Buổi sáng lo việc của mình. Trưa hướng dẫn nhân viên mới. Chiều sửa lỗi giúp đồng nghiệp. Sắp về thì quản lý nhắn: “Em sửa lại báo cáo nhé.”
Càng đáng tin, một người càng dễ được giao thêm việc. Công ty khen đó là tinh thần trách nhiệm. Người trong cuộc chỉ thấy ngày làm việc kéo dài mãi.
Đây là tình huống giả định ghép từ những vấn đề thường gặp, không phải chuyện của một công ty cụ thể.
Thêm việc hướng dẫn, nhưng việc cũ vẫn nguyên
Người có kinh nghiệm giải đáp thắc mắc, kiểm tra kết quả và cứu những việc sắp trễ. Nhờ họ mà cả nhóm vẫn kịp tiến độ.
Nhưng thời gian hướng dẫn không được tính vào kế hoạch. Khi công việc mới xuất hiện mà việc cũ không giảm, phần chênh lệch thường biến thành giờ làm muộn.
Khen “em là trưởng nhóm tốt” không tạo thêm thời gian cho một ngày.
“Tự quyết đi” nhưng đáp án lại có sau khi làm xong
Quản lý bảo “em tự chọn cách làm”. Đến khi hoàn thành lại hỏi “sao không hỏi anh trước?”. Lần sau hỏi từ đầu thì bị nói “việc này cũng phải hỏi à?”.
Như thế, nhân viên không được rèn khả năng quyết định. Họ chỉ học cách đoán ý người quản lý.
Trước khi giao việc, nên nói rõ kết quả cần có, việc gì nhân viên tự quyết được và khi nào cần bàn lại. Sau đó mới để họ chọn cách làm.
Khi người hay giúp nghỉ việc, gánh nặng mới lộ ra
Người lâu năm thường nhìn thấy lỗi trước khi nó gây rắc rối và âm thầm xử lý. Vì vậy, từ bên ngoài, nhóm vẫn có vẻ hoạt động tốt.
Khi người ấy chuyển bộ phận hoặc nghỉ việc, những việc từng được giải quyết trong im lặng bỗng xuất hiện. Người ở lại phải gánh tiếp. Nhân viên nghỉ việc vì nhiều lý do, nhưng đây là một gánh nặng có thể giảm.
Chia lại việc trước khi yêu cầu thêm cố gắng
Hãy tính cả giờ dạy người mới và sửa lỗi. Thêm nhiệm vụ mới thì nói rõ nhiệm vụ nào được giảm hoặc lùi. Phân biệt việc nhân viên được tự quyết với việc cần hỏi quản lý. Nếu lỗi lặp lại, hãy sửa cách làm việc chứ đừng chỉ trách một người.
Nhân viên vẫn phải báo cáo và chịu trách nhiệm về quyết định của mình. Nhưng không thể đòi họ chịu toàn bộ kết quả khi không trao thời gian và quyền quyết định.
Một câu hỏi hữu ích: “Nếu em nhận thêm việc này, việc nào có thể để sau?”
Một nhóm tốt phải vận hành được khi người nhiệt tình nhất nghỉ phép. Nếu không, có lẽ cả nhóm đang dùng một người làm pin dự phòng.
