“Komunikasinya terlambat.” “Kalau begitu, kita buat tabel pemantauan progres.” Minggu berikutnya, file Excel sudah jadi, lengkap dengan kode warna dan aturan pengisian. Namun, jawaban yang ditunggu tetap belum datang. Orang yang menangani pekerjaan itu kini bukan hanya harus mengirim pengingat, tetapi juga “mengisi tanggal pengingat dikirim”.
Untuk mengetahui apakah tabel itu berguna, lihat pekerjaan setelah tabel mulai dipakai, bukan sekadar hasil akhirnya. Apakah sekarang jelas siapa yang harus bertindak berikutnya? Apakah waktu menunggu keputusan menjadi lebih singkat? Dan jika waktu untuk memperbarui tabel ikut dihitung, apakah bebannya benar-benar berkurang?
Bagi Anda yang ditugaskan memperbaiki proses kerja atau bekerja di tempat yang terus menambah tabel pemantauan, berikut hal-hal yang perlu diperiksa sebelum membuat tabel, selama menggunakannya, dan ketika tabel itu sudah selesai menjalankan fungsinya.
Mulai dari satu kasus: telusuri di mana pekerjaan terhenti
Misalnya, ada pekerjaan yang belum bisa dimulai karena jawaban tentang spesifikasi dari mitra bisnis belum diterima. Keterangan “komunikasinya lambat” saja belum cukup untuk menentukan langkah berikutnya. Coba telusuri satu kasus, sejak permintaan disampaikan hingga pekerjaan terhenti.
- Apakah permintaan sudah diterima pihak yang dituju?
- Apakah informasi yang mereka perlukan untuk menjawab sudah lengkap?
- Keputusan siapa yang sedang ditunggu?
- Apakah sudah ditentukan siapa yang akan menghubungi lagi dan kapan?
Jika tidak ada yang tahu siapa penanggung jawabnya, sehingga dua orang mengirim pengingat kepada pihak yang sama, tabel bersama bisa membantu. Dengan berbagi informasi tentang penanggung jawab, hal yang masih menunggu jawaban, dan tindakan berikutnya, pekerjaan ganda dan hal yang terlewat bisa dikurangi.
Namun, bagaimana jika mitra bisnis ternyata sedang menunggu perusahaan kita menetapkan spesifikasi? Jika orang yang harus mengambil keputusan belum ditentukan, mengisi “menunggu jawaban” setiap pagi tidak akan membuat pengambil keputusan tiba-tiba tumbuh dari sebuah sel Excel. Yang perlu ditentukan lebih dulu adalah siapa yang memutuskan spesifikasi, kapan keputusan dibuat, dan kepada siapa harus berkonsultasi jika keputusan belum bisa diambil.
Jangan menyimpulkan penyebab semua kasus dari satu kejadian saja. Periksa apakah keterlambatan lain yang tampak serupa juga tersendat di titik yang sama. Tabel pemantauan dapat menjadi alat untuk membantu pemeriksaan itu.
Sebelum menambah kolom, tanyakan: “Informasi ini dipakai untuk memutuskan apa?”
Selalu ada kolom yang terlihat berguna untuk ditambahkan: persentase progres, komentar penanggung jawab, alasan keterlambatan, status tindak lanjut, nama pemeriksa. Setiap penambahan juga menambah pekerjaan bagi orang yang mengisinya.
Untuk setiap kolom, coba tanyakan, “Siapa yang melihat informasi ini, dan apa yang akan ia ubah berdasarkan informasi tersebut?”
Misalnya, “tanggal menghubungi berikutnya” dipakai agar penanggung jawab menghubungi pihak terkait pada hari itu. “Lewat tenggat” dipakai agar orang yang bertanggung jawab mengatur ulang prioritas. Jika keputusan itu tidak pernah dibuat dan semua orang hanya menatap sel merah setiap minggu, cara penggunaan tabel perlu ditentukan sebelum sibuk memberi warna.
Tabel pertama bisa dimulai dari kolom yang benar-benar akan digunakan, seperti pekerjaan, penanggung jawab, alasan pekerjaan terhenti, tindakan berikutnya, dan tanggal pengecekan. Namun, kebutuhan tiap pekerjaan berbeda. Ada juga catatan yang harus disimpan untuk pemeriksaan mutu atau audit. Jangan menghapusnya hanya karena kegunaannya tidak langsung terlihat; periksa dulu bagian mana yang memerlukannya dan aturan penyimpanannya.
Jika orang diminta menyalin informasi yang sudah tersedia di sistem lain, perjelas juga pemeriksaan siapa yang menjadi lebih mudah dan dalam hal apa. Sebagai contoh rekaan, jika sepuluh orang masing-masing menghabiskan lima menit setiap hari untuk menyalin data demi menghemat lima menit sehari bagi pihak yang mengelola, mungkin yang terjadi hanya pemindahan beban kerja.
Bandingkan perubahan setelah dipakai, bukan sekadar menyatakan “selesai”
Sebelum mulai menggunakan tabel, tuliskan tujuannya dalam satu kalimat. Misalnya, “Mengurangi waktu mencari penanggung jawab pekerjaan yang menunggu jawaban dan mengurangi pengingat ganda.”
