Quần áo đã cất xong mà vẫn bận tâm vì nếp gấp chưa đẹp. Tài liệu đã dễ đọc mà vẫn chỉnh đi chỉnh lại vị trí tiêu đề. Khi không thấy được đâu là “đủ rồi”, ngay cả việc đã xong cũng khó buông tay.
Đừng quyết định lúc dừng dựa vào câu hỏi liệu có thể làm tốt hơn nữa hay không. Hãy xem công việc đã đạt mục đích, đáp ứng các yêu cầu an toàn và thỏa thuận cần thiết, đồng thời không gây khó khăn cho người sử dụng tiếp theo hay chưa. Nói rõ những điều kiện ấy từ đầu sẽ giúp bạn vừa giữ được sự cẩn thận, vừa lấy lại thời gian và sức lực vốn thường bị dùng đến cạn kiệt.
Biến “không gây khó khăn” thành điều kiện có thể kiểm tra
Với người hay lo lắng, lời khuyên “làm vừa vừa thôi cũng được” không cho biết thế nào là vừa. Vì vậy, hãy xác định lúc hoàn thành bằng trạng thái cụ thể, thay vì bằng cảm giác.
Với việc giặt giũ, đó có thể là quần áo đã được giặt sạch, phơi hoặc sấy đủ khô, rồi cất về nơi dễ tìm món cần dùng. Có thể phân đồ lót vào giỏ và chỉ treo những bộ đồ cần tránh nhăn. Việc gấp mọi món thành cùng một bề ngang thực sự giúp ích bao nhiêu cho cuộc sống hằng ngày?
Với căn bếp, cần bảo quản thực phẩm an toàn, sử dụng dụng cụ nấu ăn hợp vệ sinh và sẵn sàng nấu bữa tiếp theo. Không có mùi lạ chưa đủ để khẳng định bếp đã bảo đảm vệ sinh. Đừng cắt giảm cả những bước bảo đảm an toàn mà mắt không nhìn thấy; hãy tách chúng khỏi phần làm thêm vì hình thức, như sắp xếp kệ hay trang trí.
Có thể gọi cách xác định điểm dừng này là một “hệ điều hành vừa đủ”: thay vì lần nào cũng cố nhiều hơn, hãy đặt ra những điều kiện để sinh hoạt hằng ngày diễn ra suôn sẻ. Tuy nhiên, nếu sống cùng người khác, đừng chỉ dựa vào “mình không thấy bất tiện là được”. Nên trao đổi cả về thời gian tìm đồ và công sức dọn dẹp mà họ phải bỏ ra.
Tài liệu hoàn thành khi người đọc biết làm gì tiếp theo
Trong công việc, một câu hỏi trước khi bắt đầu có thể rất hữu ích: “Người đọc cần đưa ra được quyết định gì thì tài liệu này mới được coi là hoàn thành?”
Chẳng hạn, tài liệu so sánh để mua sắm thiết bị có thể đủ làm cơ sở quyết định khi đã có các lựa chọn, tổng chi phí, mức độ đáp ứng yêu cầu, thời hạn giao hàng, phương án đề xuất và lý do. Hãy kiểm tra số liệu cùng căn cứ, đáp ứng các điều kiện đã thống nhất với người giao việc, rồi mới trau chuốt hình thức nếu còn thời gian.
Ngược lại, những việc như hợp đồng, kiểm tra an toàn hay xử lý dữ liệu cá nhân cần tuân thủ quy trình đã được quy định hoặc được người có chuyên môn kiểm tra. Tự ý bỏ qua các bước đó là hạ tiêu chuẩn hoàn thành xuống quá thấp. Ngay cả trong những chỉnh sửa bổ sung, một câu giúp tránh quyết định sai cũng có giá trị khác với việc đổi màu tiêu đề theo sở thích.
Nếu sau đó xuất hiện yêu cầu “thêm cả phần này nữa”, đừng im lặng nhận hết ngay. Hãy hỏi: “Nếu bổ sung phần này, chúng ta sẽ điều chỉnh đầu việc nào hoặc thời hạn ra sao?” Các điều kiện hoàn thành có thể là thước đo khiến mình tự thúc ép bản thân, nhưng cũng là công cụ để mọi người thống nhất về phạm vi công việc.
Thời gian dành cho bước trau chuốt cuối cùng còn có cách dùng khác
Mười phút chỉnh lại chồng khăn cho ngay ngắn hơn, hay mười phút chuẩn bị đồ cho sáng hôm sau. Cả hai đều là sự chu đáo, nhưng mức độ giúp ích cho bạn vào ngày mai có thể khác nhau.
Điều quan trọng là không chỉ nhìn vào độ hoàn thiện trước mắt, mà còn nhìn cả những gì phải để lại sau vì muốn đạt được độ hoàn thiện ấy. Nếu căn lề tài liệu khiến bạn đi ngủ muộn, tài liệu có thể đẹp hơn, nhưng xét cách sử dụng cả một ngày thì đôi khi lại không đáng.
Nghiên cứu năm 2002 của Schwartz và cộng sự ghi nhận mối liên hệ giữa xu hướng tìm kiếm lựa chọn tốt nhất với mức độ hài lòng về cuộc sống thấp hơn và cảm giác hối tiếc mạnh hơn, cùng một số kết quả khác. Tuy nhiên, từ đó không thể kết luận rằng “làm việc nhà cẩn thận gây ra tình trạng kiệt sức nghề nghiệp”. Đề xuất xác định lúc dừng việc nhà là cách vận dụng ý tưởng này vào đời sống, chứ không phải kết quả trực tiếp của nghiên cứu. Bài nghiên cứu
Nếu thích gấp quần áo thật đẹp, bạn cứ tận hưởng khoảng thời gian ấy. Điều cần chú ý là khi chút công sức làm thêm vì yêu thích dần trở thành nghĩa vụ hằng ngày của mình hoặc người khác lúc nào không hay.
