Được thăng chức nhưng không có thêm quyền quyết định, chỉ phải giải thích và xử lý hậu quả nhiều hơn. Điều cần cảnh giác ở nơi làm việc như vậy là sự mất cân đối giữa kết quả bạn phải chịu trách nhiệm và quyền hạn để điều hành công việc. Đứng giữa cấp trên và nhân viên mà không thể điều chỉnh ưu tiên hay khối lượng công việc, càng cố gắng, bạn càng dễ bị kẹt giữa những yêu cầu từ hai phía.
Bạn từng nghĩ làm quản lý sẽ được quyết định nhiều hơn. Nhưng thực tế, nhân viên chờ bạn đưa ra quyết định, còn cấp trên lại đột ngột đổi hướng. Cảm giác “chức danh đã có, nhưng quyền tự chủ đâu rồi?” sẽ dễ lý giải hơn nếu nhìn vào cách công việc được quyết định, thay vì chỉ nhìn tên vị trí.
Hôm qua duyệt phương án A, hôm nay đổi sang B. Ai gánh phần việc phát sinh?
Ví dụ, một người quản lý đã trao đổi với cấp trên và thống nhất triển khai phương án A. Một ngày sau khi nhân viên bắt đầu làm, chỉ một chỉ đạo từ trên đã chuyển công việc sang phương án B. Người quản lý phải đề nghị nhân viên làm lại, nhưng không có quyền lùi hạn chót hay tạm dừng việc khác.
Thông tin mới có thể khiến việc thay đổi quyết định trở nên cần thiết. Vấn đề nằm ở chỗ người đứng giữa phải một mình xử lý cả việc giải thích lý do, phần việc phát sinh và tác động đến tiến độ.
Phương án A hợp lý vào lúc được chọn, nhưng sau đó người quản lý lại bị trách: “Tại sao lại làm theo A?” Khi việc này lặp lại, họ có thể khó tin tưởng ngay cả những quyết định đã được xác nhận. Họ bắt đầu chặn đề xuất của nhân viên, kiểm tra từng chi tiết và trì hoãn quyết định. Cách phòng thủ đó có thể khiến công việc của cả đội càng bị đình trệ.
Hiểu áp lực từ cấp trên không đồng nghĩa với chấp nhận việc đe dọa hay giao chỉ thị mơ hồ cho cấp dưới. Cần đồng thời hỗ trợ người quản lý và thiết lập cách làm việc không đẩy toàn bộ gánh nặng xuống nhân viên.
Kiểm tra ba điểm: quyền quyết định, điều chỉnh khi đổi hướng và quyền giảm bớt công việc
Lời giới thiệu “vị trí này có quyền tự chủ” chưa cho biết công việc hằng ngày sẽ ra sao. Hãy kiểm tra ba điểm dưới đây bằng những tình huống đã thực sự xảy ra.
1. Bạn có thể tự quyết định những gì?
Bạn được quyết định đến đâu về phân công nhân sự, cách thực hiện, ngân sách, thời hạn và thứ tự ưu tiên? Nếu cần phê duyệt, bạn có thể hỏi ai và khi nào sẽ có câu trả lời?
Khi làm rõ quyền hạn, cũng cần thống nhất mục đích. Có thể hỏi: “Tài liệu này dành cho ai sử dụng, để quyết định việc gì? Cần có thông tin đến mức nào là đủ?” Nếu lần nào đề xuất dựa trên suy đoán về mục đích cũng bị bác bỏ, trước khi yêu cầu người thực hiện cố gắng hơn, cần thống nhất với người giao việc về tiêu chí hoàn thành.
Bạn không nhất thiết phải tự quyết mọi thứ. Điều quan trọng là phạm vi được giao phải rõ ràng, và những quyết định trong phạm vi đó không bị quy thành lỗi cá nhân một cách đơn phương về sau.
2. Khi quyết định thay đổi, ai giải thích và điều chỉnh các điều kiện?
Ngoài việc thông báo hướng đi mới, ai sẽ điều chỉnh nhân lực bổ sung, thời hạn và những việc cần tạm dừng? Nếu người quyết định thay đổi chia sẻ lý do, tác động và cùng tham gia điều chỉnh, người quản lý cũng dễ giải thích với nhân viên hơn.
Ngược lại, nếu cấp trên chỉ ra quyết định, còn việc giải thích, làm lại và chịu trách nhiệm khi thất bại đều dồn xuống dưới, chức danh cao hơn chưa chắc giúp bạn điều hành công việc tốt hơn.
