“Việc trao đổi đang bị chậm.” “Vậy thì hãy lập bảng theo dõi tiến độ.” Tuần sau, một file Excel đã hoàn thành, có đủ màu phân loại và quy tắc nhập liệu. Nhưng phản hồi vẫn chưa đến. Người phụ trách giờ vừa phải nhắc, vừa có thêm việc “nhập ngày đã gửi lời nhắc”.
Muốn biết bảng theo dõi có hữu ích không, hãy nhìn vào công việc sau khi đưa bảng vào sử dụng, thay vì chỉ nhìn bảng đã làm xong. Mọi người đã biết ai cần hành động tiếp theo chưa? Thời gian chờ quyết định có ngắn hơn không? Và tính cả thời gian cập nhật bảng, gánh nặng công việc có thực sự nhẹ đi không?
Bài viết này dành cho những người được giao cải tiến quy trình làm việc, hoặc đang làm việc ở nơi bảng theo dõi cứ ngày một nhiều. Dưới đây là những điều cần kiểm tra trước khi tạo bảng, trong lúc sử dụng và khi bảng đã hoàn thành vai trò của mình.
Bắt đầu với một việc: lần theo xem nó bị kẹt ở đâu
Chẳng hạn, có một việc chưa thể bắt đầu vì đối tác chưa trả lời về yêu cầu kỹ thuật. Chỉ nói “trao đổi chậm” thì khó chọn được bước xử lý tiếp theo. Hãy thử lần theo một trường hợp, từ lúc gửi yêu cầu đến khi công việc bị đình lại.
- Yêu cầu đã đến được người nhận chưa?
- Họ đã có đủ thông tin cần thiết để trả lời chưa?
- Đang chờ quyết định của ai?
- Đã xác định ai sẽ liên hệ tiếp và vào lúc nào chưa?
Nếu không ai nắm được người phụ trách, khiến hai người cùng gửi lời nhắc cho một đối tác, bảng tổng hợp sẽ có ích. Chia sẻ rõ ai phụ trách, đang chờ trả lời về nội dung gì và bước tiếp theo là gì sẽ giúp giảm việc làm trùng và những điều bị bỏ sót.
Nhưng giả sử đối tác lại đang chờ chính công ty mình chốt yêu cầu kỹ thuật. Khi chưa xác định ai là người quyết định, dù người phụ trách có nhập “đang chờ phản hồi” mỗi sáng, người ra quyết định cũng chẳng tự mọc ra từ một ô Excel. Điều cần làm trước là xác định ai sẽ chốt yêu cầu, chốt vào khi nào và cần trao đổi với ai nếu chưa thể quyết định.
Đừng dựa vào diễn biến của một trường hợp để kết luận nguyên nhân cho tất cả công việc. Hãy xem những việc chậm trễ tương tự có bị kẹt ở cùng một chỗ hay không. Bảng theo dõi có thể là công cụ hỗ trợ việc kiểm tra đó.
Trước khi thêm cột, hãy hỏi: “Thông tin này dùng để quyết định điều gì?”
Có vô số mục trông có vẻ hữu ích để thêm vào: phần trăm tiến độ, ý kiến của người phụ trách, lý do chậm trễ, tình trạng xử lý, ô người kiểm tra. Mỗi lần thêm một mục, người nhập liệu cũng có thêm việc.
Với từng cột, hãy thử hỏi: “Ai sẽ xem thông tin này, và họ sẽ thay đổi điều gì dựa trên đó?”
Ví dụ, “ngày liên hệ tiếp theo” dùng để người phụ trách liên hệ vào đúng ngày đó. “Quá hạn” dùng để người quản lý điều chỉnh thứ tự ưu tiên. Nếu những quyết định ấy không được đưa ra, còn mọi người chỉ nhìn các ô màu đỏ mỗi tuần, thì cần thống nhất cách sử dụng bảng trước khi chăm chút màu sắc.
Bảng đầu tiên có thể bắt đầu từ những mục thực sự cần dùng, như công việc, người phụ trách, lý do đang bị kẹt, hành động tiếp theo và ngày kiểm tra. Tuy nhiên, mỗi loại công việc có nhu cầu khác nhau. Có những hồ sơ cần lưu để kiểm tra chất lượng hoặc phục vụ kiểm toán. Đừng xóa chỉ vì chưa thấy ngay công dụng; trước hết hãy kiểm tra bộ phận nào cần dùng và quy định lưu trữ ra sao.
Khi yêu cầu mọi người chép lại thông tin đã có trong hệ thống khác, cũng cần làm rõ việc đó giúp ai kiểm tra nội dung gì dễ hơn. Lấy một ví dụ giả định: nếu mười người, mỗi người mất năm phút mỗi ngày để chép dữ liệu, chỉ để phía quản lý tiết kiệm được năm phút mỗi ngày, có thể chúng ta chỉ đang chuyển gánh nặng từ chỗ này sang chỗ khác.
So sánh thay đổi sau khi sử dụng, thay vì chỉ đánh dấu “đã hoàn thành”
Trước khi triển khai, hãy viết mục đích của bảng trong một câu. Chẳng hạn: “Giảm thời gian tìm người phụ trách các việc đang chờ phản hồi và giảm việc nhắc trùng.”
Sau đó, có thể dùng thử trong hai tuần và xem xét những thay đổi sau. Hai tuần chỉ là một ví dụ về thời gian thử nghiệm; hãy điều chỉnh theo thời gian xử lý công việc thực tế.
