“对方迟迟没有回复。”“那就做张进度管理表吧。”到了下一周，一份颜色分类、输入规则都设置妥当的Excel表格做好了。可回复还是没来。负责人除了催进度，又多了一项“填写催办日期”的工作。
要判断管理表有没有用，与其看做好的表格，不如看使用之后的工作。大家是否更清楚下一步该由谁行动？等待决策的时间是否缩短了？把更新表格的时间也算进去，负担是否真的减轻了？
如果你负责改进工作流程，或是身处一个管理表越做越多的职场，下面这些问题值得在建表之前、使用期间，以及表格完成使命时逐一检查。
先挑一件事，追查它卡在了哪里
比如，有个项目因为没收到合作方对规格的回复，迟迟无法开工。只说“回复太慢”，很难选出下一步该怎么做。不妨只挑这一件事，从发出请求开始，追到工作停住的地方。
- 请求是否已经送达对方？
- 对方回复所需的信息是否齐全？
- 当时在等谁做决定？
- 是否已经确定下次由谁联系、什么时候联系？
如果没人清楚谁负责，结果两个人都在催同一个人，那么一张汇总表就能派上用场。把负责人、等待回复的内容和下一步行动共享出来，就有助于减少重复和遗漏。
但也可能，合作方等的其实是我们公司先确定规格。假如一直没确定谁来拍板，即使负责人每天早上都填上“等待回复”，单元格里也不会长出一个决策者。此时首先需要明确的是：规格由谁、在什么时候确定；如果定不下来，又该找谁商量。
不要只凭一件事的经过，就认定所有项目都是同一个原因。还要看看其他类似的延误，是否也卡在同一处。管理表可以成为帮助查清这些问题的工具。
增加一列之前，先问“这条信息用来做什么决定？”
看起来有用的项目，想加多少都可以：进度百分比、负责人备注、延误原因、处理状态、确认人。每加一项，填写者的工作也会随之增加。
不妨逐列问一句：“谁会看这一列？看完后会改变什么？”
比如，“下次联系日期”是为了让负责人在当天跟进；“已逾期”是为了让责任主管调整优先级。如果这些决定从未发生，大家只是每周看一遍红色单元格，那么在给表格上色之前，应该先确定如何使用这些信息。
最初的表格可以从实际会用到的项目开始，例如事项、负责人、卡住的原因、下一步行动、确认日期。不过，不同工作需要的项目并不相同。还有些记录是为质量检查或审计保留的，所以不能仅仅因为暂时看不出用途就删除，而应先确认哪些部门需要这些记录，以及相应的保存规定。
如果要求大家把其他系统里已有的信息抄过来，也应该说清楚，这究竟能让谁的哪项核查变得更轻松。举个假设的例子：为了给管理人员每天省下5分钟，让10个人每天各花5分钟抄录信息，可能只是把负担转移到了别处。
比较使用后的变化，而不是只看“做完了没有”
启用表格之前，先用一句话说明它要改善什么。比如：“减少查找待回复事项负责人的时间，以及重复催办的情况。”这样写就可以。
然后可以先试用两周，观察以下变化。两周只是试用期的一个例子，应根据实际事项的处理周期调整。
- 查找负责人、询问进展所花的时间
- 针对同一件事重复发出的确认请求或催办
- 已经逾期，却仍未明确下一步行动的事项
- 填写、修改、核对表格所花的时间
假设在使用前，整个团队每周仅确认进展就要花2小时；使用后，确认进展花1小时，更新表格花1.5小时。把这两项工作的时间加起来，反而比使用前多了半小时。不过，如果因此发现了过去会漏掉的重要事项，这部分价值也应该另外核实。不能只凭时间，就判断工作质量或事故预防的效果。
如果很难精确计时，可以先统计同类事项的确认次数，或者简要记录负责人遇到困难的场景。比较不同周次时，不要忽略事项数量或难度的差异，也要写下目前还无法确定的地方。这样才能把“做了表格”这个事实，与“工作有了改善”的证据区分开。
会议和一对一沟通，也要接上后续行动
有些卡点不是靠表格就能解决的。跨部门的决策可能需要开会，当事人不容易主动说出口的困难，也可能直到一对一沟通时才被发现。
要把从中了解到的信息转化为下一步行动。如果是会议，就明确决定了什么、由谁执行、哪天确认。如果发现“审批太慢”，就确定审批人不在时该找谁商量。如果在一对一沟通中发现工作量分配不均，就与当事人商量，调整任务分工或期限，并在之后确认负担有什么变化。
不必把一对一沟通的价值，局限于每次都能用数字衡量的成果。但如果反复听到同样的困难，却始终没有任何信息传到有权作出改变的人那里，那么在增加沟通次数之前，更应该检查问题如何传递、如何得到处理。涉及个人的谈话内容，应先确认当事人的意愿，以及必要的共享范围，不要原封不动地写进进度表。
即使管理表有用，也要定一个精简的时间
有时，原本需要这张表的原因已经消失，更新要求却还留着。负责人和联系渠道都已明确，信息也能自动送达，但旧有的手工输入和例会仍在继续。
在试用开始时就定好复查日期，更容易避免“怕对不起做表的人，所以一直留着”的情况。在保留必要记录的前提下，可以考虑精简：把每天填写改为每周一次；常规事项自动获取信息，只检查例外；或者不再在会议上逐条念完所有事项。
在职场中提出建议时，比起说“这张表没用”，不如问：“这一列用于做什么决定？”“要不要试用两周，把确认和更新所花的时间一起比较一下？”“情况稳定之后，哪些内容可以少填一些？”这样更容易展开具体讨论。
Excel管理表让工作变少了吗？答案不在于文件做得多完善，而在于使用后发生了什么变化：来回确认少了，卡住的决策推进了，必要记录得以保留，多余的抄录可以停止了。
问完“做出了什么”，还应该再问一句：“有哪些事，现在不用做了？”比起配色漂亮的管理表，只在需要时打开就够用的管理表，可能才是真正的干活能手。