Muốn bớt mệt, điều kiện làm việc cũng cần thay đổi
Chỉ nghĩ “đủ rồi thì dừng” không giải quyết được khối lượng công việc quá lớn hay tình trạng thiếu người. Ở nơi nhân viên không có quyền chủ động nghỉ giải lao, chỉ yêu cầu họ thay đổi cách nghĩ là không thực tế.
Các nghiên cứu về yêu cầu và nguồn lực trong công việc không chỉ xem xét áp lực thời gian hay gánh nặng công việc, mà còn quan tâm đến những yếu tố hỗ trợ như quyền chủ động, sự giúp đỡ của đồng nghiệp và thông tin cần thiết. Mô hình JD-R là một khung phân tích xem xét cả hai mặt này. Giải thích về mô hình
Ví dụ, nếu “phải trả lời quá nhiều câu hỏi nên tài liệu mãi không xong”, đừng chỉ luyện viết nhanh hơn. Hãy tìm khả năng điều chỉnh lịch trực trả lời, khoảng thời gian làm việc tập trung, thời hạn và thứ tự ưu tiên của các yêu cầu. Những phần bạn không thể tự quyết cần được trao đổi với cấp trên hoặc người có thể tư vấn, hỗ trợ.
Theo WHO, burnout là một hiện tượng trong bối cảnh nghề nghiệp, liên quan đến căng thẳng kéo dài tại nơi làm việc chưa được kiểm soát hiệu quả. Những đặc trưng gồm cạn kiệt năng lượng, gia tăng khoảng cách tâm lý với công việc hoặc thái độ tiêu cực, hoài nghi về công việc, và giảm cảm nhận về hiệu quả nghề nghiệp. Khái niệm này không đồng nghĩa với sự mệt mỏi vì việc nhà hằng ngày, và cũng không thể hứa rằng chỉ những cách nêu ở đây sẽ phòng ngừa được nó. Định nghĩa của WHO
Việc sắp xếp cảm xúc cũng cần có điểm dừng
Dù đã hết giờ làm, bạn vẫn khó bắt đầu nghỉ ngơi nếu cuộc họp còn tiếp diễn trong đầu. Mối liên hệ giữa việc tách tâm trí khỏi công việc và sự hồi phục cũng đã được nghiên cứu. Tổng quan nghiên cứu về hồi phục
Bạn có thể viết ra điều đang vướng bận, chọn một hành động tiếp theo, rồi để phần còn lại sang ngày mai. Đi dạo, chuyển sang một sở thích hay trò chuyện với người đáng tin cậy. Cách giúp chuyển tâm trí sang trạng thái nghỉ ngơi sẽ khác nhau ở mỗi người.
Một lựa chọn khác là giãi bày những suy nghĩ còn rối với AI để sắp xếp các vấn đề. Hình ảnh “đưa bản thô cho AI, đưa bản chắt lọc cho người” có thể được hiểu là cách chuẩn bị suy nghĩ trước khi trò chuyện với ai đó. Nhưng bạn vẫn được phép kể với người khác những nỗi lòng chưa thể diễn đạt gọn gàng. Đừng coi việc dùng AI là phương pháp hồi phục đã được chứng minh hiệu quả, và đừng nhập thông tin bí mật hay dữ liệu cá nhân.
Khi lắng nghe nỗi lo của người khác, bạn cũng có thể nói rõ giới hạn: “Hôm nay mình có thể nghe trong mười phút” hoặc “Mình có thể giúp đến đây”. Thay vì để một người hỗ trợ gánh hết, có thể chia sẻ vai trò và tìm thêm nơi tư vấn, trợ giúp.
Bạn muốn dùng phần sức lực còn lại để làm gì?
Khi làm xong việc nhà hoặc việc cơ quan sớm hơn, ta dễ muốn lấp khoảng thời gian trống bằng những việc khác. Như vậy, dù cách làm đã nhẹ đi, cả ngày vẫn chưa nhẹ hơn.
Tối nay nghỉ ngơi. Đọc tiếp cuốn sách còn dang dở. Làm một chút thứ mình vẫn muốn làm. Gặp gỡ ai đó. Sức lực còn lại không nhất thiết phải dành cho hoạt động tạo ra thành quả. Nếu có điều muốn thử sức, hãy chừa thời gian cho điều ấy.
Nếu ngày mai chỉ thay đổi một việc, hãy chọn một công việc lặp lại thường xuyên và viết ra: “Đạt đến đây là xong”. Khi đã bảo đảm an toàn, thực hiện các thỏa thuận và để lại kết quả mà bản thân sau này hoặc người khác có thể sử dụng, hãy tạm buông tay.
Câu trả lời cho “làm đến đâu thì đủ?” không phải là đến lúc chẳng còn gì để sửa. Đó là khi mục đích của công việc đã được đáp ứng và thời gian còn lại có thể dành cho những điều quan trọng khác. Có được ranh giới ấy sẽ giúp bạn tự phân bổ quỹ thời gian hữu hạn trong ngày.
