Jawaban singkat dari satu kasus nyata: permohonannya sudah benar. Setelah menelepon kantor pajak, ternyata penyebabnya adalah kesalahan di sistem mereka sendiri, tepat setelah Jepang mengganti sistem pajak nasionalnya pada 24 September 2026. Cukup satu kali telepon, lalu datang ke loket dengan SIM dan meterai pajak Jepang senilai 400 yen, dan suratnya beres.
Di bawah ini dijelaskan apa yang terjadi, apa yang perlu dibawa, kenapa biayanya bisa 370 yen atau 400 yen, dan apa yang harus dilakukan kalau kamu menerima pesan yang sama.
1. Disuruh "menghubungi kami", tapi tidak dikasih tahu caranya
Surat keterangan bayar pajak diminta lewat e-Tax, sistem pajak online di Jepang.
Pemberitahuan yang datang kurang lebih berbunyi:
"Tidak dapat diterbitkan. Untuk detailnya, silakan hubungi kantor tempat Anda mengajukan permohonan."
Oke. Lalu nomor teleponnya mana?
Di layar ada nomor pengguna, nomor penerimaan, tanggal dan jam, bahkan nama kantor pajak yang menangani. Tapi dua hal yang paling dibutuhkan berikutnya justru tidak ada: kenapa gagal, dan bagaimana menghubungi kantor itu.
Akhirnya, nomor telepon kantor pajak harus dicari sendiri.
2. Surat yang diminta yang mana?
Yang diminta adalah surat keterangan bayar pajak tipe 3-2 untuk perorangan.
Surat ini menyatakan bahwa kamu tidak punya tunggakan pajak penghasilan dan pajak penghasilan khusus untuk pemulihan bencana, serta pajak konsumsi dan pajak konsumsi daerah.
Jadi tidak ada perhitungan pajak ulang. Yang diminta cuma konfirmasi resmi: "Orang ini tidak punya utang untuk pajak-pajak ini, kan?"
Kalau jawabannya cuma "tidak dapat diterbitkan", kebanyakan orang langsung menyalahkan diri sendiri:
- Apa ada isian yang salah?
- Jangan-jangan masih ada pajak yang belum dibayar?
- Apa saya tidak berhak mengajukan?
- Apa ada lampiran yang kurang?
Ternyata bukan semua itu. Lewat telepon, kantor pajak menjelaskan bahwa permohonan tidak bisa diproses karena kesalahan sistem, dan pemberitahuan gagal itu terkirim secara otomatis.
Kamu tidak salah apa-apa, yang tersandung sistemnya, tapi pesannya membuat kamu memeriksa diri sendiri duluan.
3. Penyebabnya: pas di minggu pergantian sistem pajak
Ini bukan sekadar sial di satu layar.
Badan Pajak Nasional Jepang mengumumkan bahwa sistem pajak nasional diganti pada 24 September 2026.
Pengumuman resmi di hari yang sama menyebutkan bahwa sistem yang dipakai di loket kantor pajak tidak berjalan dengan baik, sehingga urusan seperti pembayaran tunai dan penerbitan surat keterangan bayar pajak memakan waktu cukup lama. Disebutkan juga bahwa surat yang diminta lewat e-Tax pun tidak bisa langsung diterbitkan, dan penerbitan surat keterangan versi elektronik dihentikan sementara.
Pada 25 September, sebagian fitur e-Tax tidak bisa dipakai. Pada 28 September, badan itu mengumumkan bahwa pembaruan program e-Tax yang dirilis tanggal 24 tidak terbaca dengan benar, dan sudah diperbaiki.
Jadi tidak bisa dipastikan apakah kesalahan dalam kasus ini penyebabnya sama persis dengan salah satu masalah tersebut.
Yang pasti adalah waktunya: permohonan dibuat tepat setelah pergantian sistem besar-besaran, saat badan itu sendiri sedang mengumumkan beberapa gangguan dan keterlambatan penerbitan surat.
Saat dicek pada 29 September 2026, halaman depan e-Tax masih menampilkan pengumuman penting soal keterlambatan di loket kantor pajak.
Lucunya, saat komputer sedang macet, lewat telepon dibilang loketnya "tidak terlalu ramai".
4. Solusinya: datang langsung ke loket kantor pajak
Setelah penyebabnya dipastikan lewat telepon, sarannya sederhana: kalau masih butuh suratnya, datang saja ke kantor pajak setempat.
Untuk kasus ini, petugas meminta membawa:
- SIM untuk bukti identitas
- meterai pajak senilai 400 yen untuk 1 lembar
Petugas juga bilang, membeli meterai 400 yen lebih dulu, misalnya di kantor pos, akan menghemat waktu.
Niatnya pakai jalur online supaya tidak perlu datang, tapi ujungnya cara paling bisa diandalkan tetap yang klasik: kertas, kartu identitas, dan petugas di balik loket.
5. Di kantor pajak: langsung antrean pertama
Begitu sampai di kantor pajak, tidak ada seorang pun yang menunggu di loket. Langsung giliran pertama.
Dengan pengumuman resmi soal keterlambatan di loket setelah pergantian sistem besar, rasanya wajar kalau harus menunggu. Tapi setidaknya saat itu tidak ada antrean sama sekali, dan kelihatannya akan selesai jauh lebih cepat dari perkiraan.
Lewat online, perlu pesan gagal, mencari nomor telepon, lalu menelepon. Datang langsung, bisa langsung dilayani. Kali ini antrean manusia lebih pendek daripada antrean di dalam komputer.
Surat ini dibutuhkan untuk verifikasi bisnis di Meta. Di kolom "tujuan penggunaan" pada formulir, cara paling mudah adalah menulis tujuan itu apa adanya, supaya pihak penerima tahu dokumen ini untuk apa.
