“Đăng bài mới đi nhé.”
Hệ thống tự động bắt đầu chạy. Nhưng trước khi đụng đến bài viết, nó kiểm tra danh sách bản thảo, danh sách đã duyệt, tình trạng bản dịch và những bài đang chờ đăng. Rồi nó tổng hợp lại dữ liệu, lưu và đối chiếu các bảng.
Khoảng 23 phút trôi qua mà công đoạn xử lý bài viết vẫn chưa bắt đầu.
Đây là một lần chạy có ghi nhận thực tế, được kể lại mà không nêu tên dự án: khoảng 8 phút để chuẩn bị trạng thái chung, thêm 15 phút để lưu, rồi chương trình bị dừng cưỡng bức. Đó không phải thời gian trung bình của mọi hệ thống.
Hãy tưởng tượng cả nhà máy đến đúng giờ, họp đầu ca, ký sổ chấm công rồi về mà không làm ra món hàng nào. Đáng nói hơn, đây còn là nhà máy tự động.
Sổ theo dõi lại cần một cuốn sổ theo dõi khác
Ghi lại tiến độ vốn có ích. Ta cần biết bài nào đã có, bài nào vượt qua những bước kiểm tra cần thiết và bài nào chưa đăng để tránh làm trùng.
Nhưng rồi xuất hiện cả đống bảng: bản thảo, bài đã kiểm tra, bài chờ dịch, bài chờ đăng, kết quả của từng nhóm. Khi hai bảng lệch nhau, hệ thống lại phải tạo thêm công việc để đối chiếu.
“Bài viết đâu rồi?” “Đang cập nhật bảng tiến độ.” “Xong chưa?” “Đang kiểm tra lịch sử cập nhật của bảng.”
Phòng hành chính chế tạo thành công robot. Robot lại muốn làm nhân viên hành chính.
Bảo vệ bảng tính bằng cách ngừng đăng bài
Trong hệ thống ràng buộc mọi thứ quá chặt, chỉ sửa một dòng tiến độ cũng có thể bị hiểu là toàn bộ dữ liệu xuất bản đã thay đổi. Hệ thống bắt đầu dựng lại. Một nhóm khác sửa bảng giữa chừng, vậy là phải làm lại lần nữa.
Để tránh lặp mãi, người ta có thể cấm các nhóm khác ghi dữ liệu trong lúc xuất bản.
Bảng tiến độ được tạo ra để giúp đăng bài, cuối cùng lại khiến bài không được đăng.
Giống như quầy thu ngân ngừng bán hàng chỉ để đếm lại số người đang xếp hàng. Khách chỉ muốn mua hộp sữa thôi mà.
Chia việc không có nghĩa là chia nhau điền biểu mẫu
Người viết lưu bản thảo. Bộ phận xuất bản kiểm tra chính bản thảo đó và đưa lên trang. Bộ phận theo dõi xác nhận người đọc mở được trang thật.
Mỗi nhóm chỉ cần hoàn thành việc của mình. Nếu ai cũng phải sửa một tệp tiến độ khổng lồ trước khi làm tiếp, tệp đó sẽ trở thành nút thắt của cả nhà máy. Tuyển thêm người cũng chỉ làm hàng chờ đóng dấu dài hơn.
Có nên bỏ hết sổ sách?
Những bảng trùng lặp có thể bỏ, nhưng thông tin quan trọng vẫn cần giữ.
Hệ thống phải biết phiên bản nào của bài nào đã được đăng và tiếp tục từ đâu nếu chương trình dừng giữa chừng. Nếu không, bài có thể bị đăng hai lần hoặc bản cũ ghi đè bản mới.
Nếu trang đã đăng và nơi lưu dữ liệu hiện có trả lời được những câu hỏi đó, không cần chép sang năm bảng khác.
Chỉ kiểm tra bài đã thay đổi. Dùng lại kết quả vẫn còn đúng. Thống kê cứ theo dõi phía sau, đừng giữ chân bài đã sẵn sàng.
Kết quả đáng đo là số bài mới người đọc thực sự mở được, không phải số lần sửa bảng.
“Báo cáo hôm nay: mọi bảng đều khớp. Bài mới: 0.”
Xin chúc mừng, nhà máy đã hóa thành viện bảo tàng giấy tờ.
