จุดประสงค์ของบทความนี้
ในการทำงาน บางครั้งการประชุมเริ่มต้นจากเรื่องที่ยังคลุมเครือ
“อยากให้บริษัทดูน่าสนใจสำหรับนักเรียนมัธยมปลาย” “อยากทำวิดีโอให้ดูดี” “ผู้ใหญ่บอกว่าอยากให้ใส่เรื่องนี้ ก็เลยอยากใส่” “มาคุยกันทุกคนแล้วค่อยตัดสินใจ”
คำพูดแบบนี้ในตอนแรกยังใกล้กับความต้องการมากกว่าข้อกำหนด
คนที่คิดเชิงตรรกะอาจรู้สึกว่าเดินหน้าต่อได้ยาก หากยังไม่เปลี่ยนความต้องการเหล่านั้นให้เป็นข้อกำหนด
บทความนี้สรุปวิธีจัดระเบียบการประชุมที่ยังคลุมเครือ
ความต้องการกับข้อกำหนดไม่เหมือนกัน
สิ่งที่พบได้บ่อยในการประชุมคือมีเพียงความต้องการถูกเสนอออกมา
ตัวอย่าง:
- อยากให้ดูน่าสนใจสำหรับนักเรียนมัธยมปลาย
- อยากถ่ายทอดบรรยากาศของบริษัท
- อยากใส่กิจกรรมภายในบริษัทด้วย
- อยากแสดงสิ่งอำนวยความสะดวกด้วย
- อยากให้ภาพรวมออกมาดูดี
สิ่งเหล่านี้สำคัญ แต่ถ้ายังอยู่ในรูปแบบนี้ก็ยังเปลี่ยนเป็นงานที่ทำได้ทันทีไม่ได้
หากต้องการให้เป็นข้อกำหนด จำเป็นต้องเปลี่ยนเป็นคำถามดังต่อไปนี้
- จะให้ใครดู
- จะใช้ที่ไหน
- ความยาวกี่นาที
- เนื้อหาใดต้องใส่อย่างแน่นอน
- เนื้อหาใดจะไม่ใส่
- ใครเป็นผู้จัดเตรียมสื่อ
- ใครเป็นผู้ตรวจสอบ
- ต้องเสร็จภายในเมื่อไร
คำถามที่ช่วยแยกเรื่องคลุมเครือออกเป็นส่วน ๆ
คำถามที่ใช้ในการประชุมได้มีดังต่อไปนี้
ครั้งนี้กลุ่มเป้าหมายคือใคร
วิดีโอนี้จะใช้ที่ไหน
เนื้อหาใดต้องใส่อย่างแน่นอน
ถ้ามีพื้นที่เหลือ อยากใส่เนื้อหาอะไร
เรื่องนี้เป็นแกนหลักของครั้งนี้ หรือเป็นองค์ประกอบเสริม
สุดท้ายแล้วใครเป็นผู้ตัดสินใจ
ใครจะเตรียมสื่อ และต้องเตรียมภายในเมื่อไร
เมื่อถามคำถามเหล่านี้ ความต้องการจะค่อย ๆ เปลี่ยนเป็นข้อกำหนด
กำหนดว่ามุมมองของใครเป็นหลัก
เมื่อการสนทนาในที่ประชุมกระจายไปหลายทิศ อาจเป็นเพราะหลายมุมมองกำลังปะปนกัน
ตัวอย่างเช่น แม้จะเป็นวิดีโอสำหรับนักเรียนมัธยมปลาย แต่เนื้อหาอาจกลายเป็นสิ่งที่บริษัทอยากนำเสนอเพียงฝ่ายเดียว
ในกรณีนี้ ให้ดึงมุมมองหลักกลับมา
ผมคิดว่ามุมมองหลักครั้งนี้ไม่ใช่บริษัท แต่คือนักเรียนมัธยมปลาย
ถ้าปรับเนื้อหาให้ช่วยให้นักเรียนมัธยมปลายจินตนาการชีวิตหลังเข้าทำงานได้ ผมคิดว่าจะสื่อสารได้ง่ายกว่า
เพียงแค่กำหนดมุมมองหลัก ก็จะเห็นลำดับความสำคัญของเนื้อหาได้ง่ายขึ้น
แยกองค์ประกอบที่ปะปนกัน
ในการประชุมที่คลุมเครือ มักมีหลายเป้าหมายปะปนกัน
ตัวอย่าง:
- ลำดับของ 1 วัน
- การแนะนำจุดเด่นของบริษัท