6. "SIM + 400 yen" bukan aturan yang berlaku di semua tempat
Bagian ini penting.
Saran membawa SIM dan meterai adalah arahan satu kantor pajak kepada orang ini lewat telepon.
Untuk permohonan biasa di atas kertas di loket kantor pajak, Badan Pajak Nasional mencantumkan:
- formulir permohonan surat keterangan bayar pajak yang sudah diisi
- biaya, dibayar dengan meterai pajak atau tunai
- kartu My Number
- kalau tidak punya kartu My Number: dokumen identitas ditambah dokumen yang menunjukkan nomor My Number
- surat kuasa kalau diwakilkan orang lain
Jadi "cukup bawa SIM" bukan saran yang aman untuk semua kantor.
Bisa jadi arahan di sini lebih sederhana karena kantor itu sudah melihat permohonan e-Tax dan data kasusnya.
Paling aman, telepon dulu kantor pajakmu sebelum datang.
7. 400 yen atau 370 yen? Dua-duanya benar
Biayanya juga gampang bikin bingung.
Menurut panduan resmi saat ini, surat tipe 3 dan tipe 4 (termasuk tipe 3-2 dan 3-3) biayanya:
- 370 yen per lembar kalau diminta lewat e-Tax
- 400 yen per lembar kalau diminta di atas kertas di loket kantor pajak
Jadi "tipe 3-2 harganya 400 yen" dan "harganya 370 yen" sama-sama hanya setengah benar. Tergantung cara mengajukannya.
Kalau e-Tax gagal lalu kamu pindah ke permohonan kertas di loket, seperti kasus ini, biayanya 400 yen.
Kalau bayar pakai meterai pajak, jangan dicap atau ditandai sendiri. Badan Pajak Nasional jelas menyebutkan meterai yang sudah dicap tidak berlaku.
Niatnya membantu dengan mengecap, malah 400 yen hangus. Bawa saja apa adanya.
8. Kalau menerima pesan yang sama, lakukan ini
- Jangan langsung menganggap kamu yang salah.
- Telepon kantor pajak yang tertulis di pemberitahuan. Siapkan nomor penerimaan dan data lain dari layar, lalu tanyakan kenapa suratnya tidak bisa diterbitkan.
- Kalau ternyata kesalahan sistem, mengajukan di loket bisa lebih cepat daripada mengirim permohonan yang sama berulang-ulang.
- Sebelum datang, tanyakan lewat telepon apa saja yang harus dibawa. Aturan umumnya kartu My Number, atau dokumen identitas ditambah dokumen nomor My Number; untuk permohonan kertas, surat tipe 3 biayanya 400 yen per lembar.
- Kalau diminta membeli meterai pajak dulu, beli di kantor pos atau tempat lain dan bawa tanpa diapa-apakan. Jangan dicap sendiri.
- Saat ada pergantian sistem besar, seperti akhir September 2026, cek dulu pengumuman gangguan dan keterlambatan dari Badan Pajak Nasional sebelum berangkat.
9. Yang seharusnya ditulis di layar error
Gangguan sistem pasti bisa terjadi. Setelah pergantian sistem sebesar itu, berharap nol masalah memang tidak realistis.
Yang penting adalah apa yang ditampilkan layar saat ada yang rusak. Paling tidak, layar seharusnya menunjukkan:
- Jenis masalahnya: kesalahan di permohonanmu atau kesalahan di sistem.
- Langkah berikutnya: coba lagi, tunggu, atau hubungi kantor pajak.
- Cara menghubungi: kalau bisa menampilkan nama kantor pajak, nomor teleponnya juga bisa.
- Tautan ke pengumuman resmi soal gangguan, terutama tepat setelah pergantian sistem.
Pesan yang sekarang memasukkan semuanya ke "hubungi kantor untuk detailnya", meskipun yang salah sistemnya. Kurang lebih artinya: "Gagal. Kami tidak bilang kenapa. Silakan telepon sendiri."
Kerusakan di dalam sistem seharusnya tidak berubah jadi tugas mencari nomor telepon bagi pengguna.
Pada akhirnya, tidak ada yang perlu diisi ulang dan tidak ada pajak yang perlu dicek. Cukup satu kali telepon. Kalau layarnya bisa menampilkan nomor penerimaan 12 digit lebih, pasti masih muat untuk nomor telepon sekitar 10 digit.
Sumber resmi
- Badan Pajak Nasional: cara meminta surat keterangan bayar pajak
https://www.nta.go.jp/taxes/nozei/nozei-shomei/01.htm - e-Tax: permohonan surat keterangan bayar pajak
https://www.e-tax.nta.go.jp/tetsuzuki/shomei_index.htm - Badan Pajak Nasional: keterlambatan layanan di loket kantor pajak
https://www.nta.go.jp/files/000041014.pdf - e-Tax: sebagian layanan e-Tax tidak bisa dipakai
https://www.e-tax.nta.go.jp/topics/2026/topics_20260925_mentenansu.htm - e-Tax: perbaikan masalah pada program e-Tax
https://www.e-tax.nta.go.jp/topics/2026/topics_20260928_e-taxsoft.htm - Badan Pajak Nasional: pergantian sistem pajak nasional
https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/sodan/system.htm
Catatan
Nomor pengguna, nomor penerimaan, nama kantor pajak, alamat, nomor telepon, dan nama sudah dihapus. Bahwa ini kesalahan sistem berasal dari konfirmasi langsung orang tersebut lewat telepon ke kantor pajak; tulisan ini tidak menyatakan penyebab teknisnya sama dengan gangguan yang diumumkan badan pajak. Biaya dan barang yang dibawa mengikuti informasi resmi per 29 September 2026, dipisahkan dari arahan yang diberikan lewat telepon.
