Ketika pekerjaan yang kemarin disetujui hari ini dianggap salah, yang melelahkan bukan hanya mengerjakannya ulang. Kamu juga harus menebak aturan mana yang masih berlaku. Langkah awal yang bisa dicoba adalah mencatat hasil yang diminta, siapa yang menyetujui, serta dampak perubahan terhadap tenggat dan pekerjaan lain.
Perubahan memang bagian dari pekerjaan. Masalah muncul ketika perubahan tidak diakui sebagai perubahan, lalu orang yang mengikuti kesepakatan sebelumnya justru dianggap salah memahami tugas. Namun, perubahan instruksi saja tidak membuktikan bahwa penyebabnya suasana hati atau niat buruk. Percakapan dan catatan berikut adalah contoh rekaan yang bisa disesuaikan.
Satu tugas berubah menjadi dua pekerjaan
Bayangkan contoh rekaan: kamu diminta menyiapkan lembar informasi untuk rekan sekantor.
- Senin: “Singkat saja. Cukup poin-poin utamanya.”
- Selasa: Kamu menyerahkan versi ringkas, lalu pemberi tugas menyetujuinya.
- Rabu: “Latar belakangnya mana? Kenapa tidak dimasukkan?”
Merevisi dokumen itu pekerjaan tambahan. Tetapi ketika keputusan sebelumnya dianggap sebagai kekeliruanmu, muncul beban lain. Pada tugas berikutnya, kamu mungkin mencari latar belakang yang tidak diminta, lalu malah ditegur karena hasilnya terlalu panjang. Patokan untuk memperbaiki pekerjaan terus bergeser.
Bekerja pun berubah menjadi permainan menebak suasana hati. Kamu bisa mengamatinya seperti prakiraan cuaca, tetapi itu tetap tidak memberi kepastian tentang instruksi besok.
Mengapa rasanya lebih berat daripada jumlah tugasnya?
Ada dua ketidakjelasan yang perlu diperhatikan.
Pertama, kamu tidak tahu kapan pekerjaan dianggap selesai. Jika kriteria hasil dan pihak yang menyetujui tidak jelas, menyerahkan pekerjaan pun belum tentu membuatmu lega.
Kedua, tanggung jawab bisa bertambah tanpa diikuti wewenang mengambil keputusan. Jika diminta bekerja lebih cepat sekaligus lebih teliti, harus ada yang menentukan prioritas. Menambah usaha saja tidak menyelesaikan benturan itu.
Model tuntutan dan sumber daya kerja, atau Job Demands-Resources (JD-R), melihat tuntutan pekerjaan bersama sumber daya seperti keleluasaan mengambil keputusan, informasi, dukungan, dan kejelasan peran. Kerangka ini membantu meninjau kondisi kerja. Adanya dukungan tidak berarti tuntutan bisa ditambah tanpa batas. Panduan Schaufeli menjelaskan penerapannya.
Dalam ICD-11, WHO menggolongkan burnout sebagai fenomena terkait pekerjaan, bukan penyakit. Definisinya berkaitan dengan stres kerja kronis yang tidak berhasil dikelola. Perubahan instruksi saja tidak cukup untuk menegakkan diagnosis atau menyimpulkan bahwa pekerjaan adalah satu-satunya penyebab gangguan kesehatan.
Catat tiga hal sebelum mulai
Tidak perlu membuat notulen panjang setiap kali mendapat tugas. Mulai dari tiga pertanyaan:
- Hasil akhirnya seperti apa? Apa tujuannya, apa yang wajib ada, dan apa yang tidak termasuk tugas kali ini?
- Siapa yang menyetujui? Persetujuan siapa yang menjadi dasar untuk melanjutkan? Apakah masih ada pemeriksaan lain?
- Kapan selesai dan mana yang didahulukan? Apa tenggatnya, dan bagaimana urutannya dibanding tugas lain?
Untuk permintaan hari Senin, konfirmasi singkatnya bisa berbunyi: “Satu halaman berisi poin utama, tanpa bagian latar belakang. Diserahkan Selasa, dengan persetujuan dari pemberi tugas.” Mintalah jawaban untuk hal penting yang belum jelas. Mengirim rangkuman pemahamanmu tidak sama dengan mendapat persetujuan.
Saat latar belakang diminta pada Rabu, sebutkan perubahan dan dampaknya:
“Apakah berarti bagian latar belakang juga diperlukan? Jika ditambahkan ke versi Selasa, perkiraan selesai menjadi Kamis. Apakah revisi ini perlu didahulukan daripada tugas saya yang lain?”
Tujuannya membuat tambahan pekerjaan, waktu, dan prioritas terlihat. Jika pemberi tugas tidak berwenang memutuskan, sepakati siapa yang perlu dimintai konfirmasi.
Perubahan belakangan bisa punya alasan yang masuk akal
Perubahan peraturan, informasi baru dari pelanggan, masalah keselamatan, atau kesalahan yang baru ditemukan bisa membuat revisi diperlukan. Persetujuan sebelumnya tidak menghapus kebutuhan itu.