3. Khi có thêm việc, bạn có thể giảm bớt việc nào không?
Khi dự án mới, việc phát triển nhân viên, các buổi trao đổi riêng và xử lý sự cố tăng lên, ai sẽ tiếp nhận phần công việc chuyên môn trước đây của bạn? Nếu công việc quản lý được thêm vào trong khi khối lượng công việc cũ vẫn giữ nguyên, cách phân chia vai trò cần được xem xét lại.
Yêu cầu “giảm làm thêm giờ” khó thực hiện nếu bạn không thể cắt bớt việc, đổi thời hạn hay trao đổi về nhu cầu nhân sự. Khi đó, kết quả được yêu cầu và phương tiện sẵn có không tương xứng.
Nội dung “Control” trong bộ Management Standards của HSE Anh đề cập mức độ người lao động có tiếng nói trong cách thực hiện công việc. Đây là một góc tham khảo để xem quyền tham gia thực tế vào công việc hằng ngày, thay vì chỉ nhìn cấp bậc.
Nhìn vào cách ra quyết định thực tế, bên cạnh sơ đồ tổ chức
Có thể đã có người phê duyệt chính thức, nhưng quyết định vẫn bị đảo ngược sau đó chỉ bằng một câu nói của người có ảnh hưởng. Không ai rõ người chốt cuối cùng là ai, nên mọi người phải liên tục xin xác nhận và dò phản ứng của từng người. Trong cách vận hành này, quyền hạn trên sơ đồ tổ chức khác với quyền hạn thực tế.
Chỉ dựa vào quy mô công ty hay việc gia đình sáng lập có tham gia điều hành hay không thì chưa thể kết luận. Lời khuyên của người giàu kinh nghiệm cũng có ích. Điều cần kiểm tra là khi lời khuyên ấy làm thay đổi quyết định cuối cùng, lý do và người chịu trách nhiệm có được làm rõ hay không.
Nếu cùng một tình huống lặp lại ở nhiều bộ phận, có lý do để xem xét cách vận hành chung, thay vì chỉ tập trung vào một người sếp. Ngược lại, khi cấp trên lắng nghe rồi điều chỉnh thời hạn hoặc nhân lực, đồng thời làm rõ ranh giới quyền quyết định, đó là cơ sở để cải thiện.
Đào tạo và trao đổi với người quản lý cũng có vai trò. Tuy nhiên, khi tăng những hoạt động này, cần có cả thời gian và quyền hạn để thay đổi cách làm. Tài liệu của WHO về sức khỏe tâm thần tại nơi làm việc nêu các yếu tố rủi ro như khối lượng công việc quá lớn, ít quyền kiểm soát công việc, thiếu hỗ trợ và vai trò không rõ ràng. Đây là những điểm để xem xét môi trường làm việc, không phải căn cứ đánh giá tính cách hay chẩn đoán bệnh của một người sếp cụ thể.
Khi có thêm kinh nghiệm, cuộc sống của sếp có thể trở thành hình ảnh tương lai của bạn
Lúc mới vào công ty, bạn có thể chấp nhận một số chuyện với suy nghĩ “đi làm thì phải thế”. Khi biết cách làm việc ở bộ phận hoặc công ty khác, bạn có thể nhìn những chuyện đó khác đi.
Có người nhận ra điều này vào khoảng 30 tuổi. Nhưng không có quy luật rằng đến một độ tuổi nhất định, ai cũng sẽ hiểu được cấu trúc của công ty. Thời điểm nhận ra khác nhau tùy kinh nghiệm, thông tin để so sánh và sự thay đổi trong công việc được giao.
Đời sống hằng ngày của người đã được thăng chức là một nguồn tham khảo. Họ có sắp xếp được công việc không? Có thời gian lắng nghe nhân viên không? Có thể trao đổi, điều chỉnh công việc với cấp trên không? Ngoài lương và chức danh, hãy cân nhắc liệu bạn có muốn sống với nhịp làm việc đó hay không.
Việc nhân viên trẻ chưa nghỉ cũng chưa đủ để cho thấy môi trường làm việc tốt. Hãy xem đã có người hướng dẫn, nơi để hỏi khi gặp khó khăn và người đứng ra quyết định hay chưa. Những điều đó giúp bạn hình dung công việc của người sắp gia nhập, cũng như của những nhân viên bạn có thể hướng dẫn sau này.
