Masih bisa menjawab poin pertama, tetapi buntu pada poin kedua dan ketiga
Kritik pertama masih bisa kamu pahami. Saat mendengarkan poin kedua sambil memikirkan bagian yang perlu diperbaiki, poin ketiga sudah datang. Lalu ditambah lagi, “Memangnya kenapa dari awal kamu membuatnya seperti ini?”
“Eh, eh, eh…” Kamu tidak tahu harus menjawab yang mana dulu. Setelah melihatnya lagi dengan tenang, kamu sebenarnya bisa menjelaskan. Namun, pada saat itu kata-katanya tidak keluar. Pengalaman seperti ini bisa membuatmu menyimpulkan, “Aku memang tidak bisa berpikir dan merespons secara spontan.”
Padahal, saat mengobrol santai kamu bisa menanggapi perkataan orang lain, mengganti perumpamaan di tengah penjelasan, atau bertanya ketika berbicara dengan orang yang berbeda. Jika ada perbedaan antarsituasi, perbedaan itu bisa menjadi petunjuk untuk ditinjau. Satu momen ketika kamu kesulitan bicara tidak harus menjadi penilaian atas seluruh kemampuanmu dalam merespons.
Di sisi lain, penyebabnya juga tidak bisa langsung dipastikan sebagai “bukan kurang mampu, melainkan reaksi pertahanan otak.” Ada beberapa kondisi yang perlu diperiksa: ketegangan, kelelahan, tidur, persiapan, tingkat kesulitan pekerjaan, pengetahuan dan pengalaman, serta cara orang lain berbicara kepadamu.
Jadi, sebelum memikirkan cara agar otak bekerja lebih cepat, coba perhatikan kondisi apa saja yang bertumpuk hingga menyulitkanmu menjawab, dan bagaimana menghadapinya satu per satu.
Yang menyulitkan adalah tidak tahu jawaban seperti apa yang dianggap benar
Masukan juga bisa membantu pekerjaan berjalan. “Tujuan kita kali ini adalah ini.” “Penjelasan ini masih kurang.” “Perbaiki bagian ini dulu.” “Kalau kondisinya seperti ini, pilih A; kalau tidak, pilih B.” “Kalau ragu, tanyakan pada tahap ini.” Informasi yang konkret memberi titik awal untuk bertanya, sekalipun masih ada hal yang belum sepenuhnya kamu setujui.
Yang menyulitkan adalah ketika “Salah” dan “Itu juga salah” terus diucapkan, sementara syarat yang harus dipenuhi tidak jelas. Kamu mengajukan A, lalu ditolak. Kamu mengubahnya menjadi B, lalu ada syarat baru yang ditambahkan. Saat menjadi C, kamu malah ditanya, “Kenapa tidak dari awal seperti itu?” Rasanya bukan sedang diberi tahu jawaban yang benar, melainkan mengikuti kuis untuk menebak jawaban yang ada di kepala orang lain.
Perubahan syarat memang bisa terjadi dalam pekerjaan. Jika ada keadaan baru yang diketahui, perbaikan mungkin diperlukan. Namun, ketika tidak dijelaskan apa yang berubah dan bagaimana keputusan sebelumnya harus dipandang, pengalaman yang tertinggal bagi penerima masukan bisa hanya, “Setiap kali, aku selalu dibilang salah.”
Terasa keras atau tidaknya suatu masukan bukan satu-satunya penentu apakah isinya baik. Ada perbaikan yang memang perlu dilakukan meskipun disampaikan dengan tegas. Sebaliknya, adanya perbaikan yang diperlukan tidak membenarkan bentakan atau serangan pribadi. Isi yang perlu diperbaiki dan masalah cara penyampaiannya bisa dibahas secara terpisah.
Mungkin ada tujuh pekerjaan yang sedang kamu kerjakan sekaligus di kepala
Saat menerima kritik, apakah kamu berusaha melakukan semua hal berikut sekaligus?