Kemudian, coba gunakan selama dua minggu, misalnya, dan lihat perubahan berikut. Dua minggu hanyalah contoh masa uji coba; sesuaikan dengan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan.
- Waktu untuk mencari penanggung jawab atau menanyakan status
- Pengecekan atau pengingat berulang yang dikirim untuk pekerjaan yang sama
- Pekerjaan yang sudah lewat tenggat tetapi tindakan berikutnya belum ditentukan
- Waktu untuk mengisi, memperbaiki, dan memeriksa tabel
Sebagai contoh rekaan, sebelum tabel digunakan, seluruh tim menghabiskan dua jam per minggu hanya untuk mengecek status. Setelah tabel digunakan, pengecekan status memakan waktu satu jam, sedangkan pembaruan tabel memakan waktu satu setengah jam. Jika kedua kegiatan ini dijumlahkan, waktunya bertambah tiga puluh menit dibandingkan sebelumnya. Namun, jika sekarang tim bisa menemukan pekerjaan penting yang dahulu terlewat, nilai manfaat itu juga perlu diperiksa secara terpisah. Mutu dan pencegahan insiden tidak bisa dinilai dari waktu saja.
Jika pengukuran yang tepat sulit dilakukan, mulailah dengan menghitung jumlah pengecekan pada pekerjaan sejenis atau mencatat singkat situasi yang menyulitkan penanggung jawab. Jangan langsung membandingkan minggu dengan jumlah atau tingkat kesulitan pekerjaan yang berbeda. Catat juga hal-hal yang masih belum diketahui. Tujuannya adalah membedakan fakta bahwa tabel sudah dibuat dari bukti bahwa pekerjaan benar-benar membaik.
Hubungkan rapat dan pertemuan 1-on-1 dengan tindakan setelahnya
Ada hambatan yang tidak bisa diselesaikan dengan tabel saja. Keputusan lintas bagian mungkin memerlukan rapat, sementara kesulitan yang enggan disampaikan seseorang mungkin baru terungkap dalam pertemuan 1-on-1.
Hubungkan informasi yang diperoleh dengan tindakan berikutnya. Dalam rapat, pastikan jelas apa yang diputuskan, siapa yang melaksanakannya, dan kapan hasilnya diperiksa. Jika masalahnya adalah “persetujuan terlalu lama”, tentukan kepada siapa harus berkonsultasi saat pemberi persetujuan tidak ada. Jika pertemuan 1-on-1 mengungkap pembagian beban kerja yang tidak seimbang, bicarakan dengan orang tersebut untuk menyesuaikan penugasan atau tenggat, lalu periksa lagi apakah bebannya berubah.
Nilai pertemuan 1-on-1 tidak perlu dibatasi pada hasil terukur setiap kali pertemuan diadakan. Namun, jika kesulitan yang sama terus didengar tanpa ada informasi yang sampai kepada orang yang mampu membuat perubahan, tinjau jalur tindak lanjut sebelum menambah jumlah pertemuan. Untuk hal-hal pribadi, pastikan keinginan orang yang bersangkutan dan sejauh mana informasi memang perlu dibagikan. Jangan langsung memasukkannya ke tabel progres.
Bahkan tabel yang berguna perlu punya tanggal untuk ditinjau dan disederhanakan
Kadang, alasan sebuah tabel dibutuhkan sudah tidak ada, tetapi permintaan untuk memperbaruinya terus berjalan. Penanggung jawab dan jalur komunikasi sudah jelas, informasi pun sudah masuk secara otomatis, tetapi pengisian manual dan rapat rutin yang lama tetap berlanjut.
Menentukan tanggal peninjauan sejak uji coba dimulai dapat membantu menghindari alasan “tidak enak kepada pembuatnya, jadi tetap dipakai”. Sambil tetap menjaga catatan yang diperlukan, pertimbangkan untuk mengurangi frekuensi pengisian dari setiap hari menjadi seminggu sekali, mengambil data pekerjaan rutin secara otomatis dan hanya memeriksa pengecualian, atau berhenti membacakan seluruh daftar pekerjaan dalam rapat.
Saat mengusulkannya di tempat kerja, pertanyaan seperti “Kolom ini dipakai untuk mengambil keputusan apa?”, “Bagaimana kalau kita coba dua minggu, lalu bandingkan waktu pengecekan sekaligus waktu pembaruannya?”, atau “Kalau situasinya sudah stabil, pengisian apa yang bisa dikurangi?” akan lebih memudahkan pembicaraan konkret daripada mengatakan, “Tabel ini tidak berguna.”
Apakah tabel pemantauan di Excel mengurangi pekerjaan? Jawabannya terletak pada perubahan setelah tabel dipakai, bukan pada seberapa sempurna filenya. Tanya-jawab untuk mengecek status berkurang. Keputusan yang tadinya tertahan mulai bergerak. Penyalinan data yang tidak perlu bisa dihentikan, sementara catatan yang memang dibutuhkan tetap tersimpan.
Setelah bertanya “Apa yang sudah kita buat?”, lanjutkan dengan “Apa yang sekarang tidak perlu lagi kita kerjakan?” Dibandingkan tabel dengan warna-warna cantik, tabel yang cukup dibuka saat diperlukan saja mungkin justru jauh lebih rajin bekerja.
