被指派主持會議卻沒有決策權，該怎麼把會開好

寫這篇文章的原因

被安排主持會議，並不代表你手上有拍板的權力。

實際工作中，更常見的情況是「會議由你來主持，但最後還是主管說了算」。

這時最怕的，就是主持人連責任也一起扛了下來。

這篇文章就來整理一下：沒有決策權卻要主持會議時，應該怎麼推進。

主持人到底負責什麼

主持人的職責並不是替大家做所有決定。

真正的職責是下面這些：

• 整理議題
• 把還沒定案的事項攤開來
• 確認由誰來做判斷
• 確認由誰來負責
• 確認截止時間
• 避免大家理解不一致

也就是說，主持人不是「拍板的人」，而是「整理的人」。

開場先說清楚自己的定位

會議一開始，如果這樣說，後面會順暢很多：

今天這場會議，主要是跟大家確認方向、分工和截止時間。
需要最終拍板的部分，我想先決定由誰來確認，再往下進行。

光是這一句話，就能讓大家知道你不是那個擅自做決定的人。

用提問來推進

主持會議時，比起一直在那裡說明，用提問來推進會更穩妥。

比較好用的問題有這些：

這件事由哪一位來做決定？

這份素材由哪一位來準備？

這個內容是一定要放進去的，還是有餘力再放？

素材的截止時間訂在什麼時候？

修改確認的截止時間訂在什麼時候？

透過提問，可以把原本模糊不清的責任一項項拆開。

把模稜兩可的意見分類

會議中冒出來的意見，不要照單全收，要先分類。

• 一定要放進去
• 有餘力再放
• 另外做一份資料
• 留到下次以後
• 交給負責確認的人來判斷

有了這樣的分類，你就不用把所有事都攬到自己身上。

沒有決策權的主持人，別說太多這些話

如果你沒有決策權，下面這些話說多了就很危險：

• 我全部包了
• 我會想辦法的
• 先交給我吧
• 全部都放進去
• 我會做到最後一刻

這些話，都是特別容易把責任吸到自己身上的說法。

不妨換成下面這樣的說法：

我會根據大家提供的素材來編輯。

等最終確認的人確認之後，我再改進去。

沒有素材的部分，我會用現有資料或文字來補上。

會後一定要寄一份會議記錄

會議結束後，把決定好的事簡短地寄給大家。

內容有下面這些就夠了：

• 目的
• 架構
• 分工
• 素材截止時間
• 最終確認人
• 修改截止時間

這份記錄，之後會成為保護你自己的憑據。

總結

沒有決策權的人來主持會議時，不必想著把所有事都定下來。

該做的，是用提問把還沒定案的事項釐清，再交還給做判斷的人和負責執行的人。

主持人不是把會議的全部責任都扛在肩上的人。

而是把含糊的討論，變成一條條該拍板的事項的人。

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