- Mengingat poin pertama
- Memahami poin kedua
- Memikirkan mana yang harus diperbaiki lebih dulu
- Membaca suasana hati lawan bicara
- Mencari kata-kata yang tidak terdengar seperti membantah
- Memastikan batas tanggung jawab yang kamu terima
- Menentukan tindakan selanjutnya
Kalau begitu, yang kamu pikirkan bukan hanya perbaikan dokumen. Upaya menjaga percakapan tetap berjalan dan keputusan terkait pekerjaan menumpuk di tempat yang sama.
Fungsi untuk menyimpan sementara sekaligus mengolah informasi disebut memori kerja. Bayangan tentang sebuah meja kerja kecil di dalam kepala bisa membantu menjelaskannya. Namun, meja itu hanyalah perumpamaan. Bukan berarti dalam situasi ini sudah diukur berapa persen kapasitas otak berkurang, atau sudah diketahui bahwa semuanya habis digunakan untuk bertahan.
Meta-analisis Shields dan rekan-rekan pada 2016 menggabungkan penelitian yang memunculkan stres akut secara eksperimental. Secara rata-rata, hasilnya menunjukkan kecenderungan penurunan kemampuan untuk menyimpan dan mengolah informasi sementara serta beralih cara berpikir. Namun, tidak semua fungsi kognitif menurun dengan cara yang sama.
Temuan ini memberi latar belakang bahwa situasi yang menegangkan dapat berkaitan dengan mudah atau sulitnya kita berpikir. Penelitian itu tidak mendiagnosis penyebab setiap orang yang kehilangan kata-kata di tempat kerja, dan tidak membuktikan bahwa kemampuan orang tersebut sama sekali tidak bermasalah. Daripada menganggap “otakku benar-benar berhenti,” mungkin lebih mudah menentukan langkah berikutnya dengan bertanya, “Bisakah aku mengurangi hal-hal yang sedang kutangani bersamaan?”
Lengkapi bagian yang hilang antara “Pikirkan sendiri” dan “Jangan langsung jalan tanpa bertanya”
“Pikirkan sendiri. Tapi jangan langsung jalan tanpa bertanya.” “Konfirmasikan dulu. Tapi jangan tanya sekarang.” “Cepat serahkan. Tapi jangan yang masih berantakan.” Saat tuntutan seperti ini bertumpuk, rasanya bisa seperti apa pun yang kamu lakukan akan mendapat teguran.
Namun, tuntutan-tuntutan itu tidak selalu saling bertentangan. “Susun usulannya sendiri, lalu minta persetujuan sebelum menjalankannya.” “Sekarang saya sedang rapat, jadi bawa pada jadwal pengecekan sore.” “Kirim dulu rancangan yang sudah memenuhi hal-hal wajib.” Jika kondisi tersebut jelas, kamu bisa memilih tindakan.
Yang perlu dilengkapi adalah ketentuan di antara kedua tuntutan itu. Apa yang boleh kamu putuskan sendiri? Standar apa yang tetap wajib dipenuhi meskipun waktunya mendesak? Kapan, kepada siapa, dan lewat cara apa pertanyaan disampaikan? Pekerjaan apa yang boleh diteruskan sambil menunggu jawaban?
Dalam penelitian, keadaan ketika seseorang tidak tahu apa yang diharapkan darinya disebut ambiguitas peran. Menerima tuntutan yang tidak mungkin dipenuhi secara bersamaan disebut konflik peran. Daripada menghafal istilahnya, lebih berguna membedakan apakah kesulitanmu terjadi karena “penjelasannya kurang” atau karena “syarat-syaratnya saling bertentangan.”
Penelitian Mañas dan rekan-rekan pada 2018 di sebuah perusahaan jasa melaporkan hubungan antara iklim kerja dengan peran yang tidak jelas dan rendahnya keterlibatan emosional dalam pekerjaan serta kerja sama di luar tugas yang ditetapkan. Namun, survei itu dilakukan pada satu titik waktu, sehingga tidak memastikan bahwa ketidakjelasan tersebut adalah penyebabnya. Penelitian itu juga tidak menguji semua bentuk instruksi yang bertentangan atau pikiran yang mendadak buntu saat percakapan.
