วิธีดำเนินการประชุมที่มีผู้อนุมัติหลายคน โดยไม่รับความเห็นของทั้ง 6 คนมาไว้คนเดียว

บทความนี้เขียนขึ้นเพื่ออะไร

ยิ่งมีคนเข้าประชุมมาก เรื่องที่คุยก็ยิ่งกระจายง่าย

ที่ลำบากใจที่สุดคือการประชุมที่ไม่รู้ว่าใครเป็นคนตัดสิน

สมมติมีคนเข้าประชุมราว 6 คน ทุกคนออกความเห็นกันคนละนิดละหน่อย
แต่ไม่มีใครรู้เลยว่าสุดท้ายใครเป็นคนตัดสินใจ

ถ้าเป็นแบบนี้ ผู้รับผิดชอบงานจะต้องแบกความเห็นของทุกคนไว้คนเดียว และงานอาจสรุปไม่ทันกำหนด

บทความนี้รวบรวมวิธีผลักดันการประชุมที่ดูเหมือนมีผู้อนุมัติหลายคน

ปัญหาของการประชุมที่มีคนเยอะ

ในการประชุมที่มีผู้เข้าร่วมมาก มักเกิดปัญหาเหล่านี้

• ความเห็นแตกออกไปหลายทิศทาง
• ไม่ชัดเจนว่าใครเป็นผู้ตัดสิน
• มีคนค้านทีหลัง
• พยายามใส่ความเห็นของทุกคนจนสรุปไม่ได้
• ผู้รับผิดชอบงานต้องรับบทผู้ประสานงานไว้คนเดียว
• งานแก้ไขเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ

ด้วยเหตุนี้ ตอนเริ่มประชุมจึงต้องยืนยันก่อนว่า "ใครเป็นคนตัดสินใจขั้นสุดท้าย"

ประโยคแรกที่ควรพูด

ถ้าเราใส่ความเห็นทั้งหมดเข้าไป อาจสรุปไม่ทันกำหนด จึงอยากขอยืนยันว่าใครจะเป็นผู้ตัดสินใจขั้นสุดท้ายคะ/ครับ

ประโยคเดียวนี้ช่วยวางกรอบของการประชุมให้ตรงกัน

ถามคนที่ตำแหน่งสูงสุดก่อน

เมื่อมีผู้เข้าประชุมเยอะ แทนที่จะถามทีละคนตามลำดับ ให้ถามคนที่น่าจะมีอำนาจตัดสินใจมากที่สุดก่อน

ขอยืนยันทิศทางโดยรวมกับ [ชื่อผู้อำนวยการ] ก่อนนะคะ/ครับ
ทิศทางครั้งนี้ ขอเดินหน้าตามความเข้าใจที่ว่าเป็น [X] ได้ไหมคะ/ครับ

แบบนี้การประชุมจะมีแกนหลัก

อย่ารับความเห็นของทุกคนมาไว้คนเดียว

เมื่อมีความเห็นหลายแบบระหว่างประชุม อย่ารับไว้ทั้งหมด ให้แยกประเภทก่อน

ขอบคุณค่ะ/ครับ
อยากแยกสิ่งที่ต้องใส่ในครั้งนี้ กับสิ่งที่ใส่ถ้ามีเวลาเหลือ
ความเห็นเมื่อสักครู่ จะให้เป็นสิ่งที่ต้องมี หรือใส่ถ้ามีเวลาเหลือดีคะ/ครับ

แบบนี้ คำพูดแทรกกลางคันจะกลายเป็นลำดับความสำคัญ

วิธีตอบเมื่อมีผู้ตรวจหลายคน

"ให้ทุกคนช่วยกันตรวจก็ได้"

รับทราบค่ะ/ครับ
แม้จะให้หลายคนช่วยตรวจ แต่อยากกำหนดผู้ตัดสินขั้นสุดท้ายไว้สำหรับตอนที่ความเห็นไม่ตรงกันค่ะ/ครับ

"ให้ผู้บริหารดูก่อนแล้วค่อยตัดสิน"

รับทราบค่ะ/ครับ
ถ้าอย่างนั้น ให้ [ชื่อ] ตรวจก่อน แล้วค่อยส่งให้ผู้บริหารตรวจต่อ ตามลำดับนี้ได้ไหมคะ/ครับ

"ส่งให้ทุกคนก่อนเลย"

รับทราบค่ะ/ครับ
จะส่งให้ทุกคน แต่ผู้ตัดสินว่าจะนำการแก้ไขไปใช้หรือไม่ คือ [ชื่อ] ใช่ไหมคะ/ครับ

รูปแบบที่ใช้ได้ระหว่างประชุม

ถ้าดำเนินการตามลำดับนี้ การประชุมจะกระจายยากขึ้น

1. ยืนยันทิศทางโดยรวมกับคนที่ตำแหน่งสูงสุด
2. ตรวจสอบเอกสารประกอบและผู้รับผิดชอบของแต่ละแผนก
3. แยกความเห็นที่ได้ออกเป็นสิ่งที่ต้องมีและสิ่งที่เลือกได้
4. กำหนดผู้ตรวจขั้นสุดท้าย
5. กำหนดวันส่ง
6. ส่งบันทึกยืนยันหลังประชุม

บันทึกยืนยันหลังประชุม

หลังประชุม ให้ส่งบันทึกสั้น ๆ เพื่อป้องกันความเข้าใจคลาดเคลื่อน

สรุปสิ่งที่ยืนยันกันในวันนี้

วัตถุประสงค์:
กลุ่มเป้าหมาย:
โครงสร้าง:
ผู้รับผิดชอบเอกสารประกอบ:
กำหนดส่งเอกสารประกอบ:
ผู้ตรวจขั้นสุดท้าย:
กำหนดส่งงานแก้ไข:

จะดำเนินการตามความเข้าใจนี้

การส่งบันทึกนี้ช่วยลดเรื่อง "ไม่ได้คุยกันแบบนี้นี่นา" ในภายหลัง

สรุป

ในการประชุมที่มีผู้อนุมัติหลายคน ถ้ารับความเห็นของทุกคนมาไว้ทั้งหมด งานมักพัง

สิ่งสำคัญไม่ใช่การตัดความเห็นทิ้ง

แต่คือการแปลงความเห็นให้เป็นหนึ่งในนี้

• ต้องมี
• ถ้ามีเวลาเหลือ
• ทำเป็นเอกสารแยก
• ครั้งหน้าหรือหลังจากนี้
• ยืนยันกับผู้ตัดสินขั้นสุดท้าย

ถ้ามองว่าการประชุมไม่ใช่ที่สำหรับคุยกันไปเรื่อย ๆ แต่เป็นที่สำหรับเติมสิ่งที่ยังไม่ชัดเจน การดำเนินงานจะง่ายขึ้นมาก