Objetivo deste artigo
No trabalho, algumas reuniões começam com conversas bastante vagas.
“Queremos que a empresa pareça atraente para estudantes do ensino médio.” “Queremos fazer um vídeo legal.” “Queremos incluir isso porque alguém da alta gestão falou.” “Vamos conversar entre todos e decidir.”
No começo, esse tipo de fala está mais próximo de um desejo.
Quem tende a pensar de forma lógica pode sentir dificuldade para avançar sem transformar esses desejos em requisitos.
Este artigo reúne uma forma de organizar reuniões vagas.
Desejos e requisitos são coisas diferentes
Em reuniões, é comum existir uma situação em que só os desejos foram colocados na mesa.
Exemplos:
- Queremos que pareça atraente para estudantes do ensino médio
- Queremos transmitir o clima da empresa
- Queremos incluir eventos também
- Queremos mostrar as instalações
- Queremos deixar tudo com uma boa aparência
Tudo isso é importante, mas, desse jeito, ainda não vira trabalho executável.
Para transformar esses pontos em requisitos, é preciso convertê-los em perguntas como:
- Para quem vamos mostrar?
- Onde será usado?
- Quantos minutos terá?
- O que precisa obrigatoriamente entrar?
- O que não deve entrar?
- Quem fornecerá os materiais?
- Quem fará a revisão?
- Até quando precisa estar concluído?
Perguntas para decompor uma conversa vaga
Estas são perguntas que podem ser usadas em uma reunião.
Quem é o público-alvo desta vez?
Onde este vídeo será usado?
O que precisa obrigatoriamente ser incluído?
O que pode ser incluído se houver tempo?
Isto é o eixo principal desta vez ou um elemento complementar?
Quem tomará a decisão final?
Quem vai preparar os materiais e até quando?
Ao fazer essas perguntas, os desejos vão se transformando pouco a pouco em requisitos.
Definir o sujeito da discussão
Quando a conversa se espalha em muitas direções, pode haver uma mistura de sujeitos.
Por exemplo, mesmo sendo um vídeo voltado para estudantes do ensino médio, o conteúdo pode acabar mostrando apenas aquilo que a empresa quer mostrar.
Nesse caso, é preciso recolocar o sujeito no centro.
Acho que, desta vez, o sujeito não é a empresa, e sim os estudantes do ensino médio.
Acredito que ficará mais fácil transmitir a mensagem se aproximarmos o conteúdo daquilo que ajuda esses estudantes a imaginar como seria trabalhar aqui depois de entrar na empresa.
Só de definir o sujeito, fica mais fácil enxergar a prioridade do que deve entrar.
Separar elementos que estão misturados
Em reuniões vagas, vários objetivos acabam misturados.
Exemplos:
- O fluxo de 1 dia
- Apresentação dos atrativos da empresa
- Apresentação de eventos internos
- Apresentação das instalações
- Ideias espontâneas de pessoas em cargos superiores
- Mensagem voltada ao recrutamento
Se tudo isso for colocado em 1 vídeo, o foco fica difuso.
Uma forma de responder é:
Acho que todos são bons elementos.
Mas, se colocarmos tudo dentro de 3 minutos, o eixo ficará difícil de entender. Por isso, desta vez, gostaria de separar o eixo principal dos elementos complementares.
Separar o obrigatório do opcional
Quando há muitas opiniões, separe o que é obrigatório do que é opcional.
Gostaria de separar o que precisa obrigatoriamente entrar desta vez daquilo que pode entrar se houver espaço.
A opinião que acabou de ser dada deve ser tratada como obrigatória ou como algo a incluir se houver espaço?
Com essa única formulação, fica mais fácil organizar intervenções laterais durante a reunião.
Planejar de trás para frente a partir do cronograma
Pessoas que pensam de forma lógica costumam ser boas em planejar de trás para frente a partir do prazo.
Por exemplo, se restarem poucos dias até a conclusão, verifique:
- Prazo para envio dos materiais
- Período de edição
- Data de revisão
- Prazo para correções
- Data da entrega final
Se o prazo estiver apertado, em vez de tentar colocar tudo, é necessário limitar o conteúdo a uma forma que possa ser mostrada de maneira realista.
Para conseguirmos chegar a uma versão apresentável dentro do prazo, gostaria de confirmar quais conteúdos entram e qual será o escopo dos materiais.
Usar IA para organizar a reunião
Reuniões vagas combinam bem com o uso de IA.
Você pode explicar a situação de forma aproximada por entrada de voz e pedir que a IA produza:
- Organização dos pontos de discussão
- Fala de abertura da reunião
- Quem deve ser acionado para cada assunto
- Perguntas e respostas esperadas
- PowerPoint
- Notas após a reunião
Especialmente quem pensa de forma lógica pode se cansar porque enxerga lacunas demais na própria cabeça.
Passar essas lacunas para a IA e transformá-las em palavras utilizáveis na reunião pode reduzir essa carga.
Resumo
Para organizar uma reunião vaga, é preciso transformar desejos em requisitos.
O importante não é culpar a outra pessoa.
É confirmar:
- Para quem é
- Qual é o eixo principal
- O que é complementar
- Quem fornece os materiais
- Quem decide
- Até quando será feita a revisão
Quem pensa de forma lógica tende a enxergar com facilidade as lacunas de uma reunião.
Use essa característica para organizar, em vez de transformá-la em irritação.
Depois, use a IA para converter isso em roteiro, materiais e notas.
Essa é uma forma de não se desgastar demais em reuniões vagas.