Bisa bertanya tidak berarti tidak pernah menerima koreksi
Sekadar mengatakan “Saya belum mengerti,” “Bagian ini membuat saya khawatir,” atau “Saya ingin memastikan dulu” bisa terasa seperti akan mengundang penilaian buruk atas kemampuan atau kepribadianmu. Dalam keadaan itu, bertanya saja sudah menjadi beban tambahan di luar pekerjaan itu sendiri.
Keamanan psikologis adalah keyakinan bersama dalam tim bahwa seseorang aman untuk mengambil risiko dalam hubungan antarpribadi, misalnya mengajukan pertanyaan atau menyampaikan kekhawatiran. Penelitian Edmondson pada 1999 terhadap 51 tim di sebuah perusahaan manufaktur melaporkan hubungan antara keamanan psikologis dan perilaku belajar. Sekali lagi, ini bukan jaminan bahwa hasil yang sama akan terjadi di setiap tempat kerja.
Merasa aman untuk bertanya tidak berarti bebas dari semua kritik atau tanggung jawab. Menyambut pertanyaan dan menyampaikan secara spesifik kekurangan hasil kerja bisa dilakukan bersamaan. Apakah percakapannya berhenti pada “Itu salah,” atau bisa berlanjut ke “Apa yang salah, dan apa yang perlu kita pastikan selanjutnya?” Perbedaan itulah yang perlu diperhatikan.
Alasan orang menahan diri untuk bertanya juga berbeda-beda. Daripada menyimpulkan “Dia diam, berarti tidak punya inisiatif” atau “Karena atasan ini, semua orang tidak bisa belajar,” periksa apakah benar-benar tersedia waktu dan cara untuk bertanya serta kesempatan memperlihatkan rancangan yang masih dikerjakan.
Bagi hal-hal yang belum jelas menjadi delapan poin
Ketika pekerjaan yang sama terus harus diulang, sebelum mencari jawaban yang benar hanya di dalam kepala, coba tuliskan hal-hal berikut di kertas atau catatan kerja yang diizinkan.
- Tujuan: Untuk apa pekerjaan ini dilakukan?
- Syarat selesai: Apa yang harus terpenuhi agar tahap ini dianggap selesai?
- Prioritas: Dari beberapa perbaikan, mana yang harus didahulukan?
- Dasar keputusan: Dalam kondisi apa A atau B dipilih?
- Pengecekan selama proses: Kapan hasilnya perlu diperiksa, dan sejauh apa pekerjaan harus sudah selesai?
- Batas kewenangan: Apa yang boleh kamu putuskan sendiri?
- Hal yang harus dihindari: Apa yang tidak boleh dilakukan, dan standar apa yang tidak boleh dilewati?
- Pengambil keputusan: Siapa yang menentukan keputusan akhir?
Tidak semuanya harus diisi sekaligus. Jika kamu bisa bertanya, “Hari ini, satu hal mana yang harus saya perbaiki lebih dulu?”, itu saja sudah bisa membuat percakapan berikutnya lebih konkret. Jika situasinya begitu tidak jelas sampai kamu tidak bisa menyusun dua pilihan, kamu boleh langsung menanyakan bagian yang belum jelas itu.
Adanya bagian yang kosong bukan bukti bahwa orang lain sengaja menyulitkanmu. Bisa jadi ia sendiri belum memutuskan, atau para pihak yang terlibat belum menyepakati syaratnya. Pisahkan apa yang sudah diketahui, apa yang berubah, dan apa yang belum diputuskan. Ini adalah cara untuk menata persoalan agar hal yang belum diputuskan tidak seluruhnya kamu tanggung sebagai masalah kemampuan diri.
Lima cara merespons saat kritik terus datang
Berikut adalah contoh untuk membantu menata percakapan. Ini bukan metode penanganan yang efektivitasnya dijamin oleh penelitian. Anggaplah sebagai pilihan kalimat yang bisa digunakan jika terasa aman dalam situasi tersebut. Tujuannya bukan mengalahkan lawan bicara dengan jawaban cepat, melainkan mengurangi jumlah persoalan yang harus ditangani sekaligus.
1. Sebutkan dulu apa yang sudah kamu tangkap
“Boleh saya urutkan dulu? Apakah saya memahami dengan benar bahwa poin pertama adalah XX dan poin kedua YY?”