- การแนะนำกิจกรรมภายในบริษัท
- การแนะนำสิ่งอำนวยความสะดวก
- ไอเดียที่ผู้ใหญ่คิดขึ้นมา
- ข้อความเพื่อการรับสมัคร
หากใส่ทั้งหมดลงในวิดีโอ 1 ชิ้น จุดเน้นจะไม่ชัดเจน
สามารถตอบแบบนี้ได้
ผมคิดว่าทุกอย่างเป็นองค์ประกอบที่ดี
แต่ถ้าใส่ทั้งหมดลงใน 3 นาที แกนหลักอาจไม่ชัดเจน ดังนั้นครั้งนี้ผมอยากแยกแกนหลักกับองค์ประกอบเสริม
แยกสิ่งที่จำเป็นกับสิ่งที่เลือกได้
เมื่อมีความคิดเห็นจำนวนมาก ให้แยกสิ่งที่จำเป็นกับสิ่งที่เลือกได้
ผมอยากแยกสิ่งที่ต้องใส่ครั้งนี้แน่นอน กับสิ่งที่ใส่ได้ถ้ามีพื้นที่เหลือ
ความคิดเห็นเมื่อกี้ควรเป็นสิ่งที่จำเป็น หรือเป็นสิ่งที่ใส่เมื่อมีพื้นที่เหลือดีครับ
เพียงประโยคนี้ก็ช่วยจัดระเบียบความคิดเห็นที่แทรกเข้ามาในระหว่างประชุมได้
คิดย้อนกลับจากกำหนดการ
คนที่คิดเชิงตรรกะมักถนัดการวางแผนย้อนกลับจากเส้นตาย
ตัวอย่างเช่น หากเหลือเวลาไม่กี่วันก่อนต้องเสร็จ ให้ตรวจสอบสิ่งต่อไปนี้
- กำหนดส่งสื่อ
- ระยะเวลาแก้ไข
- วันที่ตรวจสอบ
- กำหนดแก้ไข
- วันที่ส่งสุดท้าย
หากเส้นตายใกล้เข้ามา แทนที่จะใส่ทุกอย่าง ควรจำกัดขอบเขตให้อยู่ในรูปแบบที่สามารถนำเสนอได้จริง
เพื่อให้ทำออกมาเป็นรูปแบบที่สามารถนำเสนอได้ภายในกำหนด ผมอยากยืนยันเนื้อหาที่จะใส่และขอบเขตของสื่อ
การใช้ AI เพื่อจัดระเบียบการประชุม
การประชุมที่คลุมเครือเข้ากันได้ดีกับ AI
สามารถใช้การป้อนเสียงเล่าสถานการณ์ปัจจุบันแบบคร่าว ๆ แล้วให้ AI สร้างสิ่งต่อไปนี้
- จัดระเบียบประเด็นสนทนา
- ประโยคเปิดการประชุม
- จะถามใครเรื่องอะไร
- คำถามและคำตอบที่คาดไว้
- PowerPoint
- บันทึกหลังการประชุม
โดยเฉพาะคนที่คิดเชิงตรรกะ อาจเหนื่อยเพราะมองเห็นช่องโหว่มากเกินไปในหัว
การส่งช่องโหว่เหล่านั้นให้ AI แล้วให้เปลี่ยนเป็นภาษาที่ใช้ในการประชุมได้ จะช่วยลดภาระลง
สรุป
ในการจัดระเบียบการประชุมที่คลุมเครือ จำเป็นต้องเปลี่ยนความต้องการให้เป็นข้อกำหนด
สิ่งสำคัญไม่ใช่การตำหนิอีกฝ่าย
แต่คือการยืนยันสิ่งต่อไปนี้
- เนื้อหานี้ทำเพื่อใคร
- อะไรคือแกนหลัก
- อะไรคือส่วนเสริม
- ใครเป็นผู้จัดเตรียมสื่อ
- ใครเป็นผู้ตัดสินใจ
- จะตรวจสอบภายในเมื่อไร
คนที่คิดเชิงตรรกะมักมองเห็นช่องโหว่ในการประชุมได้ง่าย
ใช้คุณลักษณะนั้นเพื่อจัดระเบียบ แทนที่จะใช้ไปกับความโกรธ
จากนั้นใช้ AI เปลี่ยนสิ่งเหล่านั้นเป็นบทพูด เอกสาร และบันทึก
นี่คือวิธีหนึ่งที่จะไม่สิ้นเปลืองพลังมากเกินไปกับการประชุมที่คลุมเครือ
