보고서를 쓰는데 전화가 울린다. “새 서비스 소개 좀 드리려고요.” 또 영업전화다. 끊으려는데 누군가 말한다. “무슨 제안인지 끝까지 들어 봐!”
15분 토론 끝에 도입 계획은 여전히 없다. 보고서도 제자리다. 영업사원과의 말싸움에서 이겼지만 경험치는 0.
중요한 전화까지 막자는 얘기는 아니다
거래처의 긴급 연락이나 약속한 회신은 받아야 한다. 다만 처음 걸려 온 영업전화를 매번 업무 담당자에게 넘길 이유는 없다. 접수 단계에서 용건을 묻고, 실제로 필요한 연락만 담당자에게 연결하면 된다.
핵심은 '전화를 안 받는 조직'이 아니라 중요한 전화가 제때 도착하는 조직이다.
통화 3분이 손실 3분으로 끝나지 않을 때
전화를 끊고 문서를 다시 읽는다. “어디까지 했더라?”라는 시간이 붙는다. 업무 중단 후 복귀에 관한 연구도 이런 부담을 다룬다. 그렇다고 모든 전화가 반드시 같은 손실을 만든다는 뜻은 아니다.
불필요한 통화가 연간 100시간이라면 8시간 근무일로 12.5일이다. 특정 회사의 실측치가 아닌 가정이다. 개선 효과를 보려면 통화 시간과 중단 횟수를 실제로 세어야 한다.
사람을 다그치기 전에 접수 방식을 바꾸자
우선 긴급 연락과 예약된 통화를 구분한다. 일반 영업전화는 대표번호, 음성메시지나 이메일로 용건을 남기게 한다. 실제로 필요한 전화가 누락되지 않는지도 확인한다.
살 계획이 없다면 “현재 검토하지 않습니다. 영업 전화는 삼가 주세요”로 마무리하면 된다. 관심이 있다면 자료를 받아 나중에 비교하자. 필요 없는 영업을 15분간 논파할 필요는 없다.
진짜 상대는 전화 건 사람이 아니라, 벨소리마다 업무를 멈추게 하는 규칙이다.