Tidak perlu menunggu sampai memahami semuanya untuk mulai berbicara. Sampaikan bagian yang sudah kamu tangkap. Untuk bagian yang belum dipahami, tanyakan, “Bisa tolong ulangi poin ketiga?” Jika kamu bisa memperlihatkan catatan, perbedaan pemahaman juga mungkin lebih mudah ditemukan.
2. Sebelum memperbaiki semuanya sekaligus, tanyakan satu hal yang harus didahulukan
“Ada beberapa poin yang disampaikan, jadi saya ingin memastikan prioritasnya. Apakah saya sebaiknya memperbaiki XX dulu?”
Jika belum bisa mengusulkan urutannya, cukup bertanya, “Mana yang perlu saya perbaiki pertama?” Pisahkan daftar untuk mengingat semua masukan dari urutan pekerjaan yang akan kamu lakukan sekarang. Pastikan lebih dulu persoalan keselamatan dan hal-hal yang membutuhkan penanganan segera.
3. Jika tidak menjawab seketika, sepakati juga kapan kamu akan memberi jawaban
“Kalau saya langsung menjawab, mungkin ada hal yang perlu diperiksa tetapi terlewat. Saya ingin merapikan catatan dulu sebelum menjawab. Kapan paling lambat saya perlu memberi jawaban?”
Kamu juga bisa mengusulkan sendiri, “Bolehkah saya kembali pukul 15.00 untuk memastikan lagi?” Yang penting adalah membicarakan waktu untuk menata informasi dan pengecekan berikutnya, bukan memendamnya sendiri tanpa bicara atau menunda jawaban tanpa batas. Waktu dalam contoh itu tidak menunjukkan berapa lama seseorang perlu pulih.
4. Sesuaikan cakupan rapat dengan waktu yang tersedia
“Bisakah dalam 30 menit ini kita menetapkan dulu cakupan, jadwal, dan waktu pengecekan, lalu menjadwalkan pembahasan rincian secara terpisah?”
Ini adalah usulan cakupan, bukan pernyataan sepihak untuk menghapus agenda. Sepakati apa yang perlu dibahas sekarang tanpa melewatkan masalah mendesak atau pemeriksaan yang berkaitan dengan keselamatan. Durasi 30 menit pun hanya contoh.
5. Pisahkan dasar keputusan dari kewenangan untuk menjalankannya
“Saya mempertimbangkan pilihan A jika kondisinya XX, dan pilihan B jika kondisinya YY. Boleh kita pastikan syaratnya dan persetujuan siapa yang diperlukan sebelum saya menjalankannya?”
Mengatakan “Kalau salah, nanti saya perbaiki” lalu langsung melanjutkan tidak berarti kamu sudah mendapat persetujuan. Tidak adanya jawaban juga bukan izin. Untuk hal yang melampaui kewenanganmu, sulit dibatalkan, atau menyangkut keselamatan, kerahasiaan, biaya, maupun janji kepada pihak luar, dapatkan persetujuan yang diperlukan sebelum bertindak. Jika jawaban tidak kunjung diperoleh, tanyakan melalui jalur konsultasi yang sudah ditentukan.
Membuat catatan bukan berarti harus terus bertahan
Setelah percakapan, kamu bisa mencatat secara terpisah tanggal dan waktu, hal yang benar-benar diucapkan, perbaikan yang diminta, persoalan yang belum diputuskan, serta dampaknya terhadap pekerjaan. Tafsiran seperti “Rasanya ia sengaja menyulitkan saya” ditulis terpisah dari fakta. Jika syarat berubah, catat juga apa yang berubah dan kapan.
Simpan informasi pekerjaan dan data pribadi hanya di tempat penyimpanan yang diizinkan oleh tempat kerja, dan bagikan hanya kepada pihak yang tepat serta memerlukannya. Artikel ini tidak menyarankan pemindahan informasi tersebut ke layanan cloud pribadi atau AI, maupun mulai merekam percakapan tanpa izin.