Khi được đề nghị thăng chức, hãy hỏi cụ thể về điều kiện của vai trò
Làm quản lý có thể mang lại sự hài lòng khi bạn giúp công việc của đội ngũ có tổ chức hơn và hỗ trợ nhân viên phát triển. Khi cân nhắc nhận vị trí, hãy đối chiếu kỳ vọng về chức danh với các điều kiện thực tế.
- “Ở vai trò này, tôi được quyền quyết định cuối cùng những việc gì?”
- “Khi hướng đi thay đổi, tôi có thể trao đổi với ai để điều chỉnh thời hạn và nhân lực?”
- “Phần việc hiện tại nào của tôi sẽ được bàn giao để dành thời gian cho công việc quản lý?”
- “Khi gặp khó khăn, tôi có thể hỏi ai, và ai sẽ chốt nếu chưa có quyết định?”
- “Kết quả sẽ được đánh giá theo tiêu chí nào, và có cơ hội xem xét lại vai trò này không?”
Nếu câu trả lời còn chung chung, hãy hỏi: “Ở dự án gần nhất, việc này được xử lý như thế nào?” Câu hỏi đó giúp thấy rõ cách vận hành. Cũng nên trao đổi với người đang làm ở vị trí tương tự và, nếu có thể, ghi lại ngắn gọn phạm vi công việc cùng các điều kiện.
Tiếp tục theo hướng chuyên môn, nhận chức sau khi thống nhất điều kiện hoặc cân nhắc chuyển bộ phận đều là lựa chọn. Khi tìm hiểu việc chuyển bộ phận, hãy kiểm tra liệu người phê duyệt và những vấn đề cũ có còn đó hay cơ chế quyết định thực sự thay đổi.
Nếu chưa thể rời đi, hãy làm rõ phạm vi trách nhiệm và chuẩn bị lựa chọn tiếp theo
Nhu cầu cuộc sống, thu nhập và triển vọng công việc mới khiến nghỉ ngay chưa chắc là lựa chọn tốt nhất. Trong lúc vẫn làm việc, hãy xác nhận phạm vi phụ trách, người quyết định và thời hạn. Với phần việc bổ sung khó đáp ứng, cần trao đổi cả thứ tự ưu tiên.
Ví dụ: “Nếu chuyển sang phương án B, tôi dự kiến cần thêm hai ngày làm việc. Xin quyết định nên lùi thời hạn hay tạm dừng dự án khác.” Đây là cách đưa một vấn đề vốn được mặc định giải quyết bằng sức chịu đựng cá nhân trở lại thành lựa chọn trong tổ chức công việc. Chỉ ghi lại những sự việc cần thiết và không tự ý mang thông tin mật của công ty hay khách hàng ra ngoài.
Tìm hiểu các lựa chọn nghỉ phép và kênh hỗ trợ, hệ thống lại những kinh nghiệm có thể trình bày bên ngoài công ty, đồng thời xem điều kiện ở các nơi làm việc khác. Bạn không cần một mình nhận nhiệm vụ thay đổi sếp hay cả công ty. Nếu tình trạng khó chịu nghiêm trọng về thể chất hoặc tinh thần kéo dài, hãy tìm đến các dịch vụ y tế hoặc chăm sóc sức khỏe nghề nghiệp mà bạn có thể tiếp cận.
Kết luận: ngoài chức danh, hãy xem có đủ điều kiện để làm tròn trách nhiệm không
Vấn đề ở nơi thăng chức khiến quyền tự chủ giảm không chỉ là bận hơn. Bạn bị yêu cầu tạo ra kết quả dù không được quyết định, không thể điều chỉnh gánh nặng do thay đổi và không có cách giảm bớt công việc. Nếu kéo dài, tình trạng quá tải sẽ tích tụ ở cả bạn lẫn nhân viên.
Hãy xem quyền quyết định, cách điều chỉnh khi đổi hướng và quyền giảm bớt công việc, cùng với sự hỗ trợ đi kèm. Những thông tin đó giúp bạn cân nhắc nhận chức, thương lượng điều kiện hoặc chọn con đường khác.
Chức danh có thể in trên danh thiếp. Cuộc sống mỗi ngày trong vai trò ấy thì không. Đừng chỉ nhìn trách nhiệm lớn đến đâu; hãy xem bạn có quyền hạn để làm tròn trách nhiệm đó hay không.
