ถูกให้ดำเนินการประชุมทั้งที่ไม่มีอำนาจตัดสินใจ ควรทำอย่างไร
ทำไมถึงเขียนบทความนี้
การที่ถูกมอบหมายให้ดำเนินการประชุม ไม่ได้แปลว่าคุณมีอำนาจตัดสินใจเสมอไป
ในที่ทำงานจริง มักเจอสถานการณ์แบบ "ให้คุณดำเนินการประชุม แต่คนตัดสินขั้นสุดท้ายคือผู้บริหาร"
สิ่งที่น่ากลัวคือผู้ดำเนินการประชุมแบกรับความรับผิดชอบไปทั้งหมดด้วย
บทความนี้จะสรุปวิธีนำประชุมเมื่อคุณได้รับหน้าที่เป็นผู้ดำเนินการ โดยที่ไม่มีอำนาจตัดสินใจ
บทบาทของผู้ดำเนินการประชุม
หน้าที่ของผู้ดำเนินการประชุมไม่ใช่การตัดสินใจทุกเรื่อง
บทบาทที่แท้จริงมีดังนี้
- จัดระเบียบวาระการประชุม
- หยิบเรื่องที่ยังไม่ได้ข้อสรุปขึ้นมาพูด
- ยืนยันว่าใครเป็นคนตัดสินใจ
- ยืนยันว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบ
- ยืนยันกำหนดส่ง
- ป้องกันความเข้าใจที่คลาดเคลื่อน
พูดง่าย ๆ คือ ผู้ดำเนินการประชุมไม่ใช่ "ผู้ตัดสิน" แต่เป็น "คนจัดระเบียบ"
ชี้แจงตำแหน่งของตัวเองตั้งแต่ต้น
ถ้าเปิดประชุมด้วยประโยคแบบนี้ จะทำให้ดำเนินการได้ง่ายขึ้น
วันนี้ผมขออนุญาตนำประชุมเพื่อยืนยันทิศทาง ผู้รับผิดชอบ และกำหนดส่งนะครับ
ส่วนที่ต้องมีการตัดสินขั้นสุดท้าย ผมอยากให้เรากำหนดตัวผู้ยืนยันก่อน แล้วค่อยไปต่อครับ
ประโยคเดียวนี้ก็บอกให้ทุกคนรู้แล้วว่าคุณไม่ใช่คนที่ตัดสินใจเองตามอำเภอใจ
ใช้คำถามขับเคลื่อนการประชุม
เวลาดำเนินการประชุม การใช้คำถามนำจะปลอดภัยกว่าการอธิบายไปเรื่อย ๆ
คำถามที่หยิบมาใช้ได้ง่ายมีดังนี้
เรื่องนี้ใครเป็นคนตัดสินครับ
วัตถุดิบส่วนนี้ใครเป็นคนเตรียมครับ
เรื่องนี้ต้องใส่แน่นอน หรือใส่ถ้ามีเวลาเหลือครับ
กำหนดส่งวัตถุดิบเป็นวันไหนดีครับ
กำหนดยืนยันการแก้ไขเป็นวันไหนดีครับ
คำถามช่วยแยกความรับผิดชอบที่คลุมเครือออกเป็นส่วน ๆ ได้
จัดหมวดความเห็นที่ยังคลุมเครือ
ความเห็นที่โผล่ขึ้นมาระหว่างประชุม อย่ารับไว้ทั้งก้อน ให้จัดหมวดก่อน
- ต้องใส่แน่นอน
- ใส่ถ้ามีเวลาเหลือ
- แยกไปทำเป็นเอกสารอีกชุด
- เก็บไว้คุยครั้งหน้าหรือหลังจากนั้น
- ให้ผู้ยืนยันเป็นคนตัดสิน
ถ้ามีการจัดหมวดแบบนี้ คุณก็ไม่ต้องแบกทุกอย่างไว้คนเดียว
ประโยคที่ผู้ดำเนินการประชุมไม่ควรพูดบ่อย
ถ้าไม่มีอำนาจตัดสินใจ การพูดประโยคต่อไปนี้บ่อยเกินไปเป็นเรื่องอันตราย
- ผมทำเองทั้งหมดครับ
- เดี๋ยวผมจัดการให้
- ฝากไว้ที่ผมก่อนก็แล้วกัน
- ใส่ให้ทั้งหมดเลยครับ
- ผมจะทำให้ถึงนาทีสุดท้าย
ประโยคเหล่านี้เป็นคำพูดที่ดูดความรับผิดชอบเข้าหาตัวได้ง่าย
ให้พูดแบบนี้แทน
ผมจะตัดต่อ/เรียบเรียงจากวัตถุดิบที่ทุกท่านส่งมาให้นะครับ
เมื่อผู้ยืนยันขั้นสุดท้ายตรวจสอบแล้ว ผมจะนำไปปรับใช้ครับ
ส่วนที่ไม่มีวัตถุดิบ ผมจะเติมด้วยเอกสารหรือข้อความที่มีอยู่เดิมครับ
หลังประชุมต้องส่งบันทึกสรุปเสมอ
หลังประชุมให้ส่งสรุปสั้น ๆ ว่าตกลงอะไรกันไว้
แค่ข้อมูลต่อไปนี้ก็เพียงพอแล้ว
- วัตถุประสงค์
- โครงสร้าง
- ผู้รับผิดชอบ
- กำหนดส่งวัตถุดิบ
- ผู้ยืนยันขั้นสุดท้าย
- กำหนดส่งงานแก้ไข
บันทึกนี้จะกลายเป็นหลักฐานที่ปกป้องตัวคุณเองในภายหลัง
สรุป
เมื่อคนที่ไม่มีอำนาจตัดสินใจต้องดำเนินการประชุม ไม่จำเป็นต้องพยายามตัดสินทุกเรื่อง
สิ่งที่ควรทำคือใช้คำถามทำให้เรื่องที่ยังไม่ได้ข้อสรุปชัดเจนขึ้น แล้วส่งกลับไปให้ผู้ตัดสินใจและผู้รับผิดชอบ
ผู้ดำเนินการประชุมไม่ใช่คนที่แบกความรับผิดชอบของการประชุมไว้ทั้งหมด
แต่เป็นคนที่เปลี่ยนเรื่องคลุมเครือให้กลายเป็นรายการที่ต้องตัดสินใจ