Jika ada bentakan, ancaman, atau penghinaan berulang, kamu tidak harus mahir memakai kelima kalimat ini agar bisa terus menahannya. Ada pilihan untuk mengutamakan keselamatan dan menghentikan sementara percakapan, meminta seseorang mendampingi, atau menghubungi atasan lain maupun jalur konsultasi yang dapat dipercaya. Tidak berhasil menyampaikan sesuatu, atau sudah mencoba tetapi keadaan belum membaik, tidak harus kamu anggap sebagai kegagalan pribadi.
Jika tekanan terus berlanjut, kamu tidak bisa tidur, atau pekerjaan dan kehidupan sehari-hari terganggu, kamu bisa berkonsultasi dengan dokter kesehatan kerja, perawat kesehatan kerja atau kesehatan masyarakat, maupun fasilitas kesehatan, alih-alih menentukan penyebabnya hanya dari sebuah artikel. Di Jepang, “Kokoro no Mimi” menyediakan informasi tentang layanan konsultasi dan cara mencari fasilitas kesehatan. Untuk persoalan ketenagakerjaan di tempat kerja, Pusat Konsultasi Ketenagakerjaan Umum milik Kementerian Kesehatan, Tenaga Kerja, dan Kesejahteraan Jepang juga menjadi pilihan konsultasi dari luar tempat kerja. Jika berada di luar Jepang, cari layanan kesehatan kerja, layanan medis, dan konsultasi ketenagakerjaan di wilayahmu.
Jangan jadikan dirimu yang sempat buntu sebagai gambaran seluruh dirimu
Kamu bisa berbicara dalam suasana tenang, tetapi kata-kata tidak keluar saat kritik datang beruntun atau syarat terus ditambahkan belakangan. Jika ada perbedaan itu, kamu boleh melihat secara konkret kondisi apa yang menyulitkanmu, alih-alih berhenti pada kesimpulan “Aku tidak bisa apa-apa.”
Menambah pengetahuan dan pengalaman yang diperlukan bisa dilakukan bersamaan dengan meninjau ketidakjelasan instruksi dan cara percakapan berlangsung. Kamu juga tidak harus menyelesaikan masalah tempat kerja hanya dengan usaha pribadi.
Saat kritik kedua dan ketiga datang lagi, jika situasinya memungkinkan, coba beri jeda dengan mengatakan, “Saya catat dulu. Bagian mana yang sebaiknya kita perbaiki pertama?” Daripada langsung menjawab semuanya, pastikan satu hal yang akan ditangani berikutnya. Itu bisa menjadi satu langkah untuk kembali dari permainan tebak-tebakan di kepala menuju pembicaraan yang konkret tentang pekerjaan.
Referensi (5)
- Shields, Sazma & Yonelinas (2016), “The Effects of Acute Stress on Core Executive Functions: A Meta-Analysis and Comparison with Cortisol.” Meta-analisis eksperimen stres akut. Dampak rata-rata perlu dibedakan dari diagnosis penyebab pada individu. Baca sumber
- Edmondson (1999), “Psychological Safety and Learning Behavior in Work Teams.” Penelitian terhadap 51 tim di sebuah perusahaan manufaktur yang melaporkan hubungan antara keamanan psikologis dan perilaku belajar. Baca sumber
- Mañas dan rekan-rekan (2018), “Consequences of Team Job Demands: Role Ambiguity Climate, Affective Engagement, and Extra-Role Performance.” Survei potong lintang di sebuah perusahaan jasa yang membahas hubungan antara ketidakjelasan peran, perasaan terhadap pekerjaan, dan perilaku kerja sama. Baca sumber
- Kementerian Kesehatan, Tenaga Kerja, dan Kesejahteraan Jepang, “Kokoro no Mimi”: panduan layanan konsultasi. Informasi untuk mencari layanan konsultasi pekerjaan dan kesehatan serta fasilitas kesehatan di Jepang. Baca sumber
- Kementerian Kesehatan, Tenaga Kerja, dan Kesejahteraan Jepang, panduan Pusat Konsultasi Ketenagakerjaan Umum. Layanan konsultasi mengenai persoalan ketenagakerjaan di tempat kerja di Jepang. Baca sumber
