„Die Rückmeldungen kommen zu spät.“ „Dann erstellen wir eine Übersicht zum Arbeitsfortschritt.“ In der nächsten Woche ist die Excel-Tabelle fertig, samt Farbcodierung und Regeln zur Datenüberprüfung. Die Antworten bleiben trotzdem aus. Wer ihnen hinterherläuft, hat jetzt eine zusätzliche Aufgabe: das Datum jeder Erinnerung einzutragen.
Ob die Übersicht geholfen hat, zeigt sich weniger an der fertigen Tabelle als an der Arbeit danach. Ist klarer, wer als Nächstes handeln muss? Werden Entscheidungen schneller getroffen? Und ist die Belastung auch dann geringer, wenn man die Zeit für die Pflege der Tabelle mitrechnet?
Wenn Sie Arbeitsabläufe verbessern sollen oder in einem Unternehmen arbeiten, in dem immer neue Übersichten entstehen, lohnt sich ein Blick auf drei Phasen: vor dem Erstellen, während der Nutzung und dann, wenn die Tabelle ihren Zweck erfüllt hat.
Zuerst an einem einzigen Vorgang prüfen, wo es hakt
Angenommen, eine Aufgabe kann nicht begonnen werden, weil ein Geschäftspartner noch nicht auf eine Frage zu den Spezifikationen geantwortet hat. Die Erklärung „Die Kommunikation dauert zu lange“ hilft wenig dabei, den nächsten Schritt zu wählen. Verfolgen Sie zunächst nur diesen einen Vorgang von der Anfrage bis zu dem Punkt, an dem er ins Stocken geriet.
- Ist die Anfrage beim Empfänger angekommen?
- Hatte er alle Informationen, die er für eine Antwort brauchte?
- Auf wessen Entscheidung wurde gewartet?
- War festgelegt, wer sich als Nächstes meldet und wann?
Wenn niemand wusste, wer zuständig war, und zwei Personen bei derselben Kontaktperson nachhakten, kann eine gemeinsame Übersicht helfen. Hält sie fest, wer den Vorgang betreut, welche Antwort fehlt und was als Nächstes zu tun ist, lassen sich doppelte Arbeit und vergessene Rückfragen verringern.
Vielleicht wartete der Geschäftspartner aber darauf, dass Ihr Unternehmen die Spezifikationen endgültig festlegt. Solange niemand für diese Entscheidung zuständig ist, lässt der tägliche Eintrag „Warten auf Rückmeldung“ noch keinen Entscheidungsträger aus einer Tabellenzelle wachsen. Zuerst muss geklärt werden, wer die Spezifikationen bis wann festlegt und an wen man sich wendet, wenn die Entscheidung nicht getroffen werden kann.
Schließen Sie aus einem einzelnen Vorgang nicht auf die Ursache aller Verzögerungen. Prüfen Sie, ob ähnliche Fälle an derselben Stelle hängen bleiben. Dabei kann die Übersicht ein hilfreiches Werkzeug sein.
Vor jeder neuen Spalte fragen: „Welche Entscheidung ermöglicht diese Information?“
Felder, die nützlich klingen, lassen sich beliebig ergänzen: Fortschritt in Prozent, Kommentar der zuständigen Person, Grund der Verzögerung, Bearbeitungsstand, geprüft durch. Mit jedem Feld wächst auch die Arbeit für diejenigen, die es ausfüllen.
Fragen Sie deshalb bei jeder Spalte: „Wer schaut sich das an, und was ändert diese Person daraufhin?“
Das Feld „Nächster Kontakt am“ dient zum Beispiel dazu, dass die zuständige Person an diesem Tag nachfasst. Der Hinweis „Überfällig“ hilft der Leitung, Prioritäten anzupassen. Wenn solche Entscheidungen ausbleiben und alle jede Woche nur auf die roten Zellen schauen, müssen Sie zuerst klären, wie mit den Informationen gearbeitet wird, bevor Sie sich um die Farben kümmern.
Für den Anfang reichen die Angaben, die tatsächlich gebraucht werden, etwa Vorgang, zuständige Person, Grund des Stillstands, nächste Handlung und Prüftermin. Was nötig ist, hängt allerdings von der Arbeit ab. Manche Aufzeichnungen werden für Qualitätsprüfungen oder Audits benötigt. Löschen Sie Felder deshalb nicht allein, weil ihr Nutzen nicht sofort erkennbar ist. Klären Sie zunächst, welche Abteilungen sie brauchen und welche Aufbewahrungsvorgaben gelten.
Auch wenn Informationen aus einem anderen System abgeschrieben werden sollen, muss klar sein, wessen Prüfaufwand dadurch sinkt und inwiefern. Ein fiktives Beispiel: Zehn Personen übertragen täglich jeweils fünf Minuten lang Daten, damit die Person, die den Überblick behält, fünf Minuten am Tag spart. Möglicherweise wurde die Belastung damit nur an eine andere Stelle verschoben.
Die Veränderung nach der Nutzung vergleichen, statt bei „fertig“ aufzuhören
Halten Sie vor der Einführung in einem Satz fest, was die Tabelle verbessern soll. Zum Beispiel: „Weniger Zeit für die Suche nach Zuständigen bei ausstehenden Rückmeldungen und weniger doppelte Erinnerungen.“
Testen Sie die Übersicht dann beispielsweise zwei Wochen lang und beobachten Sie, wie sich die folgenden Punkte verändern. Zwei Wochen sind nur ein Beispiel. Passen Sie den Testzeitraum daran an, wie lange die Bearbeitung Ihrer Vorgänge dauert.