Bedakan tiga keadaan berikut:
- Ada informasi baru: Perbarui ketentuan pekerjaan dan catat alasannya.
- Ada ketentuan lama yang terlewat atau salah dipahami: Perbaiki kekurangannya dan tinjau proses pengecekan, termasuk bagian yang menjadi tanggung jawabmu.
- Keinginan berubah: Sepakati arah baru dan prioritasnya.
Kalau belum jelas, tanyakan: “Apakah ini bagian dari instruksi awal yang saya lewatkan, atau ketentuan yang baru ditambahkan?” Catatan membantu menyamakan pemahaman, bukan otomatis membebaskanmu dari tanggung jawab.
Catatan perubahan cukup memuat ketentuan lama, ketentuan baru, alasan, dampak terhadap tugas dan tenggat, serta pihak yang mengonfirmasi. Simpan di tempat yang diizinkan perusahaan dan bagikan kepada pihak terkait. Jangan memindahkan data pribadi atau informasi rahasia kantor ke penyimpanan pribadi.
Tinggalkan petunjuk untuk kembali setelah terputus
Telepon atau permintaan mendadak juga bisa menyita waktu setelah urusannya selesai. Bayangkan meja kerja di dalam kepala: ada sumber yang sedang dicek, kalimat yang hendak ditulis, dan pertanyaan yang belum terjawab. Setelah perhatian beralih, kamu mungkin harus menata semuanya lagi. Itulah biaya untuk mulai kembali, berupa waktu dan tenaga.
Dalam eksperimen singkat berupa simulasi tugas email, peserta melaporkan stres lebih tinggi saat disela. Waktu pengerjaan di luar waktu menangani gangguan justru lebih singkat. Penelitian ini tidak mengukur langsung waktu untuk mulai kembali, dampak kesehatan jangka panjang, atau efektivitas catatan pengingat. Ini adalah penelitian Mark, Gudith, dan Klocke (2008).
Jika memungkinkan, tinggalkan satu baris sebelum berpindah tugas:
“Lanjut di halaman tiga. Sumber angka pada kolom B belum dicek. Setelah itu, kirim versi terbaru.”
Cobalah sebagai petunjuk: mulai dari mana, apa yang belum jelas, dan apa langkah berikutnya. Jangan menunda penanganan urusan mendesak demi menulis catatan. Jika gangguan terlalu sering, bicarakan pembagian tugas menerima telepon, kriteria urusan mendesak, atau waktu khusus untuk pertanyaan, sambil tetap menjaga kewajiban kerja dan keselamatan.
Bedakan keputusanmu dan keputusan yang perlu dikoordinasikan
Kalau cara mengerjakan tugas memang diserahkan kepadamu, gunakan keleluasaan itu. Namun, keputusan yang mengubah biaya, tenggat, atau pekerjaan orang lain perlu dibicarakan dengan pihak yang berwenang dan yang terdampak.
“Bagian ini bisa saya lanjutkan. Dengan tambahan tadi, tugas A diperkirakan mundur satu hari. Mohon konfirmasi mana yang perlu didahulukan.”
Lanjutkan bagian yang menjadi wewenangmu. Untuk keputusan yang belum dijawab, konfirmasikan lagi sebelum tenggat terancam. Pembahasan lebih rinci ada dalam artikel tentang memperjelas wewenang keputusan dan batas tanggung jawab.
Jika patokan terus berubah meski catatan sudah dibagikan, sampaikan kejadian konkret dan dampaknya pada pekerjaan kepada atasan yang tepat atau bagian SDM. Perubahan tugas atau tempat kerja bisa menjadi pilihan dengan mempertimbangkan kebutuhan hidup dan kondisi keuangan. Jika kesehatan terus terganggu, pertimbangkan bantuan tenaga kesehatan atau layanan kesehatan kerja.
Suasana hati bukan panduan kerja
Mulai dari satu tugas yang sedang dikerjakan: apa hasilnya, siapa yang menyetujui, dan kapan tenggatnya? Saat permintaan berubah, catat tambahan pekerjaan serta dampaknya pada waktu dan prioritas. Perbaiki kesalahpahamanmu sendiri, dan perlakukan ketentuan yang baru ditambahkan sebagai perubahan.
Persetujuan kemarin tidak menjamin revisi tidak akan diperlukan. Tetapi fakta bahwa persetujuan itu pernah diberikan tetap boleh tercatat. Tujuannya agar energi kembali dipakai untuk menyelesaikan pekerjaan, dengan lebih sedikit putaran permainan menebak suasana hati.
Referensi (3)
- World Health Organization (2019), “Burn-out an occupational phenomenon: International Classification of Diseases”. Sumber
- Wilmar B. Schaufeli (2017), “Applying the Job Demands-Resources model: A how to guide to measuring and tackling work engagement and burnout”. Sumber
- Gloria Mark, Daniela Gudith, dan Ulrich Klocke (2008), “The Cost of Interrupted Work: More Speed and Stress”. Sumber
