantor adalah instruksi yang samar.
"Pokoknya dibuat bagus ya." "Jalan dulu aja." "Katanya orang atas begitu." "Detailnya kamu atur sendiri." "Pokoknya sudah jadi sebelum tenggat."
Kalau mendengarnya, sekilas kamu seperti diberi kebebasan.
Padahal kenyataannya, tujuan dan standar selesainya sering tidak jelas, tetapi tanggung jawabnya sudah jatuh ke kamu.
Artikel ini merangkum cara menanggapi instruksi samar agar kamu tidak menanggung tanggung jawab tanpa batas, yaitu dengan mengubahnya menjadi pertanyaan yang bisa dikonfirmasi.
Mengapa Instruksi Samar Berbahaya
Instruksi samar berbahaya karena standar penilaiannya baru muncul belakangan.
Misalnya:
- Tujuannya tidak dijelaskan
- Gambaran hasil akhirnya tidak dijelaskan
- Siapa yang akan memeriksa juga tidak jelas
- Bahan dan informasinya kurang
- Tapi tenggatnya sudah ditetapkan
- Di akhir ada yang bilang, "Kok beda dari yang saya bayangkan"
Dalam kondisi begini, sekeras apa pun orang yang bertanggung jawab bekerja, pekerjaan mudah sekali harus diulang.
Saat Dibilang "Pokoknya Dibuat Bagus Ya"
Prinsip dasarnya adalah bertanya, bukan menolak.
Baik, saya mengerti.
Supaya nanti tidak ada salah paham, boleh saya pastikan tiga hal: tujuannya, isi yang wajib ada, dan siapa yang akan memeriksa?
Intinya, jangan bilang "itu mustahil".
Sebaliknya, ubah instruksi yang samar menjadi poin-poin yang bisa dikonfirmasi.
5 Hal yang Perlu Dikonfirmasi
Saat menerima instruksi samar, pastikan setidaknya hal-hal berikut:
- Tujuan
- Sasaran atau pembacanya
- Isi yang wajib ada
- Pemeriksa akhir
- Tenggat
Kalau kelima hal ini masih kabur tetapi pekerjaan terus berjalan, kemungkinan besar nanti harus diulang.
Contoh Tanggapan yang Umum
"Jalan dulu aja"
Baik, saya mengerti.
Saya mulai dulu, tapi supaya nanti tidak perlu mengulang banyak, boleh saya pastikan arah dasarnya saja?
"Dibuat bagus ya"
Baik, saya mengerti.
Saya ingin menyamakan arti "bagus", jadi boleh saya tanya isi apa yang wajib ada dan apa yang ingin dihindari?
"Saya serahkan ke kamu"
Terima kasih.
Saya akan jalankan dengan anggapan ini dipercayakan ke saya, tapi boleh saya pastikan siapa pemeriksa akhirnya dan seperti apa gambaran hasil akhirnya?
"Pokoknya sudah jadi sebelum tenggat"
Baik, saya akan siapkan sesuatu yang bisa ditunjukkan sebelum tenggat.
Untuk itu, saya ingin menentukan bahan apa yang bisa dipakai sekarang dan kapan batas waktu pemeriksaannya.
"Naikkan kualitasnya sampai detik terakhir"
Untuk menaikkan kualitas, yang dibutuhkan bukan hanya waktu kerja, tapi juga bahan, susunan, pemeriksa, dan tenggat revisi.
Boleh kita pastikan itu dulu?
Jangan Terseret Suasana "Kalau Mau Berusaha Pasti Bisa"
Pada instruksi yang samar, sering muncul suasana "kalau mau berusaha pasti bisa".
Tapi kualitas tidak naik hanya karena tekad.
Untuk menaikkan kualitas, dibutuhkan hal-hal berikut:
- Bahan yang diperlukan
- Tujuan yang jelas
- Orang yang memutuskan
- Tenggat revisi
- Urutan prioritas
- Waktu kerja
Tanpa itu semua, menambah lembur saja kadang hanya membuat pekerjaan ulang makin banyak.
Kalimat Praktis
Berikut kalimat yang mudah dipakai saat menghadapi instruksi samar.
Untuk menaikkan kualitas, saya ingin kita tentukan dulu bahan, pemeriksa, dan tenggat revisinya.
Supaya ada hasil yang bisa ditunjukkan sebelum tenggat, saya ingin memastikan isi yang wajib ada kali ini.
Supaya nanti tidak ada salah paham, saya ingin kita tentukan siapa yang memutuskan.
Bagian yang tidak ada bahannya akan kami lengkapi dengan dokumen dan teks yang sudah ada.
Kesimpulan
Yang penting saat menerima instruksi samar bukanlah membantah.
Yang penting adalah mengubah instruksi samar menjadi hal yang bisa dikonfirmasi.
Kalau kamu menerima "pokoknya dibuat bagus ya" apa adanya, nanti sering kali hanya tanggung jawabnya yang makin berat di pundakmu.
Karena itu, pastikan tujuan, sasaran, isi wajib, pemeriksa, dan tenggat.
Bukan untuk lari dari tanggung jawab, tetapi untuk mengurangi pekerjaan ulang dan bekerja dengan cara yang realistis.
