Cách đáp lại khi sếp giao việc mơ hồ | Đừng gánh hết trách nhiệm chỉ vì câu "làm sao cho ổn nhé"
Bài viết này nói về gì
Một trong những chuyện đau đầu nhất khi đi làm là những chỉ đạo mơ hồ.
"Cứ làm sao cho ổn nhé." "Cứ triển khai trước đi." "Cấp trên nói vậy đấy." "Chi tiết giao cho em tự quyết." "Cố làm ra hình hài gì đó trước hạn nhé."
Nghe qua thì có vẻ bạn được tự do rất nhiều.
Nhưng thực tế, nhiều khi mục đích và tiêu chí hoàn thành đều không rõ, vậy mà trách nhiệm thì đổ hết lên đầu bạn.
Bài viết này tổng hợp cách đáp lại khi nhận chỉ đạo mơ hồ để không phải gánh trách nhiệm vô hạn, bằng cách biến chúng thành những câu hỏi có thể xác nhận được.
Vì sao chỉ đạo mơ hồ nguy hiểm
Chỉ đạo mơ hồ nguy hiểm vì tiêu chí đánh giá thường chỉ xuất hiện sau đó.
Ví dụ:
- Không ai nói mục đích
- Không ai nói thành phẩm cuối cùng trông như thế nào
- Không biết ai sẽ là người kiểm tra
- Thiếu cả tài liệu lẫn thông tin
- Nhưng thời hạn thì đã chốt
- Cuối cùng có người nói: "Không giống như tôi nghĩ"
Trong tình huống này, dù người phụ trách có cố gắng đến đâu cũng rất dễ phải làm lại.
Khi nghe "cứ làm sao cho ổn nhé"
Nguyên tắc cơ bản là xác nhận chứ đừng phản bác.
Em hiểu rồi ạ.
Để sau này không bị hiểu sai ý nhau, cho em xác nhận ba điều: mục đích, nội dung bắt buộc phải có, và người sẽ kiểm tra ạ.
Điểm mấu chốt là đừng nói "việc này không làm được".
Thay vào đó, hãy biến chỉ đạo mơ hồ thành các mục có thể xác nhận.
5 điều cần xác nhận
Khi nhận chỉ đạo mơ hồ, ít nhất hãy xác nhận những điều sau:
- Mục đích
- Đối tượng
- Nội dung bắt buộc phải có
- Người kiểm tra cuối cùng
- Thời hạn
Nếu năm điều này còn mơ hồ mà vẫn cứ làm tiếp, sau này rất dễ phải làm lại.
Một số cách đáp lại thường gặp
"Cứ triển khai trước đi"
Em hiểu rồi ạ.
Em sẽ bắt đầu trước, nhưng để sau này không phải sửa lại nhiều, cho em xác nhận phương hướng tối thiểu thôi ạ.
"Làm sao cho ổn nhé"
Em hiểu rồi ạ.
Em muốn thống nhất tiêu chuẩn của chữ "ổn", nên cho em xác nhận nội dung bắt buộc phải có và những gì anh/chị muốn tránh ạ.
"Giao cho em đấy"
Em cảm ơn ạ.
Em sẽ làm với tinh thần được giao toàn quyền, nhưng cho em xác nhận người kiểm tra cuối cùng và hình dung về thành phẩm ạ.
"Cố làm ra hình hài gì đó trước hạn"
Vâng, em sẽ làm ra bản có thể đưa anh/chị xem trong thời hạn.
Để làm được vậy, em muốn chốt những tài liệu hiện có thể dùng và hạn chót kiểm tra ạ.
"Nâng chất lượng lên hết mức đến phút chót"
Để nâng chất lượng thì không chỉ cần thời gian làm việc mà còn cần tài liệu, bố cục, người kiểm tra và hạn sửa.
Cho em xác nhận những điều đó trước ạ.
Đừng bị cuốn vào bầu không khí "cố gắng là làm được"
Với chỉ đạo mơ hồ, bầu không khí "cố gắng là làm được" thường xuất hiện.
Nhưng chất lượng không tăng chỉ nhờ ý chí.
Để nâng chất lượng, cần có những thứ sau:
- Tài liệu cần thiết
- Mục đích rõ ràng
- Người quyết định
- Hạn sửa
- Thứ tự ưu tiên
- Thời gian làm việc
Nếu thiếu những thứ này mà chỉ tăng ca thì nhiều khi chỉ làm tăng thêm việc phải làm lại.
Những câu nói tiện dùng
Đây là những câu dễ dùng khi gặp chỉ đạo mơ hồ.
Để nâng chất lượng, em muốn chốt trước tài liệu, người kiểm tra và hạn sửa ạ.
Để có bản có thể đưa xem trong thời hạn, em muốn xác nhận nội dung bắt buộc phải có lần này ạ.
Để sau này không bị hiểu sai ý nhau, em muốn chốt người quyết định ạ.
Phần nào chưa có tài liệu thì sẽ bổ sung bằng tài liệu và văn bản có sẵn ạ.
Tổng kết
Điều quan trọng khi nhận chỉ đạo mơ hồ không phải là phản bác.
Mà là biến chỉ đạo mơ hồ thành những điều có thể xác nhận.
Nếu nhận nguyên xi câu "làm sao cho ổn nhé" thì về sau rất dễ chỉ còn lại trách nhiệm ngày càng nặng.
Vì vậy, hãy xác nhận mục đích, đối tượng, nội dung bắt buộc, người kiểm tra và thời hạn.
Không phải để né trách nhiệm, mà để giảm việc làm lại và tiến hành một cách thực tế.
