Máy tính tiền in ra một tờ phiếu rất có trách nhiệm: bút, sổ, đồ ăn vặt, số lượng, đơn giá, thuế và tổng cộng. Rồi người mua xin giấy biên nhận để nộp công ty. Tờ mới chỉ ghi: “Tiền hàng: 10.000 yên.”
Giấy tờ trông trang trọng hơn, nhưng tự nhiên mắc chứng quên.
Chứng minh đã trả tiền khác với chứng minh chi phí hợp lý
Công ty cần biết tiền đã được chi và khoản đó phục vụ công việc ra sao. Phiếu mua hàng có từng mặt hàng giúp tách văn phòng phẩm khỏi đồ dùng cá nhân. Giấy chỉ ghi tổng tiền sẽ khiến việc kiểm tra khó hơn.
Dấu mộc và tiêu đề trang trọng không thể thay thế thông tin chi tiết.
Vậy đổi giấy có ích gì?
Có thể cần ghi tên công ty, hạn chế tiết lộ hàng đã mua hoặc tuân thủ mẫu chứng từ nội bộ. Đó đều là nhu cầu có thật. Điều cần tránh là đánh đổi thông tin kiểm tra lấy vẻ ngoài “chính thức”.
Ở Nhật Bản, một số người bán lẻ có thể phát hành chứng từ thuế giản lược không cần tên người mua nếu đáp ứng đủ nội dung luật định. Xem Cơ quan Thuế Nhật Bản. Quy định về hóa đơn thuế ở Việt Nam khác, vì vậy không thể áp dụng máy móc ví dụ này.
Có phải rửa tiền không?
Thiếu chi tiết có thể khiến khoản mua cá nhân bị kê khai là chi phí công ty, hoặc một khoản bị thanh toán hai lần mà khó phát hiện. Đó là rủi ro trong kiểm soát chi phí.
Rửa tiền lại là hành vi che giấu nguồn gốc phạm tội hoặc chủ sở hữu thật của tiền, như Cảnh sát Nhật Bản giải thích. Chứng từ giả có thể bị lạm dụng, nhưng giấy chỉ có tổng tiền tự nó chưa nói lên điều đó.
Giữ lại những gì có ích
Lưu phiếu gốc có mặt hàng cụ thể; bổ sung tên, mục đích mua hoặc chứng từ hợp lệ khi luật và công ty yêu cầu. Đối chiếu để tránh quyết toán trùng.
Tờ cũ nhớ được từng món. Tờ mới chỉ nhớ phép cộng.
Hồ sơ dày lên, bằng chứng lại gầy đi.
