สิ่งที่บริษัทต้องกำหนดก่อนเริ่มอบรม
ก่อนจะสอนผู้จัดการเรื่องการรับฟังหรือความปลอดภัยทางจิตใจ บริษัทควรกำหนดเรื่องต่อไปนี้ให้ชัดเจนก่อน
- พฤติกรรมใดเป็นสิ่งต้องห้าม
- พฤติกรรมใดเป็นสิ่งที่ต้องทำ
- ใครเป็นผู้ตรวจดูบันทึก
- เมื่อเกิดสภาพใดจึงต้องให้บุคคลที่สามเข้ามาแทรกแซง
- หากผู้จัดการไม่ปรับปรุง จะถูกลดอำนาจหรือได้รับผลต่อการประเมินอย่างไร
- ผู้ใต้บังคับบัญชาสามารถขอความช่วยเหลือโดยไม่ต้องกลัวการตอบโต้ได้หรือไม่
- ข้อมูลการลาออกและการลาหยุดงานระยะยาวจะถูกนำไปใช้ในการประเมินผู้จัดการหรือไม่
ต่อให้ผู้จัดการเลือกคำตอบที่ถูกต้องในการอบรมได้ แต่ถ้าวิธีใช้อำนาจในงานประจำวันไม่เปลี่ยน การอบรมก็ไม่ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงจริง
รายการตรวจสอบขั้นต่ำสำหรับพฤติกรรมการบริหาร
การสั่งงาน
- ☐ อธิบายวัตถุประสงค์แล้ว
- ☐ ระบุลำดับความสำคัญแล้ว
- ☐ ระบุกำหนดเวลาแล้ว
- ☐ ระบุเงื่อนไขที่ถือว่างานเสร็จแล้ว
- ☐ ระบุอำนาจที่จำเป็นต่อการดำเนินงานแล้ว
- ☐ บันทึกการเปลี่ยนแปลงแล้ว
การพูดคุยหรือสัมภาษณ์
- ☐ ฟังคำอธิบายของอีกฝ่ายจนจบ
- ☐ แยกข้อเท็จจริงออกจากการประเมิน
- ☐ ไม่โยนสาเหตุไปที่บุคลิก อายุ หรือการขาดความมุ่งมั่นของบุคคล
- ☐ ตรวจสอบปัจจัยที่ฝ่ายบริหารสามารถเปลี่ยนได้
- ☐ บันทึกข้อตกลงและกำหนดเวลา
- ☐ กำหนดวันที่จะกลับมาตรวจสอบอีกครั้ง
สัญญาณของการลาออกหรือการลาหยุดงานระยะยาว
- ☐ ตรวจสอบภาระงานแล้ว
- ☐ ตรวจสอบบทบาทและอำนาจแล้ว
- ☐ ตรวจสอบกรณีคล้ายกันในหน่วยงานเดียวกันแล้ว
- ☐ รับฟังข้อมูลจากบุคคลอื่นนอกเหนือจากหัวหน้างานโดยตรงที่เกี่ยวข้อง
- ☐ พิจารณาการลดภาระอย่างเร่งด่วนแล้ว
- ☐ บันทึกเหตุผลที่ชะลอมาตรการไว้แล้ว
หากใช้ปัญญาประดิษฐ์ ควรใช้เป็นเครื่องมือช่วยด้านความปลอดภัย ไม่ใช่ให้แทนผู้จัดการ
ปัญญาประดิษฐ์เหมาะกับงานช่วยเหลือต่อไปนี้
- ช่วยไม่ให้ตกหล่นหัวข้อสำคัญในการพูดคุย
- จัดโครงสร้างบันทึก
- เสนอความเป็นไปได้ของสาเหตุหลายข้อ
- เตือนเมื่อรีบสรุปไปที่สาเหตุเดียวเร็วเกินไป
- ค้นหากรณีที่คล้ายกัน
- จัดระเบียบกำหนดเวลาและผู้รับผิดชอบ
- ตรวจสอบเงื่อนไขที่ต้องส่งเรื่องต่อให้ผู้รับผิดชอบระดับสูงขึ้นหรือบุคคลที่สาม
อย่างไรก็ตาม ไม่ควรปล่อยให้ปัญญาประดิษฐ์ตัดสินเรื่องการประเมิน การลงโทษ หรือการจัดวางตำแหน่งบุคลากรเพียงลำพัง
หากข้อมูลนำเข้ามีอคติ ระบบก็อาจให้ข้อสรุปที่มีอคติได้เร็วขึ้นเท่านั้น
การแบ่งบทบาทที่ปลอดภัยกว่าคือ
ปัญญาประดิษฐ์และขั้นตอนการทำงานช่วยป้องกันการตกหล่น
→ ผู้จัดการตรวจสอบข้อเท็จจริง
→ กรณีร้ายแรงให้บุคคลที่สามทบทวน
→ ติดตามผลลัพธ์
→ ปรับปรุงขั้นตอนการทำงาน
สรุป
การป้องกันการลาออกไม่ใช่กิจกรรมเพื่อเพิ่ม “ความตระหนัก” ของพนักงาน
และไม่ใช่กิจกรรมที่ฝากความหวังไว้กับความหวังดีของผู้จัดการ
ตรวจพบความผิดปกติก่อนที่ใครจะได้รับความเสียหาย
ไม่โยนปัญหากลับไปที่บุคลิกของผู้ได้รับผลกระทบเพียงอย่างเดียว
ทำให้ชัดเจนว่าใครเป็นผู้ตัดสินใจเรื่องใด
บันทึกการตัดสินใจเพื่อให้บุคคลที่สามสามารถแก้ไขการตัดสินใจที่ผิดได้
นำบทเรียนจากเหตุการณ์ซ้ำไปปรับขั้นตอนการทำงาน
ถอนอำนาจที่จำเป็นจากผู้จัดการที่ไม่ปรับปรุง
การนำหลักเหล่านี้ไปใช้จริงในการดำเนินงาน คือการออกแบบระบบความปลอดภัย
หากบริษัทใช้การจัดการคุณภาพกับลูกค้าและผลิตภัณฑ์ ก็สามารถใช้แนวคิดเดียวกันกับพฤติกรรมการบริหารได้
องค์กรที่ยังคงมองการบริหารที่ทำร้ายคนว่าเป็นเพียง “เข้ากันไม่ได้” “สไตล์เข้มงวด” หรือ “วัฒนธรรมแบบเก่า” มักทำให้คนที่ตัดสินใจอย่างมีเหตุผลที่สุดเป็นกลุ่มแรกที่เลือกออกไป
อย่าเข้าใจผิดว่าสถานที่ทำงานที่เงียบลงคือสถานที่ทำงานที่ดีขึ้นแล้ว