- Zeit für die Suche nach Zuständigen oder für Nachfragen zum Bearbeitungsstand
- Doppelte Statusanfragen oder Erinnerungen zum selben Vorgang
- Vorgänge mit überschrittener Frist, bei denen trotzdem keine nächste Handlung feststeht
- Zeit für das Eintragen, Korrigieren und Prüfen der Angaben in der Tabelle
Ein weiteres fiktives Beispiel: Vor der Einführung brauchte das gesamte Team allein für Statusabfragen zwei Stunden pro Woche. Danach benötigt es dafür eine Stunde und zusätzlich anderthalb Stunden, um die Tabelle zu aktualisieren. Zusammen dauern diese beiden Tätigkeiten nun dreißig Minuten länger als vorher. Werden dafür wichtige Vorgänge sichtbar, die zuvor übersehen wurden, sollte dieser Nutzen gesondert geprüft werden. Über Qualität und die Vermeidung von Zwischenfällen lässt sich nicht allein anhand des Zeitaufwands urteilen.
Wenn eine genaue Messung schwierig ist, können Sie zunächst bei vergleichbaren Vorgängen die Zahl der Nachfragen zählen oder kurz notieren, in welchen Situationen die Beteiligten Schwierigkeiten hatten. Vergleichen Sie Wochen mit unterschiedlich vielen oder unterschiedlich schwierigen Vorgängen nicht einfach direkt miteinander. Halten Sie auch fest, was noch unklar ist. So unterscheiden Sie die Tatsache, dass eine Tabelle erstellt wurde, von Belegen dafür, dass sich die Arbeit verbessert hat.
Auch nach Besprechungen und Einzelgesprächen muss es weitergehen
Nicht jeder Engpass lässt sich mit einer Tabelle beheben. Eine Entscheidung, an der mehrere Abteilungen beteiligt sind, braucht vielleicht eine Besprechung. Ein Problem, das jemand nur schwer ansprechen kann, wird womöglich erst im Einzelgespräch sichtbar.
Verbinden Sie die gewonnenen Informationen mit einer nächsten Handlung. Nach einer Besprechung sollte feststehen, was beschlossen wurde, wer es umsetzt und wann die Umsetzung überprüft wird. Wenn Freigaben zu lange dauern, klären Sie, an wen man sich wenden kann, falls die freigebende Person abwesend ist. Zeigt sich in einem Einzelgespräch eine ungleiche Arbeitsverteilung, passen Sie Aufgaben oder Fristen in Absprache mit der betroffenen Person an und prüfen Sie später, ob sich ihre Belastung verändert hat.
Der Wert eines Einzelgesprächs muss nicht jedes Mal an messbaren Ergebnissen festgemacht werden. Wenn jedoch immer wieder dasselbe Problem zur Sprache kommt und nichts davon bei jemandem ankommt, der etwas ändern kann, sollten Sie zuerst den Weg zur Bearbeitung des Problems überprüfen, bevor Sie mehr Gespräche ansetzen. Klären Sie bei persönlichen Themen, was die betroffene Person möchte und welche Informationen mit wem geteilt werden müssen. Übertragen Sie solche Gesprächsinhalte nicht einfach in eine Fortschrittsübersicht.
Auch für eine hilfreiche Übersicht einen Termin zum Verschlanken festlegen
Manchmal ist der Anlass für eine Tabelle längst entfallen, die Aufforderungen zur Aktualisierung bleiben aber bestehen. Zuständigkeiten und Kommunikationswege sind geklärt, Informationen treffen automatisch ein, und trotzdem laufen die alten manuellen Einträge und regelmäßigen Besprechungen weiter.
Wenn Sie schon zu Beginn des Tests einen Termin zur Überprüfung festlegen, fällt es leichter, eine Tabelle nicht bloß aus Rücksicht auf die Person zu behalten, die sie erstellt hat. Solange die nötigen Aufzeichnungen erhalten bleiben, können Sie zum Beispiel erwägen, Daten nur noch wöchentlich statt täglich einzutragen, Angaben zu Routinevorgängen automatisch zu übernehmen und nur Ausnahmen zu prüfen oder in Besprechungen nicht mehr jeden einzelnen Vorgang vorzulesen.
Wenn Sie das Thema im Arbeitsalltag ansprechen wollen, fragen Sie lieber: „Für welche Entscheidung nutzen wir diese Spalte?“, „Können wir das zwei Wochen testen und dabei sowohl die Zeit für Rückfragen als auch für die Aktualisierung vergleichen?“ oder „Welche Einträge können wir reduzieren, sobald die Situation stabil ist?“ Damit wird das Gespräch konkreter als mit „Diese Tabelle ist Zeitverschwendung“.
Hat Ihre Excel-Übersicht Arbeit eingespart? Die Antwort liegt weniger darin, wie ausgefeilt die Datei ist, als darin, was sich durch ihre Nutzung verändert. Weniger Hin und Her bei Statusabfragen. Entscheidungen, die nicht länger feststecken. Unnötiges Abschreiben, das entfällt, während die erforderlichen Aufzeichnungen erhalten bleiben.
Nach „Was haben wir erstellt?“ lohnt deshalb auch die Frage: „Was müssen wir jetzt nicht mehr tun?“ Eine Übersicht, die man nur bei Bedarf öffnen muss, arbeitet womöglich fleißiger für Sie als eine Tabelle mit besonders schönen Farben.