- Thời gian tìm người phụ trách hoặc hỏi tình hình
- Những lần gửi câu hỏi kiểm tra hay lời nhắc trùng lặp về cùng một việc
- Những việc đã quá hạn mà vẫn chưa xác định được bước tiếp theo
- Thời gian nhập, sửa và kiểm tra bảng
Lấy một ví dụ giả định: trước khi dùng bảng, cả nhóm mất tổng cộng hai giờ mỗi tuần chỉ để kiểm tra tình hình công việc. Sau khi dùng bảng, việc kiểm tra tình hình mất một giờ, còn cập nhật bảng mất một giờ rưỡi. Cộng hai hoạt động này lại, thời gian đã tăng thêm ba mươi phút so với trước. Tuy nhiên, nếu nhờ bảng mà nhóm phát hiện được những việc quan trọng trước đây thường bị bỏ sót, thì cũng cần đánh giá riêng giá trị đó. Không thể chỉ dựa vào thời gian để đánh giá cả chất lượng và khả năng ngăn ngừa sự cố.
Nếu khó đo lường chính xác, có thể bắt đầu bằng cách đếm số lần kiểm tra đối với cùng một loại công việc, hoặc ghi ngắn gọn những tình huống gây khó khăn cho người phụ trách. Đừng so sánh trực tiếp những tuần có số lượng hoặc độ khó công việc khác nhau; cũng nên ghi lại những điều chưa rõ. Mục đích là tách biệt việc đã tạo ra một bảng với bằng chứng cho thấy công việc đã được cải thiện.
Gắn cuộc họp và buổi trao đổi 1-on-1 với việc làm sau đó
Có những chỗ tắc không thể giải quyết chỉ bằng một bảng theo dõi. Quyết định liên quan đến nhiều bộ phận có thể cần một cuộc họp. Những khó khăn mà một người ngại nói ra có thể chỉ được biết đến khi trao đổi riêng 1-on-1.
Hãy nối thông tin thu được với hành động tiếp theo. Với cuộc họp, cần làm rõ đã quyết định gì, ai sẽ thực hiện và ngày nào sẽ kiểm tra. Nếu phát hiện “phê duyệt quá chậm”, hãy xác định cần trao đổi với ai khi người phê duyệt vắng mặt. Nếu buổi 1-on-1 cho thấy khối lượng công việc đang phân bổ không đều, hãy bàn với người đó để điều chỉnh người phụ trách hoặc thời hạn, rồi kiểm tra lại xem gánh nặng công việc đã thay đổi thế nào.
Không cần bó hẹp giá trị của mỗi buổi 1-on-1 vào những kết quả đo được bằng con số. Nhưng nếu cùng một khó khăn được nhắc đi nhắc lại mà không có thông tin nào đến được người có thể thay đổi tình hình, thì nên xem lại cách chuyển vấn đề đến người xử lý trước khi tăng số buổi trao đổi. Với chuyện riêng tư, cần xác nhận mong muốn của người trong cuộc và phạm vi thực sự cần chia sẻ; không đưa nguyên những nội dung đó vào bảng tiến độ.
Ngay cả bảng hữu ích cũng cần ngày xem lại để thu gọn
Đôi khi lý do cần có bảng đã không còn, nhưng yêu cầu cập nhật vẫn tiếp tục. Người phụ trách và đầu mối liên lạc đã rõ, thông tin cũng đã được gửi đến tự động, vậy mà việc nhập tay và các cuộc họp định kỳ từ trước vẫn cứ diễn ra.
Ấn định ngày xem lại ngay khi bắt đầu dùng thử sẽ giúp tránh giữ bảng chỉ vì “ngại người đã làm ra nó”. Trong khi vẫn bảo toàn những hồ sơ cần thiết, có thể cân nhắc giảm tần suất nhập từ hằng ngày xuống mỗi tuần một lần, tự động lấy dữ liệu của các việc thông thường và chỉ kiểm tra trường hợp ngoại lệ, hoặc ngừng đọc lần lượt tất cả công việc trong cuộc họp.
Khi đề xuất ở nơi làm việc, thay vì nói “Bảng này vô ích”, hãy thử hỏi: “Cột này đang dùng cho quyết định nào?”, “Mình có thể thử hai tuần rồi so sánh cả thời gian kiểm tra lẫn thời gian cập nhật không?”, hoặc “Khi tình hình ổn định, mình có thể giảm những mục nhập nào?” Những câu hỏi này giúp cuộc trao đổi đi vào vấn đề cụ thể hơn.
Bảng theo dõi trên Excel có giúp giảm việc? Câu trả lời nằm ở những thay đổi sau khi sử dụng, hơn là mức độ hoàn thiện của file. Những lượt hỏi qua hỏi lại để kiểm tra tình hình giảm xuống. Quyết định từng bị đình lại được đưa ra. Việc chép dữ liệu không cần thiết có thể dừng, trong khi hồ sơ cần giữ vẫn được lưu đầy đủ.
Sau câu hỏi “Chúng ta đã tạo ra cái gì?”, hãy hỏi tiếp đến cùng: “Có việc gì chúng ta không còn phải làm nữa?” So với một bảng có màu sắc đẹp mắt, một bảng chỉ cần mở khi cần có khi lại làm việc chăm chỉ hơn nhiều.
